Πώς να καταρτίζετε τα υπάρχοντα αρχεία εξαγωγής - ανδρείκελα

Όταν αρχίζετε να εξετάζετε τι πρέπει να κάνετε σχετικά με τα αρχεία εκχυλίσματος και άλλους τύπους περιβαλλόντων αποθήκευσης δεδομένων που υπάρχουν στον οργανισμό σας, πρέπει να τα βρείτε - κάτι που μπορεί να σας δυσκολευτεί, λαμβάνοντας υπόψη την εγχώρια φύση αυτών των περιβαλλόντων.

Ακολουθεί μια συμβουλή: Ακολουθήστε τις αναφορές. Μέσω συνεδρίων εργασίας ομάδας και ατομικών συναντήσεων, καθορίστε και καταγράψτε τις αναφορές που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι σε ολόκληρο τον οργανισμό με τον οποίο εργάζεστε για να δημιουργήσετε μια αποθήκη δεδομένων. Ορισμένες από αυτές τις αναφορές προέρχονται πιθανώς απευθείας από τις εφαρμογές παραγωγής, τις αντίστοιχες βάσεις δεδομένων και τα αρχεία τους.

Προς το παρόν, μην ανησυχείτε για αυτές τις αναφορές εφαρμογής παραγωγής. (Παρακολουθήστε τους, όμως, γιατί μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως άριστο σημείο εκκίνησης για την ανάλυση "ποια δεδομένα χρειαζόμαστε;", η οποία καθορίζει τι θέλετε να βάλετε στην αποθήκη δεδομένων.) Άλλες αναφορές προέρχονται από δεδομένα που προέρχονται από μία ή περισσότερες εφαρμογές και αποθηκεύονται κάπου. Αυτές οι αναφορές είναι αυτές που πρέπει να επικεντρωθούν τώρα.

Χρησιμοποιώντας το σύνολο αναφορών ως σημείο εκκίνησης, καθορίστε πρώτα ποιος τους χρησιμοποιεί και ποιος είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία τους. Πρέπει να ξέρετε ποιος χρησιμοποιεί τις αναφορές που δημιουργούνται επειδή μπορεί να διαπιστώσετε ότι κανείς δεν τις χρησιμοποιεί πια. Απλά αξιολογώντας την απογραφή των αναφορών και την τρέχουσα αξιοποίησή τους, τελειώνετε στα μισά του στάδια με την εξάλειψη αυτής της λειτουργικότητας που δεν χρησιμοποιείτε πραγματικά από το περιβάλλον αποθήκευσης δεδομένων σας (και τη διαχείριση της πολυπλοκότητάς της).

Μόλις κατανοήσετε τα πρότυπα χρήσης αναφοράς, ενημερωθείτε για τους υπεύθυνους για τη δημιουργία των αναφορών. Αυτοί είναι αυτοί που πιθανώς μπορούν να σας πουν από πού παίρνουν τα δεδομένα, ποιες διαδικασίες χρησιμοποιούν για να προετοιμάσουν και να φορτώσουν αυτά τα δεδομένα προτού εκτελέσουν τις αναφορές και ποια προβλήματα και προβλήματα έχουν με τη διαθεσιμότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων.

Μερικές φορές, κανένα μεμονωμένο άτομο δεν γνωρίζει ολόκληρη την ακολουθία των βημάτων που χρησιμοποιούνται για την εξαγωγή δεδομένων, την προετοιμασία και την οργάνωση αυτών των δεδομένων και την εκτέλεση των αναφορών - ειδικά όταν οι διεργασίες αυτές διασχίζουν οργανωτικά όρια. (Για παράδειγμα, ο οργανισμός IT χειρίζεται την αρχική εξαγωγή των δεδομένων και κάποια στοιχειώδη διασφάλιση της ποιότητας και ο επιχειρηματικός οργανισμός χειρίζεται τις διαδικασίες συγχώνευσης και εκτελεί τις αναφορές.)

Σε αυτές τις περιπτώσεις, πάρτε όλους αυτούς τους ανθρώπους στο ίδιο δωμάτιο για να συζητήσουν και να συμφωνήσουν για το πώς λειτουργούν τα πράγματα. Μπορείτε να αποφύγετε να ξοδεύετε πολύ χρόνο παίζοντας "είπε, είπε" με ανθρώπους που, ειλικρινά, πιθανόν να επιδεινώνονται με τις συνεχείς σας ερωτήσεις και αιτήματα για συναντήσεις.

Τελικά, μέσω της επιμέλειας, θα έχετε μια πλήρη εικόνα του ποιος χρησιμοποιεί τα δεδομένα, ποιος είναι υπεύθυνος για τη διάθεση αυτών των δεδομένων και τι συμβαίνει πίσω από τις σκηνές για να συμβεί όλα αυτά.

Μην ξεχνάτε γιατί μέρος της εικόνας - για ποια επιχειρησιακά ζητήματα χρησιμοποιούνται τα αρχεία εξαγωγής. Πρέπει να μάθετε αυτές τις πληροφορίες ούτως ή άλλως, ως μέρος της ανάλυσης αναγκών σας. Ενώ παρακολουθείτε αυτό που συμβαίνει σήμερα, κάντε ερωτήσεις ενώ έχετε την προσοχή των χρηστών, όπως:

• Γιατί χρειάζεστε τις πληροφορίες στην αναφορά;

• Ποιες αποφάσεις σας βοηθούν να κάνετε αυτή η αναφορά;

• Όταν αναλύετε τα δεδομένα σχετικά με την αναφορά, σε ποιον κοινοποιείτε τα ευρήματά σας;

Η ερώτησή σας πρέπει να ακολουθεί την παραδοσιακή κατανόηση των απαιτήσεων της έκθεσης. Η σωστή κατανόηση αυτών των ερωτήσεων σε αυτό το σημείο ανάλυσης θα σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα.