Πώς να οικοδομήσουμε επιχειρηματικές περιπτώσεις - Dummies

Ως ανθρακωρύχος, θέλετε εργαλεία για την εξόρυξη δεδομένων, χρόνο για να αφιερώσετε ένα αξιόλογο έργο εξόρυξης δεδομένων ή ίσως μόνο την ευκαιρία να κάνετε κάτι νέο και διαφορετικό από τη συνηθισμένη ρουτίνα.

Στην επιχειρησιακή σας περίπτωση, δεν θέτετε να κάνει κανείς και όλοι επιθυμούν την εξόρυξη δεδομένων. Ξεκινάτε να πείσετε μια συγκεκριμένη ομάδα ανθρώπων ότι ο πόνος τους είναι πάρα πολύς για να ζήσετε, ότι το σχέδιό σας μπορεί να κάνει αυτόν τον πόνο να πάει μακριά, και ότι μπορείτε να εμπιστευτείτε να το κάνετε αυτό. Πρέπει να τους πείσετε ότι η πρότασή σας είναι πιο πολύτιμη από τα χρήματα που πρέπει να ξοδέψετε.

Στοιχεία επιχειρησιακής περίπτωσης

Τα στοιχεία μιας επιχειρησιακής περίπτωσης εξόρυξης δεδομένων είναι … τα στοιχεία μιας επιχειρησιακής περίπτωσης. Τίποτα δεν είναι μοναδικό για μια επιχειρηματική υπόθεση εξόρυξης δεδομένων εκτός από το γεγονός ότι η λύση που προτείνει θα απαιτήσει την εξόρυξη δεδομένων.

Εάν η διοίκησή σας δεν είναι εξοικειωμένη με την εξόρυξη δεδομένων, να είστε έτοιμοι να παράσχετε επαρκείς λεπτομέρειες για να κάνετε μια πειστική υπόθεση ότι η πρότασή σας θα λειτουργήσει. Αλλά θα πρέπει να το κάνετε αυτό ούτως ή άλλως!

Επειδή μια επιχειρηματική περίπτωση είναι ένα έγγραφο βασισμένο σε αποδεικτικά στοιχεία, θα πρέπει να συγκεντρώσετε κάποια στοιχεία.

Πριν καθίσετε για να γράψετε την επιχειρησιακή σας υπόθεση, συγκεντρώστε τα υλικά που θα χρειαστείτε για αναφορά. Θα πρέπει να εξηγήσετε το πρόβλημα και πώς επηρεάζει την οργάνωση. Αναζητήστε αναφορές, αρχεία καταγγελιών και άλλα έγγραφα που περιγράφουν τη φύση και το μέγεθος του προβλήματος.

Μπορεί να έχετε ήδη διερευνήσει ορισμένες επιλογές για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Διεξήγατε συνεντεύξεις, αποκτούσατε τη βιβλιογραφία από τους πωλητές ή βρείτε τις εκθέσεις του κλάδου που θα χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τη σύστασή σας; Πάρτε όλο αυτό το υλικό μαζί όπου μπορείτε να το βρείτε εύκολα για αναφορά. Μην ανησυχείτε για το τι λείπει ακόμα. Μπορείτε πάντα να λαμβάνετε πρόσθετες πληροφορίες καθώς εργάζεστε μέσω της διαδικασίας.

Ο πίνακας δείχνει τα στοιχεία μιας επαγγελματικής περίπτωσης, διατεταγμένα με τη σειρά που θα εμφανίζονται. Αυτές είναι οι πληροφορίες που πρέπει να συγκεντρώσετε και οι ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε καθώς διεξάγετε την έρευνά σας.

Στοιχεία μιας επιχειρηματικής υπόθεσης

Θέμα	Ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε
Ιστορικό	Ποια είναι η οργάνωση; Ποια είναι η δουλειά της;
Δήλωση προβλήματος	Τι συμβαίνει; Πότε άρχισε? Σε ποιον επηρεάζει το ; Είναι γνωστή η αιτία; Πρόκειται για έναν κοινό ή ασυνήθιστο τύπο προβλήματος; Είμαστε εμείς ή άλλοι που έχουν επιλύσει προβλήματα όπως αυτό πριν;
εναλλακτικές λύσεις δράσης	Ποιες λύσεις έχουν προταθεί για την αντιμετώπιση του προβλήματος;Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε εναλλακτικής λύσης;
Προτιμώμενη ενέργεια	Ποια εναλλακτική λύση θεωρείτε ότι είναι η καλύτερη; Κάνετε την περίπτωσή σας για αυτό πάνω από όλα τα άλλα.
Σύνδεση προτιμώμενης δράσης με στρατηγικούς στόχους	Μερικοί οργανισμοί τονίζουν τέτοιους στόχους και ορισμένοι όχι. Εάν το δικό σας, πρέπει να εξηγήσετε ότι η πρότασή σας ευθυγραμμίζεται με τουλάχιστον έναν από αυτούς τους στόχους και πώς.
Αναμενόμενα οφέλη	Ποια αξία θα αποφέρει η προτεινόμενη λύση; Αυτό θα πρέπει να είναι εκφρασμένο σε δολάρια, ακόμη και αν το όφελος δεν είναι μετρητά. Αν περιμένετε να εξοικονομήσετε εργασία, για παράδειγμα, υπολογίστε το κόστος εργασίας ανά ώρα και πολλαπλασιάστε με τις αναμενόμενες ώρες εξοικονόμησης για να μεταφράσετε το όφελος σε ένα ποσό δολαρίου.
Μηχανισμός	Πώς θα προκληθεί η προτεινόμενη δράση τα αναμενόμενα οφέλη;
Μετρήσεις	Πώς θα μετρηθεί το όφελος; (Με άλλα λόγια, πώς μπορεί η διαχείριση να ελέγξει τα αποτελέσματα αργότερα;)
Κόστος	Ποια θα είναι η προτεινόμενη ενέργεια; Παρέχετε έναν λεπτομερή προϋπολογισμό με τα έξοδα μετρητών και μη καταλογισμού και ένα χρονοδιάγραμμα.
Κόστος μη ανάληψης δράσης	Πόσο θα κοστίσει το πρόβλημα εάν δεν ληφθούν καθόλου μέτρα σε όλα;

Τι θα συμβεί αν λείπει ένα σημαντικό κομμάτι πληροφοριών; Μην το αφήνετε έξω! Πηγαίνετε να μάθετε τι πρέπει να ξέρετε. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ακριβώς αυτό που θέλετε, πάρτε το καλύτερο υποκατάστατο που μπορείτε να διαχειριστείτε.

Το γράψιμο

Η συλλογή πληροφοριών είναι το πιο χρονοβόρο μέρος της δημιουργίας μιας επιχειρησιακής περίπτωσης. Αφού έχετε συγκεντρώσει τις πληροφορίες υποστήριξης και έχετε πάρει χρόνο για να σκεφτείτε πάνω από κάθε στοιχείο της επιχειρησιακής σας υπόθεσης, η γραφή του θα πρέπει να είναι γρήγορη και απλή σε σύγκριση. Μπορείτε να γράψετε τις ίδιες πληροφορίες, οργανωμένες με την ίδια σειρά, που μόλις εξετάσατε. Δεν χρειάζεται να είσαι φανταστικός. Γράφετε μια επιχειρηματική υπόθεση, όχι ποίηση.

Έχετε επίσης κάποια ελευθερία να αλλάξετε τη δομή της επιχειρησιακής υπόθεσης όταν την γράφετε. Αν νομίζετε ότι η υπόθεση θα εκφραστεί σαφέστερα με ορισμένες αλλαγές στην οργάνωση, αυτό είναι εντάξει.

Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να τοποθετήσετε το κόστος του προβλήματος νωρίς στην αναφορά, με τη δήλωση προβλήματος. Ή ίσως θέλετε να δηλώσετε το κόστος και τα οφέλη αμέσως μετά από κάθε εναλλακτική επιλογή που περιγράφετε. Όσο περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία και η επιχειρηματική σας υπόθεση είναι εύκολη στην ανάγνωση και κατανόηση, κάνετε καλά.

Οποιαδήποτε επιχειρηματική περίπτωση που είναι περισσότερο από μερικές σελίδες πρέπει να έχει συνοπτική παρουσίαση. Αυτή είναι μια σύνοψη των μίας σελίδας (όχι πλέον) των βασικών σημείων, ιδίως του συμπεράσματος (η σύστασή σας και τα οφέλη). Η σύνοψη θα πρέπει να είναι η πρώτη σελίδα της επιχειρηματικής σας υπόθεσης. Μην το ξεχνάτε, επειδή αυτό μπορεί να είναι το μόνο μέρος που διαβάζει ένα πολυάσχολο στέλεχος.

Τα βασικά για τα οφέλη

Σε μια επιχειρηματική περίπτωση, όλα καταλήγουν σε χρήμα. Ακόμη και αν το πλεονέκτημα που προσφέρει η επιχειρηματική σας υπόθεση δεν είναι προφανώς χρήσιμο - δηλαδή εάν η επιχειρηματική σας υπόθεση απλώς εξοικονομεί χρόνο, βελτιώνει τις συνθήκες εργασίας ή παρέχει καλύτερες πληροφορίες - βεβαιωθείτε ότι έχετε εκφράσει αυτό το όφελος από άποψη χρημάτων.

Πρέπει να έχετε τη συνήθεια να ορίζετε μια αξία μετρητών για τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η επιχειρηματική σας υπόθεση και σε όλες τις συζητήσεις σας με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων.

Όταν το εξετάζετε με αυτόν τον τρόπο, βρίσκετε μόνο δύο είδη παροχών:

• Αυξημένα έσοδα

• Μειωμένα κόστη

Ένα σημαντικό κομμάτι της προετοιμασίας της επιχείρησής σας είναι ο εντοπισμός και η ποσοτικοποίηση όλων τρόπους με τους οποίους η προτεινόμενη λύση θα κάνει οποιοδήποτε από αυτά τα δύο πράγματα.

Είναι μια ελάχιστα γνωστή βρώμικη αλήθεια ότι μια επιχειρηματική περίπτωση που εξισορροπεί το κόστος του έργου με εξοικονόμηση κόστους είναι πιο πειστική, από μακράν, από αυτή που υπόσχεται αυξήσεις εσόδων.

Αυτό οφείλεται κυρίως στο ότι οι εκτιμήσεις για τις αυξήσεις των εσόδων απαιτούν περισσότερες εικασίες και, συχνά, περισσότερα πράγματα πηγαίνουν στραβά κατά μήκος του δρόμου. Πολλά στελέχη έχουν μάθει από την εμπειρία ότι χρειάζεται περισσότερη συνεργασία από άλλους για να επιτύχουν αυξήσεις εσόδων και μπορεί να μην έχετε τη συνεργασία που περιμένετε.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι αυξήσεις των εσόδων δεν είναι επιθυμητές. Στην πραγματικότητα, συχνά υπάρχει μεγαλύτερη δυνητική αξία σε μια αύξηση των εσόδων. Μπορείτε να εξοικονομήσετε μόνο όσα ξοδεύετε, όμως, που είναι ένας περιοριστικός παράγοντας. Τα έσοδα, από την άλλη πλευρά, δεν έχουν κανένα όριο.

Ακόμα, καταστήστε την προτεραιότητα να προσδιορίσετε το δυναμικό εξοικονόμησης κόστους και να δημιουργήσετε την επιχειρησιακή σας υπόθεση σχετικά με αυτό, ακόμα και αν ο προσωπικός σας στόχος είναι να αυξήσετε τα έσοδα. (Εάν είστε επιτυχείς, κανείς δεν θα μειώσει τα έσοδα από τα μπόνους!)