Πώς να απλοποιήσετε τις εργασίες με τα γρήγορα βήματα στο Outlook 2016

Μέχρι στιγμής έχετε παρατηρήσει ότι ορισμένες ενέργειες του Outlook χρειάζονται πολλαπλές κλικ του ποντικιού για να ολοκληρωθεί, όπως η διαδικασία απάντησης σε ένα μήνυμα και στη συνέχεια η διαγραφή του. Αυτό δεν είναι μεγάλο αν εκτελείτε μόνο μια συγκεκριμένη δράση κάθε φορά, αλλά αν είναι κάτι που κάνετε τακτικά στο Outlook, μπορεί γρήγορα να γίνει πόνος. Εάν κάνετε συγκεκριμένες εργασίες σε τακτική βάση, η λειτουργία γρήγορων βημάτων του Outlook μπορεί να έρθει στη διάθεσή σας.

Τα γρήγορα βήματα σάς επιτρέπουν να μειώσετε τις πολλαπλές εργασίες με ένα μόνο κλικ του ποντικιού. Θα βρείτε τα γρήγορα βήματα στη μονάδα αλληλογραφίας, που βρίσκεται στο κέντρο της καρτέλας Αρχική σελίδα της Κορδέλας. Παρόλο που το πλαίσιο "Γρήγορα βήματα" είναι ορατό μόνο όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργική μονάδα "Αλληλογραφία", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βήματα "Γρήγορα βήματα" για να επιταχύνετε τις ενέργειες με τις περισσότερες λειτουργίες του Outlook, όπως ημερολόγιο ή εργασίες.

Κατά την πρώτη εγκατάσταση του Outlook, το πλαίσιο Quick Steps έχει ήδη έξι Quick Steps σε αυτό:

Μετακίνηση σε: Χρησιμοποιήστε αυτό το γρήγορο βήμα εάν μετακινείτε συχνά μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο.
Ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Χρησιμοποιήστε αυτό το γρήγορο βήμα για να ανοίξετε τη νέα φόρμα μηνυμάτων και συμπληρώστε το πεδίο Προς με ένα συγκεκριμένο σύνολο παραληπτών.
Απάντηση & Διαγραφή: Το όνομα λίγο πολύ λέει όλα: Όταν επιλέγετε αυτό το γρήγορο βήμα, το Outlook ανοίγει αυτόματα μια φόρμα μηνύματος για απάντηση στον αποστολέα του επιλεγμένου μηνύματος και μετακινεί το επιλεγμένο μήνυμα στο φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία".
Στο διαχειριστή: Αυτό το Quick Step ανοίγει αυτόματα μια φόρμα μηνύματος για την προώθηση του επιλεγμένου μηνύματος σε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, αλλά δεν διαγράφει το επιλεγμένο μήνυμα.
Έγινε: Αυτό σηματοδοτεί το επιλεγμένο μήνυμα με τη σημαία Mark Complete, επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και μετακινεί το μήνυμα σε έναν καθορισμένο φάκελο.
Δημιουργία νέου: Αυστηρά μιλώντας, αυτό δεν είναι πραγματικά ένα γρήγορο βήμα. ανοίγει τον Οδηγό επεξεργασίας γρήγορου βήματος, ο οποίος σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα βήματα Quick Steps.

Το πλαίσιο Ταχεία βήματα είναι στη μέση της καρτέλας Αρχική σελίδα της Κορδέλας.

Εκτός από το Απάντηση & Διαγραφή Γρήγορου Βήματος, κάθε ένα από αυτά τα Βήματα γρήγορων βημάτων απαιτεί να λάβετε κάποιες αποφάσεις την πρώτη φορά που τα χρησιμοποιείτε. Αφού το κάνετε αυτό, δεν πρέπει ποτέ να το κάνετε ξανά - το Outlook θα θυμάται τι θέλετε να κάνει όποτε επιλέγετε το Γρήγορο βήμα.

Κάθε ένα από τα βήματα Quick Steps είναι λίγο διαφορετικό, αλλά το Move To Quick Step χρησιμοποιείται ως παράδειγμα εδώ:

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Inbox στο παράθυρο Folder (ή πατήστε Ctrl + Shift + I).

Εμφανίζεται η λίστα εισερχόμενων μηνυμάτων.
Επιλέξτε ένα μήνυμα στα Εισερχόμενα.

Μπορεί να είναι οποιοδήποτε μήνυμα. Μην ανησυχείτε για το ότι μετακινείται πραγματικά.Όσο αυτή είναι η πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε το Move To Quick Step, το μήνυμα που επιλέγετε δεν θα μετακινηθεί. Το Outlook πρέπει απλώς να γνωρίζει τον τύπο του στοιχείου του Outlook για το οποίο δημιουργείτε το Γρήγορο βήμα για.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στο εικονίδιο στην επάνω αριστερή γωνία του πλαισίου Γρήγορα βήματα.

Το εικονίδιο μπορεί ή δεν μπορεί να πει Μετακίνηση σε:;.

Το παράθυρο διαλόγου First Time Setup ανοίγει. Εάν το παράθυρο διαλόγου έχει ήδη ένα όνομα φακέλου σε αυτό, το Outlook προσπαθεί απλώς να είναι χρήσιμο προτείνοντας τον τελευταίο φάκελο στο οποίο μετακινήσατε ένα μήνυμα. το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση πρώτης ώρας θα εξακολουθήσει να ανοίγει.

Το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση πρώτης ώρας Quick Step.
Επιλέξτε το φάκελο όπου το Quick Step θα μετακινήσει τα μηνύματα.

Επιλέξτε ένα φάκελο στο πλαίσιο Μετακίνηση σε φάκελο κάνοντας κλικ στο βέλος στο τέλος του πλαισίου. Εάν δεν βλέπετε το φάκελο που θέλετε, επιλέξτε την επιλογή "Άλλο φάκελο", η οποία ανοίγει το παράθυρο "Επιλογή φακέλου", ώστε να μπορείτε να δείτε μια λεπτομερή λίστα όλων των διαθέσιμων φακέλων. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο χρησιμοποιώντας το παράθυρο Select Folder (Επιλογή φακέλου).
Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου Μετακίνηση σε φάκελο.

Αν θέλετε κάθε μήνυμα που έχει επισημανθεί ως αναγνωσμένο όταν το γρήγορο βήμα να το μετακινήσει, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Mark as Read.

Εάν θέλετε να αλλάξετε το εικονίδιο του Quick Step, να προσθέσετε ενέργειες σε αυτό ή να δημιουργήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου για το Quick Step, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις ρυθμίσεις.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πλαίσιο κειμένου Quick Step στο όνομα.

Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι μόλις επιλέξετε ένα φάκελο στο πλαίσιο Μετακίνηση σε φάκελο, το Outlook έβαλε επίσης αυτό το όνομα φακέλου στο πλαίσιο κειμένου Όνομα. Εάν είστε ικανοποιημένοι με το όνομα που επέλεξε το Outlook για το Quick Step, προχωρήστε στο επόμενο βήμα. Αν θέλετε να δώσετε στο Quick Step ένα διαφορετικό όνομα, απλά πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση πρώτης ώρας κλείνει.

Όποτε θέλετε να μεταφέρετε ένα μήνυμα στον συγκεκριμένο φάκελο, απλά επιλέξτε το μήνυμα και κάντε κλικ στο Quick Step που δημιουργήσατε. Το μήνυμα θα μετακινηθεί αυτόματα στο φάκελο και θα επισημανθεί ως αναγνωσμένο.