Πώς να ενεργοποιήσετε την ταυτόχρονη πρόσβαση πολλαπλών χρηστών στο QuickBooks 2016 - dummies

το QuickBooks 2016 επιτρέπει για ταυτόχρονη χρήση του αρχείου δεδομένων QuickBooks από πολλούς χρήστες. Για να το κάνετε αυτό, είναι προφανές ότι πρέπει πρώτα να ορίσετε πολλούς χρήστες. (Μερικές φορές, χρειάζεστε μόνο έναν υπολογιστή και ένα μόνο αντίγραφο των QuickBooks, παρόλο που έχετε πολλούς υπαλλήλους που χρησιμοποιούν το QuickBooks.)

Αφού ρυθμίσετε τους πολλαπλούς χρήστες, μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα QuickBooks σε άλλους προσωπικούς υπολογιστές και τότε - αν υποτεθεί ότι όλοι αυτοί οι προσωπικοί υπολογιστές συνδέονται με ένα δίκτυο των Windows - χρησιμοποιήστε αυτά τα άλλα αντίγραφα των QuickBooks για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks που είναι αποθηκευμένο στον πρώτο ή τον κύριο υπολογιστή.

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks σε ένα περιβάλλον ταυτόχρονης χρήσης από πολλούς χρήστες, πρέπει επίσης να ενημερώσετε το QuickBooks ότι αυτή η ταυτόχρονη χρήση είναι εντάξει. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Μετάβαση σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών. (Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία πολλαπλών χρηστών αργότερα, επιλέγετε πάλι την εντολή File → Switch to Single Mode.)

Το QuickBooks υποστηρίζει την ταυτόχρονη χρήση από πολλούς χρήστες μέσω μιας τεχνολογίας που ονομάζεται κλείδωμα εγγραφών > που κλειδώνει όλες τις εγγραφές με τις οποίες εργάζεστε, αλλά όχι ολόκληρο το αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Για παράδειγμα, αν θέλετε να συνεργαστείτε με την εταιρεία Α, και κάποιος άλλος χρήστης θέλει να συνεργαστεί με την εταιρεία Β, είναι εντάξει. Το QuickBooks το επιτρέπει. Αυτό που δεν μπορείτε να κάνετε εσείς αλλά και ο άλλος χρήστης είναι ταυτόχρονα εργασία στην ίδια εταιρεία (εταιρεία Α ή Β). Αυτό σημαίνει ότι εργάζεστε με το ίδιο αρχείο πελατών.

Δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε το ίδιο αντίγραφο του QuickBooks σε πολλές μηχανές και να έχετε νομίμως ένα σύστημα QuickBooks πολλαπλών χρηστών. Πρέπει να αγοράσετε ένα αντίγραφο των QuickBooks για κάθε μηχάνημα στο οποίο είναι εγκατεστημένα τα QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η Intuit πωλεί μερικές εκδόσεις πολλαπλών χρηστών των QuickBooks στις οποίες αγοράζετε πέντε άδειες σε ένα κιβώτιο QuickBooks. (Η έκδοση Enterprise του QuickBooks υποστηρίζει δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 30 ταυτόχρονους χρήστες και οι άλλες εκδόσεις των QuickBooks υποστηρίζουν δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 5 ταυτόχρονους χρήστες.)

Μπορεί να θέλετε να έχετε αρκετούς χρήστες του QuickBooks εάν εκπρόσωποι πωλήσεων στην επιχείρησή σας προετοιμάσουν τιμολόγια ή προετοιμάσουν προσφορές για πελάτες. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να έχετε κάθε πωλητή εγκατεστημένο σε QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι αυτοί οι πωλητές θα πρέπει να έχουν μόνο τη δυνατότητα να δημιουργήσουν ένα τιμολόγιο ή ίσως να δημιουργήσουν και να εκτυπώσουν μια εκτίμηση τιμολογίου. Θέλετε να είστε πολύ προσεκτικοί σχετικά με την πλήρη πρόσβαση των άπειρων λογιστικών χρηστών στο λογιστικό σύστημα.