Διατηρώντας ένα φάκελο Happy and Healthy Contacts στο Outlook - dummies

Στην παθολογία, η οποία είναι η μελέτη των ασθενειών και του τρόπου με τον οποίο μεταδίδονται, μια επαφή είναι άτομο που μεταδίδει μια μεταδοτική ασθένεια, αλλά στο Outlook, κρατάτε πληροφορίες. Πληροφορίες σχετικά με τις επαφές διατηρούνται στο φάκελο "Επαφές". Αυτός ο φάκελος είναι ένα βιβλίο διευθύνσεων με εξαιρετική ισχύ. Διαθέτει θέσεις για την αποθήκευση ονομάτων, διευθύνσεων, αριθμών τηλεφώνου, διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιστοσελίδων, αριθμών τηλεειδοποίησης, γενεθλίων, επετείων, ψευδώνυμων και άλλων στοιχείων. Όταν απευθύνεστε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να πάρετε τη διεύθυνση απευθείας από το φάκελο "Επαφές" για να βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνσή σας έχει εισαχθεί σωστά.

Ένας φάκελος επαφών είναι τόσο καλός όσο και εξίσου διεξοδικός με τις πληροφορίες σχετικά με τις επαφές που βάζετε σε αυτόν. Αυτές οι σελίδες εξηγούν τον τρόπο εισαγωγής πληροφοριών σχετικά με μια επαφή και την ενημέρωση των πληροφοριών σε περίπτωση αλλαγής.

Εισαγωγή νέας επαφής στο φάκελο Επαφές

Για να τοποθετήσετε κάποιον στη λίστα Επαφές, ανοίξτε το φάκελο Επαφές και ξεκινήστε κάνοντας ένα από τα παρακάτω:

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα επαφή.

Πατήστε Ctrl + N (στο παράθυρο του φακέλου επαφών) ή Ctrl + Shift + C.
Επιλέξτε Αρχείο -> Νέο -> Επικοινωνία.

Βλέπετε τη φόρμα επικοινωνίας. Σε αυτή τη φόρμα υπάρχουν θέσεις για να μπείτε σχεδόν σε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για ένα άτομο, εκτός από την αγάπη και τη μυστική του ζωή. Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε, έχοντας κατά νου αυτούς τους κανόνες του δρόμου καθώς ακολουθείτε:

Πλήρη ονόματα, διευθύνσεις και ούτω καθεξής: Παρόλο που μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να εισάγετε απλώς διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, ονόματα και ούτω καθεξής στα πλαίσια κειμένου, μην το κάνετε! Κάντε κλικ στο κουμπί Πλήρες όνομα στην καρτέλα Γενικά, για παράδειγμα, για να εισαγάγετε ένα όνομα. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιχείρηση ή Αρχική σελίδα για να εισαγάγετε μια διεύθυνση στο παράθυρο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης. Κάνοντας κλικ στα κουμπιά και εισάγοντας δεδομένα στα παράθυρα διαλόγου, επιτρέπετε στο Outlook να διαχωρίζει τα συστατικά μέρη των ονομάτων, των διευθύνσεων και των αριθμών τηλεφώνου. Ως εκ τούτου, το Outlook μπορεί να ταξινομεί πιο εύκολα ονόματα και διευθύνσεις και μπορεί να χρησιμοποιεί ονόματα και διευθύνσεις ως πηγή μαζικών αποστολών και μαζικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων με το Microsoft Word.

Πληροφορίες που σας ενδιαφέρουν: Αν η φόρμα δεν φαίνεται να έχει θέση για την εισαγωγή συγκεκριμένου είδους πληροφοριών, δοκιμάστε να κάνετε κλικ σε ένα τρίγωνο και να επιλέξετε μια νέα κατηγορία πληροφοριών από το αναδυόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί τρίγωνο δίπλα στο κουμπί "Επιχείρηση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αρχική", για παράδειγμα, αν θέλετε να εισαγάγετε μια διεύθυνση κατοικίας και όχι μια διεύθυνση επιχείρησης.
Αρχείο ως: Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Αρχείο ως και επιλέξτε μια επιλογή για την κατάθεση της επαφής στο φάκελο "Επαφές". Οι επαφές κατατάσσονται αλφαβητικά με επώνυμο, όνομα, όνομα εταιρείας ή συνδυασμούς των τριών. Επιλέξτε την επιλογή που περιγράφει καλύτερα τον τρόπο με τον οποίο αναμένετε να βρείτε την επαφή στο φάκελο "Επαφές".
Διευθύνσεις αλληλογραφίας: Εάν διατηρείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις για μια επαφή, εμφανίστε τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλετε αλληλογραφία και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτό είναι το ταχυδρομείο.
Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μπορείτε να εισαγάγετε μέχρι τρεις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε επαφή (κάντε κλικ στο κουμπί τρίγωνο και επιλέξτε E-mail 2 ή E-mail 3 για να καταχωρίσετε μια δεύτερη ή τρίτη διεύθυνση). Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση ως (Display As), το Outlook σάς δείχνει ποια θα είναι η γραμμή Προς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (To) όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια επαφή. Από προεπιλογή, η γραμμή Προς εμφανίζει το όνομα της επαφής που ακολουθείται από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της σε παρενθέσεις. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε ό, τι επιθυμείτε στο πλαίσιο κειμένου "Εμφάνιση ως" και εάν εισάγετε κάτι διαφορετικό, μπορείτε να διαχωρίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισάγετε κάτι διαφορετικό. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Lydia - Προσωπικά, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε πότε στέλνετε e-mail στην προσωπική διεύθυνση της Lydia, σε αντίθεση με την επαγγελματική της διεύθυνση.
Φωτογραφίες: Για να τοποθετήσετε μια ψηφιακή φωτογραφία σε μια φόρμα επικοινωνίας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επαφής φωτογραφίας και, στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη επαφής εικόνας, επιλέξτε μια φωτογραφία και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει μερικές λέξεις στην καρτέλα Γενικά για να περιγράψετε πώς και πού συναντήσατε την επαφή. Όταν έρθει η ώρα να εξαλείψουμε τις επαφές στη λίστα φακέλων Επαφές, η ανάγνωση των περιγραφών μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιος παίρνει το ζιζάνιο και ποιος δεν το κάνει.

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο. Εάν βιάζεστε να καταχωρίσετε στοιχεία επικοινωνίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Νέο. Με αυτόν τον τρόπο ανοίγει μια άδεια φόρμα ώστε να μπορείτε να καταγράψετε πληροφορίες σχετικά με μια άλλη επαφή.

Ακολουθεί ένας γρήγορος τρόπος για να εισαγάγετε πληροφορίες επικοινωνίας για κάποιον που σας έστειλε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ανοίξτε το μήνυμα, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του αποστολέα στη γραμμή Προς και επιλέξτε Προσθήκη στις Επαφές του Outlook από το μενού συντομεύσεων. Βλέπετε τη φόρμα επικοινωνίας. Εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα αν μπορείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

Εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διευθύνσεων από άλλο πρόγραμμα

Υποθέστε ότι χρησιμοποιείτε το Outlook Express, το Eudora ή το Lotus Organizer για να χειρίζεστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαφών σας, αλλά τώρα έχετε μετατραπεί σε Outlook. Τι κάνετε με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα ονόματα και τις διευθύνσεις στο άλλο πρόγραμμα; Δεν μπορείτε να τους αφήσετε να καθίσουν εκεί. Μπορείτε να τα εισαγάγετε στο Outlook και να παραλάβετε από πού σταμάτησες.

Για να εισαγάγετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαφών από άλλο πρόγραμμα, ξεκινήστε επιλέγοντας Αρχείο -> Εισαγωγή και Εξαγωγή. Βλέπετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής. Αυτό που κάνετε στη συνέχεια εξαρτάται από το πού κάνετε τώρα την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την παρακολούθηση της διεύθυνσης:

Outlook Express: Επιλέξτε Εισαγωγή αλληλογραφίας και διευθύνσεων Internet και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο παράθυρο διαλόγου Εργαλείο εισαγωγής του Outlook, επιλέξτε το Outlook Express, επιλέξτε πλαίσια ελέγχου για να αποφασίσετε τι να εξάγετε (αλληλογραφία, διευθύνσεις ή / και κανόνες) και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο.Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε επιλογές για να αποφασίσετε τι πρέπει να κάνετε σχετικά με τις διπλές καταχωρίσεις. στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
Eudora: Επιλέξτε Εισαγωγή αλληλογραφίας και διευθύνσεων Internet και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο παράθυρο διαλόγου Εργαλείο εισαγωγής του Outlook, επιλέξτε Eudora, επιλέξτε επιλογές για να αποφασίσετε τι πρέπει να κάνετε σχετικά με τις διπλότυπες καταχωρίσεις και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο πλαίσιο διαλόγου "Πρόγραμμα περιήγησης για φάκελο", επιλέξτε το αρχείο όπου διατηρούνται τα δεδομένα του Eudora και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Lotus Organizer: Επιλέξτε Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο, επιλέξτε έκδοση Lotus Organizer (4.x ή 5.x) και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο καθώς προχωράτε, σας ζητείται να χειριστείτε τα διπλότυπα αντικείμενα, να εντοπίσετε το αρχείο δεδομένων του Lotus Organizer και να επιλέξετε έναν φάκελο του Outlook για να τοποθετήσετε τα δεδομένα.

Ορισμένα φίλτρα εισαγωγής και εξαγωγής δεν έχουν εγκατασταθεί αυτόματα από το Outlook. Το Outlook ενδέχεται να σας ζητήσει να τοποθετήσετε το CD του Office ώστε να μπορεί να εγκαταστήσει ένα φίλτρο.