Διατηρώντας αρχεία με το περιοδικό Outlook 2007 - ανδρείκελα

Το περιοδικό στο Outlook 2007 μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο, είτε επιλέγετε να το χρησιμοποιείτε τακτικά είτε σπάνια. Δεν χρειάζεται να περιορίσετε την εγγραφή εγγράφων ή στοιχείων του Outlook. Μπορείτε να παρακολουθείτε τις συνομιλίες, τα ερωτήματα πελατών ή οποιαδήποτε άλλη συναλλαγή στην οποία έχει σημασία η χρονολογία. Εάν ορίσετε το ημερολόγιο για αυτόματες καταχωρίσεις, μπορείτε να το αγνοήσετε έως ότου πρέπει να δείτε τι έχει καταγραφεί. Μπορείτε επίσης να παίξετε καπετάνιο ναυαγίου και να καταγράψετε ό, τι κάνετε.

Μερικές φορές, όταν θέλετε να βρείτε ένα έγγραφο ή μια καταγραφή μιας συνομιλίας, δεν θυμάστε τι έχετε ονομάσει το έγγραφο ή από όπου το αποθηκεύσατε, αλλά θυμάστε όταν < έχετε δημιουργήσει ή λάβατε το στοιχείο. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να μεταβείτε στο περιοδικό και να ελέγξετε την ημερομηνία κατά την οποία θυμάστε να ασχολείστε με το στοιχείο και να βρείτε αυτό που πρέπει να γνωρίζετε. Δημιουργία καταχωρήσεων σε ημερολόγιο κάνοντας τίποτα

Ποιος είναι ο ευκολότερος τρόπος για να κάνετε καταχωρήσεις στην Εφημερίδα; Μην κάνεις τίποτα. Αφού είναι ενεργοποιημένη, το περιοδικό αυτόματα καταγράφει οποιοδήποτε έγγραφο δημιουργείτε, επεξεργάζεστε ή εκτυπώνετε σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Microsoft Office. Το περιοδικό επίσης παρακολουθεί αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αιτήματα συσκέψεων και απαντήσεις, καθώς και αιτήματα εργασιών και απαντήσεις.

Υπάρχει μια καταγραφή: Πρέπει να πείτε στο Outlook ότι θέλετε

θέλετε να είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη εγγραφή ημερολογίου. (Εντάξει, οπότε κάνετε πρέπει να κάνετε κάτι.) Ευτυχώς, αν δεν έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, το Outlook σας ρωτάει αν θέλετε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία κάθε φορά που κάνετε κλικ στο Journal εικόνισμα.

Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης εγγραφής του περιοδικού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία -> Επιλογές.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές περιοδικού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικών, το οποίο προσφέρει πλαίσια ελέγχου για όλους τους τύπους δραστηριοτήτων που μπορείτε να εγγράψετε αυτόματα - και τα ονόματα όλων των ατόμων για τα οποία μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα τις συναλλαγές όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για στοιχεία και αρχεία που θέλετε να εγγράψετε αυτόματα και για επαφές για τις οποίες θέλετε να καταγράφονται πληροφορίες.

Η λίστα των ατόμων στο πλαίσιο Για αυτές τις επαφές είναι ίδια με τη λίστα των ατόμων στη λίστα επαφών σας.

Όταν προσθέτετε ονόματα στη λίστα επαφών σας στη λειτουργική μονάδα Επαφές, αυτά τα ονόματα δεν έχουν ρυθμιστεί για αυτόματη εγγραφή στο ημερολόγιο. Αν θέλετε το περιοδικό να παρακολουθεί τους, τότε έχετε δύο τρόπους να το πείτε έτσι:

• Ελέγξτε τα ονόματα στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικών.

• Ανοίξτε την εγγραφή της Επαφής, κάντε κλικ στην καρτέλα Περιοδικό και ελέγξτε την Αυτόματη Εγγραφή εγγραφών για αυτές τις Επαφές.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το ημερολόγιο ξεκινάει αυτόματα την αυτόματη καταγραφή των στοιχείων και των αρχείων που επιλέξατε για τις επαφές που ονομάσατε.

Η εγγραφή ενός στοιχείου του Outlook στο ημερολόγιο χειροκίνητα

Αν δεν θέλετε να γεμίσετε το ημερολόγιό σας καταγράφοντας τα πάντα αυτόματα, μπορείτε να εισάγετε επιλεγμένα αντικείμενα με μη αυτόματο τρόπο - απλά να τα σύρετε στο εικονίδιο Ημερολόγιο. Για παράδειγμα, μπορεί να μην θέλετε να καταγράψετε κάθε συναλλαγή με έναν υποψήφιο πελάτη μέχρι να είστε βέβαιοι ότι κάνετε συναλλαγές με αυτόν τον πελάτη. Μπορείτε να σύρετε σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ημερολόγιο και να διατηρήσετε ένα αρχείο σοβαρών ερωτημάτων. Όταν αρχίζετε πραγματικά να δουλεύετε με έναν νέο πελάτη, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη εγγραφή.

Για τη μη αυτόματη εγγραφή στοιχείων στο ημερολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Go -> Folder List (ή πατήστε Ctrl + 6).

Η λίστα φακέλων, η οποία περιλαμβάνει ένα μικρό εικονίδιο για το περιοδικό, εμφανίζεται στο πάνω μισό του παραθύρου πλοήγησης.

2. Σύρετε το στοιχείο που θέλετε να καταγράψετε (όπως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) στο εικονίδιο Ημερολογίου στη λίστα φακέλων.

Εμφανίζεται η φόρμα εισόδου ημερολογίου. Στο κάτω μέρος της φόρμας, βλέπετε ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το στοιχείο που εγγράφετε, μαζί με το όνομα του στοιχείου.

3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε.

Δεν χρειάζεται να γράφετε τίποτα. Το πλαίσιο κειμένου στο κάτω μέρος της οθόνης σας δίνει χώρο για να δημιουργήσετε μια σημείωση στον εαυτό σας, αν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε.

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Το στοιχείο που καταγράψατε καταχωρείται στο περιοδικό.