Στο Outlook 2016, Να είστε ειδοποιημένος μόνο όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα

Από προεπιλογή, όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φτάνει στο Outlook 2016, συμβαίνουν πολλά πράγματα. Ακούτε ένα ding. ένα μικρό φάκελο εμφανίζεται στην περιοχή ειδοποιήσεων στα αριστερά του ρολογιού των Windows. και εμφανίζεται μια αναδυόμενη ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας με το όνομα του αποστολέα, το θέμα του μηνύματος και το κείμενο του μηνύματος.

Αρκετά μια επίδειξη πυροτεχνημάτων! Αλλά αν λάβετε πολλά μηνύματα, αυτές οι ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αποσπούν την προσοχή σας.

Αντί να μην ειδοποιείστε όταν φτάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ειδοποιηθείτε μόνο όταν φτάνουν μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα. Μπορείτε να ειδοποιηθείτε μόνο όταν ο Κύριος του Σύμπαντος ή κάποιος άλλος σημαντικός άνθρωπος σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Νέα ειδοποιήσεις μηνυμάτων, όπου μπορείτε να επιλέξετε ένα μήνυμα και να κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αντικειμένου για να το διαβάσετε.

Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

1. Μεταβείτε στην κατηγορία Mail.

2. Στην περιοχή Άφιξη μηνύματος, καταργήστε την επιλογή όλων των ρυθμίσεων (Αναπαραγωγή ήχου, Αλλαγή σύντομης ένδειξης ποντικιού, Εμφάνιση εικονιδίου φακέλου στη γραμμή εργασιών, Προβολή ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας).

   

3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

4. Η επόμενη εργασία σας είναι να δημιουργήσετε έναν κανόνα ώστε να εμφανίζονται ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν λαμβάνετε μηνύματα από κάποιον συγκεκριμένο χρήστη. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ενημερώσετε το Outlook 2016 ότι θέλετε να μάθετε πότε λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα σημαντικό άτομο:

Βρείτε ένα μήνυμα από το σημαντικό άτομο και κάντε δεξί κλικ για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης.

1. Από το μενού συντομεύσεων, επιλέξτε Κανόνες → Δημιουργία κανόνα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα.

2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πρώτο πλαίσιο ελέγχου. Εμφανίζει το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του σημαντικού ατόμου.

   

3. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Subject Contains.

4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή προς" και από το αναπτυσσόμενο μενού, ενημερώστε το Office 2016 εάν θέλετε να ειδοποιηθείτε όταν το μήνυμα που έφτασε έχει αποσταλεί σε πολλά άτομα ή το μήνυμα που σας έφτασε μόνο:

5. να ειδοποιείστε όταν το μήνυμα έχει σταλεί σε πολλά άτομα, επιλέξτε την πρώτη επιλογή στο μενού (τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα)

   • Για να ειδοποιηθείτε όταν το μήνυμα σας στάλθηκε μόνο, επιλέξτε Μόνο Μόνο.

   • Επιλέξτε Εμφάνιση στο παράθυρο Προειδοποίηση νέου στοιχείου για να εμφανιστούν τα μηνύματα στο παράθυρο διαλόγου Νέα ειδοποιήσεις μηνυμάτων, όταν φθάνουν τα μηνύματα.

6. Επιλέξτε Αναπαραγωγή ενός επιλεγμένου ήχου για να ακούσετε έναν ήχο κατά την άφιξη των μηνυμάτων.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα.

8. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για κάθε σημαντικό άτομο που γνωρίζετε.

Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε έναν κανόνα, συμπεριλαμβανομένου ενός κανόνα σχετικά με τις ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί Κανόνες και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων στο μενού κουμπιών. Στην καρτέλα "Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" του πλαισίου διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις", επιλέξτε έναν κανόνα και, στη συνέχεια, αλλάξτε ή διαγράψτε τον.