Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες κατηγοριοτήτων του Outlook 2013 - τα ανδρείκελα

να σας βοηθήσει να πείτε τι είναι επείγον από αυτό που μπορεί να περιμένει. Υπάρχει μεγάλη αξία σε μια καλή συλλογή πληροφοριών. Ωστόσο, δεν μπορείτε να πιέσετε την πλήρη αξία από μια λίστα επαφών ή εργασιών εάν δεν μπορείτε να πάρετε μια γρήγορη λαβή σε ποια στοιχεία είναι σημαντικά και ποια όχι.

Αντιστοίχιση κατηγορίας στο Outlook 2013

Κατά την πρώτη ρύθμιση του Outlook, μπορείτε να μάθετε ποιες κατηγορίες είναι διαθέσιμες κάνοντας κλικ στο κουμπί Κατηγοριοποίηση στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Το κουμπί Κατηγοριοποίησης μοιάζει με ένα μικρό, πολύχρωμο τετράγωνο tic-tac-toe. Ορισμένες άλλες ενότητες του Outlook εμφανίζουν επίσης το κουμπί κατηγοριοποίησης. κάνει την ίδια δουλειά όπου και αν βρίσκεστε.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Κατηγοριοποίηση ανοίγει μια λίστα με τις κατηγορίες (έκπληξη!), Καθένα από τα οποία φέρει το όνομα του χρώματος. Εάν απλά θέλετε να κωδικοποιήσετε τα στοιχεία σας από την προεπιλογή, η διαδικασία είναι πολύ απλή.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία σε ένα στοιχείο:

1. Κάντε κλικ στο στοιχείο που θέλετε να κατηγοριοποιήσετε.

   Το στοιχείο επισημαίνεται.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγοριοποίηση και επιλέξτε από τη λίστα.

   Στο στοιχείο εμφανίζεται ένα έγχρωμο μπλοκ για να υποδείξετε την κατηγορία που επιλέξατε.

Μπορείτε να ορίσετε πολλαπλές κατηγορίες σε κάθε στοιχείο, αν και η τοποθέτηση πάρα πολλών σε ένα στοιχείο μπορεί να είναι πιο συγκεχυμένη από την απονομή καθόλου κατηγοριών.

Μετονομασία κατηγορίας στο Outlook

Μπορείτε να απομνημονεύσετε τι σημαίνει κάθε χρώμα της κατηγορίας του Outlook αν θέλετε, αλλά ίσως θα ήταν ευκολότερο να μετονομάσετε κατηγορίες σε συγκεκριμένα χρώματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγοριοποίηση και επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων".

2. Κάντε κλικ στην κατηγορία που θέλετε να μετονομάσετε.

   Η κατηγορία που επιλέγετε επισημαίνεται.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία.

   Η κατηγορία που επιλέξατε περιβάλλεται από ένα κουτί για να δείξει ότι μπορείτε να την επεξεργαστείτε.

4. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα που θέλετε να αντιστοιχίσετε σε αυτήν την κατηγορία.

   Το όνομα που πληκτρολογείτε εμφανίζεται στη θέση του παλιού ονόματος.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων" κλείνει.

Αν αλλάξετε το όνομα μιας κατηγορίας που έχετε ήδη αντιστοιχίσει σε ορισμένα στοιχεία του Outlook, αυτό το όνομα κατηγορίας αλλάζει αυτόματα τα στοιχεία αυτά.

Αλλαγή χρώματος κατηγορίας στο Outlook

Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα μιας κατηγορίας καθώς και το όνομά της. Η ανάθεση αξιοσημείωτων χρωμάτων μπορεί να δώσει σημαντικές ενδείξεις για το πώς λειτουργεί η δουλειά σας ή πόσο καλά διατηρείτε τα τρέχοντα έργα.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να αλλάξετε το χρώμα μιας κατηγορίας:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγοριοποίηση και επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων".

2. Κάντε κλικ στην κατηγορία στην οποία θέλετε να εκχωρήσετε ένα νέο χρώμα.

   Η κατηγορία που επιλέγετε επισημαίνεται.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Χρώμα.

   Εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο που δείχνει τα χρώματα που μπορείτε να επιλέξετε.

4. Κάντε κλικ στο χρώμα που θέλετε να αντιστοιχίσετε.

   Το χρώμα που επιλέξατε εμφανίζεται στη θέση του παλιού χρώματος.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων" κλείνει.

Μπορείτε να επιλέξετε Κανένα και να δημιουργήσετε μια άχρωμη κατηγορία. Αυτό είναι κάπως αδύνατο, αλλά αν ταιριάζει με τη διάθεσή σας, πηγαίνετε για αυτό. Ένας πιθανός λόγος για τη δημιουργία άχρωμων κατηγοριών είναι ότι το Outlook προσφέρει μόνο 25 χρώματα και μπορεί να έχετε περισσότερες από 25 κατηγορίες. Αλλά αφού φτάσετε σε 25 κατηγορίες, ίσως θελήσετε να μειώσετε τον αριθμό των κατηγοριών για να μειώσετε τη σύγχυση.

Αντιστοίχιση κλειδιού συντόμευσης κατηγορίας στο Outlook

Μπορείτε να δώσετε σε κάθε κατηγορία ένα πλήκτρο συντόμευσης, το οποίο σας επιτρέπει να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χωρίς να αγγίζετε το ποντίκι σας. Αυτό είναι πολύ βολικό όταν θέλετε να κάνετε μεγέθυνση μέσω μιας οθόνης γεμάτης μηνύματα ή εργασίες και να ρυθμίσετε τα πάντα σε κάποιο είδος παραγγελίας.

Για να αντιστοιχίσετε ένα κλειδί συντόμευσης σε μια κατηγορία, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγοριοποίηση και επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων".

2. Κάντε κλικ στην κατηγορία στην οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης.

   Η κατηγορία που επιλέγετε επισημαίνεται για να δείξει ότι την έχετε επιλέξει.

3. Κάντε κλικ στο μενού πλήκτρων συντόμευσης.

   Εμφανίζεται η λίστα με τα πλήκτρα συντόμευσης.

4. Κάντε κλικ στο πλήκτρο συντόμευσης που θέλετε να αντιστοιχίσετε.

   Το όνομα του πλήκτρου συντόμευσης που επιλέξατε εμφανίζεται στα δεξιά της κατηγορίας.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Δεν μπορείτε να αντιστοιχίσετε περισσότερα από ένα πλήκτρα συντόμευσης σε μια κατηγορία. αυτό θα ήταν συγκεχυμένο. Ωστόσο, μπορείτε να αντιστοιχίσετε περισσότερες από μία κατηγορίες σε ένα στοιχείο.