Πώς να χρησιμοποιήσετε το SharePoint Team Services με το Outlook 2013

Η Microsoft προσφέρει στην πραγματικότητα περισσότερες από μία μεθόδους χρήσης του Outlook 2013 για συνεργασία με άλλους χρήστες. Το SharePoint Team Services συνδέεται με το Outlook και σας βοηθά να συνεργαστείτε. Το SharePoint είναι βασικά ένα ηλεκτρονικό εργαλείο συνεργασίας που σας βοηθά να συντονίζετε συναντήσεις, έργα και δραστηριότητες καθώς και να μοιράζεστε έγγραφα με άλλους ανθρώπους.

Αλλά το SharePoint μπορεί επίσης να ρυθμίσει φακέλους στο Outlook έτσι ώστε να μπορείτε να δείτε πληροφορίες κλειδιού (όπως έγγραφα, ημερολόγια και εργασίες) από μια ιστοσελίδα του SharePoint, ακόμη και όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Το SharePoint παρέχει κάποιες εύχρηστες δυνατότητες συνεργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με άτομα εκτός του οργανισμού σας.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Exchange ή το SharePoint Team Services. κάποιος άλλος (όπως ο διαχειριστής του συστήματός σας) αποφασίζει για εσάς. Στην πραγματικότητα, μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε και τα δύο προϊόντα. Το Outlook συνδέεται ταυτόχρονα με το Exchange και το SharePoint χωρίς κανένα πρόβλημα.

Είναι πιθανό, εάν εμπλακείτε ποτέ με το SharePoint Team Services, θα το κάνετε επειδή κάποιος σας ζητά να συμμετάσχετε σε μια κοινή ομάδα. Εάν κανείς δεν ρωτάει ποτέ, δεν χρειάζεται να το σκεφτείτε και μπορείτε να παραλείψετε τις παρακάτω ενότητες.

Συμμετοχή σε μια ομάδα SharePoint

Το πρώτο κλειδί για την απελευθέρωση του SharePoint είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ζητά να συμμετάσχετε σε μια ομάδα του SharePoint. Το μήνυμα είναι ένα συνηθισμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει το όνομα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασής σας και έναν σύνδεσμο προς την τοποθεσία του SharePoint.

1. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο.

   Το πρόγραμμα περιήγησης στο web σας ανοίγει σε έναν ιστότοπο που είναι αφιερωμένος στις δραστηριότητες της ομάδας στην οποία σας ζητήθηκε να συμμετάσχετε. Κάθε τοποθεσία του SharePoint φαίνεται διαφορετική. κάντε κλικ στους συνδέσμους στον ιστότοπο για να δείτε τι προσφέρει.

2. Συνδεθείτε με το όνομα και τον κωδικό πρόσβασης που βρίσκονται στο e-mail.

Σύνδεση του Outlook με τα δεδομένα του SharePoint

Ορισμένα τμήματα μιας τοποθεσίας SharePoint μπορούν να συνδεθούν στο Outlook, έτσι ώστε οι πληροφορίες από τον ιστότοπο να εμφανίζονται αυτόματα στο Outlook. Εάν δείτε ένα εικονίδιο στον ιστότοπο του SharePoint με την ένδειξη Σύνδεση με το Outlook, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να στείλετε τις πληροφορίες από τη συγκεκριμένη σελίδα κατευθείαν στο Outlook.

Πρόσβαση δεδομένων SharePoint από το Outlook

Το Microsoft Office είναι στενά ενσωματωμένο με το SharePoint. Εάν σας παραχωρηθούν τα κατάλληλα δικαιώματα, το Outlook μπορεί να έχει πρόσβαση σχεδόν σε οποιαδήποτε πληροφορία στην τοποθεσία του SharePoint και να διατηρεί τις εκδόσεις των εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στην τοποθεσία του SharePoint συγχρονισμένα με εκείνα που είναι αποθηκευμένα στα συστήματά σας - και αντίστροφα.

Οι πληροφορίες που στέλνει το SharePoint στο Outlook εμφανίζονται στο δικό του σύνολο φακέλων του SharePoint.Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στη γραμμή πλοήγησης, βλέπετε ότι το SharePoint περιλαμβάνει φακέλους ως μέρος της λίστας. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε φάκελο του SharePoint για να δείτε τι υπάρχει μέσα.

Αυτοί οι φάκελοι έχουν κοινόχρηστα έγγραφα, όπως αρχεία Word, Excel και PowerPoint. Όταν επιλέγετε ένα έγγραφο, εμφανίζεται μια προεπισκόπηση αυτού στο παράθυρο ανάγνωσης. Αν κάνετε διπλό κλικ σε ένα έγγραφο, το έγγραφο ανοίγει με τη δική του εφαρμογή, όπως το Word.

Αν έχετε τα σωστά δικαιώματα, μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο εκτός σύνδεσης και στη συνέχεια να στείλετε το ενημερωμένο έγγραφο στην τοποθεσία του SharePoint με τις αλλαγές σας. Ωστόσο, δεν μπορείτε να προσθέσετε νέα στοιχεία στους φακέλους του SharePoint απευθείας μέσω του Outlook. Αντίθετα, κανονικά προσθέτετε πληροφορίες στο SharePoint μέσω της αντίστοιχης εφαρμογής του Microsoft Office (όπως το Word) ή όταν συνδεθείτε στην τοποθεσία SharePoint με το πρόγραμμα περιήγησης στο Web.

Μπορείτε να προβάλετε τα κοινόχρηστα ημερολόγια και τις εργασίες του SharePoint στο Outlook με τον ίδιο τρόπο που βλέπετε τα ημερολόγια του Outlook ή τις πληροφορίες εργασιών. Εμφανίζονται στις ίδιες λίστες με τα δικά σας ημερολόγια και εργασίες - μπορείτε ακόμη να δείτε τα κοινά ημερολόγια δίπλα-δίπλα με το δικό σας ημερολόγιο. Αν έχετε τα σωστά δικαιώματα, μπορείτε να αλλάξετε τα ημερολόγια και τις εργασίες ή να δημιουργήσετε νέες καταχωρήσεις.

Πότε είναι πιο πιθανό να τρέξετε σε ολόκληρο το SharePoint και πότε θα χρησιμοποιήσετε το Exchange; Το Exchange είναι το πλέον κατάλληλο για επικοινωνία, προγραμματισμό και ρύθμιση εργασιών μεταξύ των ατόμων που μοιράζονται το ίδιο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ το SharePoint ταιριάζει καλύτερα σε άτομα που πρέπει να συνεργαστούν με κοινά έγγραφα και πληροφορίες - ειδικά για όσους δεν μοιράζονται τα ίδια το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οι πόροι της εταιρείας.