Διοργάνωση της αλληλογραφίας σας Mail in Outlook 2016 - dummies

Ταχυδρομική θυρίδα. Ο καθένας το παίρνει με την πάροδο του χρόνου. Τα Εισερχόμενα του Outlook 2016 συμπληρώνουν τα μηνύματα που παραμελήσατε για να τα διαγράψετε ή να τα απομακρύνετε και πριν να το ξέρετε, έχετε χιλιάδες μηνύματα, απορροφώντας χώρο στο αρχείο δεδομένων σας και αποτρέποντάς σας από την εύκολη περιήγηση στα νέα στοιχεία. Ακολουθούν μερικές ιδέες για τη διάσπαση αυτού του φράγματος.

Καθαρισμός συνομιλιών

Μια συζήτηση είναι μια ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποτελείται από πολλαπλά μηνύματα. Επειδή οι περισσότεροι απλώς χτύπησαν την απάντηση για να συνεχίσουν μια συνομιλία χωρίς να διαγραφούν όλα τα προηγούμενα κείμενα, καταλήγετε σε πολλά μηνύματα που είναι ουσιαστικά υποσύνολα του περιεχομένου του άλλου. Η λειτουργία Συνομιλίας Καθαρισμού περνάει και βρίσκει αυτά, διαγράφοντας οποιαδήποτε μηνύματα που περιέχονται εντελώς μέσα σε τουλάχιστον ένα άλλο μήνυμα.

Επιλέξτε Αρχική → Καθαρισμός → Συνομιλία για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία σε ένα συγκεκριμένο μήνυμα. (Επιλέξτε πρώτα το μήνυμα.) Για να καθαρίσετε ολόκληρο το φάκελο, επιλέξτε Αρχική → Καθαρισμός → Καθαρισμός φακέλου. Ή, για να το κάνετε για όλους τους φακέλους αλληλογραφίας σας, επιλέξτε τα Εισερχόμενα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχική → Καθαρισμός → Καθαρισμός φακέλων και υποφακέλων.

Αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων που έχουν συγκεκριμένες ιδιότητες, όπως αυτές που είναι παλαιότερες από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων τους μεταφέρει σε ένα ξεχωριστό αρχείο δεδομένων που ονομάζεται Αρχείο. pst. Η εκκαθάριση του κύριου αρχείου του Outlook το καθιστά μικρότερο, έτσι ώστε το Outlook να ξεκινά πιο γρήγορα. Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο δεδομένων Αρχείου κάθε φορά που χρειάζεται να ανατρέξετε σε κάτι σε αυτό.

Για να αρχειοθετήσετε μηνύματα, επιλέξτε Αρχείο → Πληροφορίες → Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου → Αρχείο. Ορίστε τις προτιμήσεις σας στο παράθυρο διαλόγου Αρχείο και κάντε κλικ στο OK.

Για να ανοίξετε αργότερα το αρχείο Αρχείων αρχείων για να ανακτήσετε κάτι, επιλέξτε Αρχείο → Άνοιγμα & Εξαγωγή → Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook. Μεταβείτε στο αρχείο αρχειοθέτησης, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο OK. Το αρχείο αρχειοθέτησης εμφανίζεται τώρα στο παράθυρο πλοήγησης στα αριστερά. μπορείτε να εργαστείτε με αυτό ακριβώς όπως θα κάνατε το κύριο αρχείο σας.

Για ακόμα πιο λεπτομερή καθαρισμό, επιλέξτε Αρχείο → Πληροφορίες → Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου → Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου. Στο παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου (Mailbox Cleanup), μπορείτε να καθορίσετε παραμέτρους για την αυτόματη αρχειοθέτηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε αντικείμενα μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο αριθμό ημερών ή μεγαλύτερα από ένα ορισμένο αριθμό kilobytes.

Δημιουργία φακέλων αλληλογραφίας

Ένας αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσετε την αλληλογραφία σας είναι να δημιουργήσετε υποφακέλους για τα Εισερχόμενά σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταφέρετε τα μηνύματα σε έναν από τους υποφακέλους για να τα βγείτε από τα κύρια Εισερχόμενα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν υποφάκελο για κάθε οργανισμό που παρέχετε εθελοντικά ή έναν υποφάκελο για κάθε μέλος της οικογένειας που σας στέλνει μηνύματα.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο Εισερχόμενα στο παράθυρο πλοήγησης και επιλέξτε Νέος φάκελος. Πληκτρολογήστε το όνομα του νέου φακέλου και πατήστε Enter. Στη συνέχεια, μεταφέρετε και αποθέστε μηνύματα από τα Εισερχόμενά σας στο όνομα του νέου φακέλου στο παράθυρο πλοήγησης.

Δημιουργία κανόνων χειρισμού μηνυμάτων

Έχοντας πολλούς φακέλους αλληλογραφίας είναι μεγάλος, αλλά πρέπει να θυμάστε να μεταφέρετε και να αποθέσετε μηνύματα σε αυτούς τους φακέλους. Ευτυχώς, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργώντας κανόνες χειρισμού μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας κανόνας μπορεί να αξιολογήσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα και να ανακατευθύνει το μήνυμα σε έναν υποφάκελο, αν είναι από συγκεκριμένο άτομο, για παράδειγμα.

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα χειρισμού μηνυμάτων, ξεκινήστε με ένα επιλεγμένο μήνυμα που πληροί τα επιθυμητά κριτήρια. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχική σελίδα → Κανόνες → Δημιουργία κανόνα. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το παράθυρο διαλόγου για να περιγράψετε το μήνυμα που θέλετε να στοχεύσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ποιο είναι το θέμα που περιέχει ή σε ποιον στέλνεται. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετες επιλογές για περισσότερες επιλογές.

Για να το ρυθμίσετε, επιλέξτε Αρχείο → Κοινή χρήση → Παρουσίαση σε απευθείας σύνδεση → Παρουσίαση σε απευθείας σύνδεση. Θα εμφανιστεί ένας σύνδεσμος. αντιγράψτε αυτόν τον σύνδεσμο και στείλτε το στα μέλη του ακροατηρίου σας μέσω μηνύματος κειμένου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οποιασδήποτε μεθόδου που σας αρέσει. Περιμένετε να τα λάβουν και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη παρουσίασης στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται για να ξεκινήσει η προβολή.