Γνωρίστε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word 2007 - Ανίχνευση

Η αλληλογραφία M erge είναι μια δυνατότητα στο Word 2007 που σας επιτρέπει να λάβετε ένα ενιαίο έγγραφο, όπως μια επιστολή, ανακατεύετε σε μια λίστα με ονόματα και δεδομένα και συνδυάζετε τα πάντα σε ένα τελικό σύνολο εγγράφων, το καθένα από τα οποία είναι προσαρμοσμένο και σχεδόν προσωπικά. Μπορείτε επίσης να συγχωνεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φακέλους, ετικέτες και λίστες πληροφοριών.

Είναι προφανές ότι η Συγχώνευση αλληλογραφίας είναι χρήσιμη, αλλά προτού βυθιστείτε στη διαδικασία, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να εξοικειωθείτε με τους ακόλουθους όρους: Κύριο έγγραφο:

Αυτό είναι η επιστολή φόρμας, το έγγραφο που περιέχει τις διάφορες θέσεις γεμίσματος-κενών. Αλλά ξεκινά όπως ακριβώς και κάθε άλλο έγγραφο στο Word, με μορφοποίηση, αριθμούς σελίδων ή οτιδήποτε άλλο θέλετε να προσθέσετε.

• Λίστα διευθύνσεων: Οι πληροφορίες που χρησιμοποιείτε για τη δημιουργία προσαρμοσμένων γραμμάτων κρατούνται σε έναν τύπο αρχείου βάσης δεδομένων - βασικά, μια λίστα με ονόματα και άλλα δεδομένα. Είναι αυτά τα ονόματα και τέτοια που συγχωνεύονται με το κύριο έγγραφο για να σχηματίσουν ξεχωριστά προσαρμοσμένα γράμματα. Αν σκοπεύετε να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας ως μέρος της κανονικής σας ρουτίνας, θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα διευθύνσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά.

• Πεδία: Αυτά είναι τα αντικείμενα γεμίσματος-κενών μέσα στο κύριο έγγραφο. Κάθε πεδίο αντιπροσωπεύει ένα στοιχείο από τη λίστα διευθύνσεων, ένα στοιχείο δεδομένων. Τα περιεχόμενα του πεδίου ρέουν από τη λίστα διευθύνσεων και στο κύριο έγγραφο, όπου εμφανίζονται τα δεδομένα του πεδίου (μετά τη συγχώνευση). Τα πεδία είναι αυτά που καθιστούν δυνατή τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

  Η από κοινού χρήση αυτών των τριών πραγμάτων είναι η ουσία της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Στο Word 2007, τα εργαλεία για να συμβεί αυτό βρίσκονται στην καρτέλα "Ταχυδρομικές λίστες".