Δημιουργώντας ένα ευρετήριο ενός εγγράφου του Word 2007 - dummies

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο για το έγγραφο του Word 2007, το η πρώτη εργασία είναι να επισημάνετε τις λέξεις ή τις φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να εισαγάγετε ένα δείκτη ευρετηρίου στο έγγραφο σε κάθε εμφάνιση κάθε στοιχείου που θέλετε να εμφανίζεται στο ευρετήριο.

Σημειώσεις καταχωρήσεων ευρετηρίου

Για να σημειώσετε μη αυτόματα τις καταχωρίσεις ευρετηρίου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για όσο διάστημα μπορείτε να μείνετε ξύπνιος:

1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να δείξετε.

2. Επιλέξτε τη λέξη ή τη φράση που θέλετε στο ευρετήριο χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο.

3. Πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Alt + Shift + X.

Το Alt + Shift + X είναι μία από τις πιο αξέχαστες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Word, για να είμαστε σίγουροι. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Καταχώριση ευρετηρίου.

4. Ελέγξτε ξανά το περιεχόμενο στο πεδίο Κύρια καταχώρηση. Εάν είναι σωστό, κάντε κλικ στο κουμπί Σημειώστε. Εάν όχι, διορθώστε την και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Μαρκάρισμα"

Το κείμενο δεν χρειάζεται να εμφανίζεται στον ευρετήριο όπως ακριβώς εμφανίζεται στο έγγραφο. Μπορείτε να επισημάνετε μια συντομογραφία για να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο, για παράδειγμα, αλλά στη συνέχεια να επεξεργαστείτε το πεδίο Main Entry, έτσι ώστε να εμφανίζεται στο ευρετήριο ολόκληρη η ορθογραφία της λέξης και όχι η συντομογραφία.

5. Για να καταχωρίσετε μια καταχώρηση σε μια διαφορετική λέξη, πληκτρολογήστε την εναλλακτική καταχώρηση στο πεδίο Κύρια καταχώρηση και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Σημειώστε.

Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια καταχώρηση για "mutt, mangy" εκτός από "mangy mutt. "

6. Σημειώστε τυχόν πρόσθετες καταχωρίσεις ευρετηρίου, επισημαίνοντάς τις στο έγγραφο και κάνοντας κλικ στο κουμπί Mark.

Το παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή ευρετηρίου" λειτουργεί λίγο σαν το παράθυρο διαλόγου Ορθογραφία με τον τρόπο που παραμένει στην οθόνη, έτσι ώστε να μπορείτε να επισημάνετε αποτελεσματικά πρόσθετες καταχωρίσεις ευρετηρίου. Επομένως, ενώ το παράθυρο διαλόγου Mark Index Entry παραμένει ορατό, μπορείτε να επιλέξετε το κείμενο για μια άλλη καταχώρηση ευρετηρίου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Mark για να το επισημάνετε. Μπορείτε να διατηρήσετε την ευρετηρίαση για όσο διάστημα έχετε την ενέργεια.

7. Αφού επισημάνετε όλες τις καταχωρίσεις ευρετηρίου που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Οι καταχωρίσεις του ευρετηρίου σημειώνονται με ειδικούς κωδικούς μορφοποιημένους ως κρυφό κείμενο, ώστε να μην τους βλέπετε κανονικά και δεν εκτυπώνουν. Είναι όμως εκεί, που περιμένουν να μετρηθούν όταν δημιουργείτε το ευρετήριο.

Ακολουθούν ορισμένες έγκαιρες συμβουλές για την προετοιμασία των καταχωρίσεών σας:

• Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος δημιουργίας ενός ευρετηρίου είναι μετά την εγγραφή και επεξεργασία του εγγράφου σας. Η δημιουργία καταχωρήσεων ευρετηρίου, καθώς γράφετε το έγγραφό σας, σας επιβραδύνει και σας αποσπά την προσοχή από την κύρια εργασία σας: τη γραφή.
• Αν συναντήσετε μια λέξη ή μια φράση ενώ σημειώνετε καταχωρίσεις ευρετηρίου που γνωρίζετε ότι εμφανίζονται σε άλλο σημείο του εγγράφου σας, κάντε κλικ στο κουμπί Mark All στο πλαίσιο διαλόγου Mark Index Entry.Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων, δημιουργείτε μια καταχώρηση ευρετηρίου όχι μόνο για το επιλεγμένο κείμενο αλλά και για οποιαδήποτε άλλη εμφάνιση του επιλεγμένου κειμένου μέσα στο έγγραφο.
• Κάθε φορά που επισημαίνετε μια καταχώρηση ευρετηρίου, το Word ενεργοποιεί την επιλογή Εμφάνιση όλων των σημείων μορφοποίησης, η οποία αποκαλύπτει όχι μόνο το κρυφό κείμενο που χρησιμοποιείται για την επισήμανση καταχωρήσεων ευρετηρίου, αλλά και άλλους χαρακτήρες που συνήθως αποκρύπτονται από την προβολή, όπως κωδικούς πεδίων, προαιρετικά ενωτικά, και ούτω καθεξής. Αυτή η συμπεριφορά είναι φυσιολογική, οπότε μην εκπλαγείτε όταν συμβαίνει
• Οι καταχωρήσεις ευρετηρίου μοιάζουν με αυτό: {XE "mangy mutt"}, μορφοποιημένο ως κρυφό κείμενο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο εισαγωγής ευρετηρίου (το τμήμα μεταξύ εισαγωγικών) αν θέλετε να αλλάξετε μια καταχώρηση ευρετηρίου μετά τη δημιουργία του.

Δημιουργία ευρετηρίου

Αφού σημειώσετε τις καταχωρίσεις ευρετηρίου, η διαδικασία δημιουργίας του ευρετηρίου είναι σχετικά εύκολη:

1. Μετακινήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το ευρετήριο.

Ο γενικός δείκτης αρχίζει σε μια νέα σελίδα κοντά στο τέλος του εγγράφου.

2. Ανοίξτε την καρτέλα Αναφορές στη Κορδέλα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή ευρετηρίου που βρίσκεται στην ομάδα ευρετηρίου.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο.

3. Επιλέξτε το στυλ ευρετηρίου που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Μορφές.

4. Παίξτε με τα άλλα στοιχεία ελέγχου στην καρτέλα Ευρετήριο για να τελειοποιήσετε τον ευρετήριο.

• Τύπος: Σας δίνει τη δυνατότητα να τοποθετήσετε δευτερεύοντες δείκτες σε ξεχωριστές γραμμές (εσοχή) ή να τρέξετε μαζί (Run-in).

• Στήλες: Ορίζει τον αριθμό των στηλών που θέλετε στο ευρετήριο. Δύο είναι ο κανόνας.

• Γλώσσα: Εάν έχετε εγκαταστήσει πολλές επιλογές γλώσσας στο Word, μπορείτε να επιλέξετε τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε εδώ.

• Δεξιά Ευθυγραμμίστε τους αριθμούς σελίδων: Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε τους αριθμούς σελίδων που βρίσκονται στο δεξί άκρο του ευρετηρίου.

• Leader καρτέλας: Αλλάζει ή αφαιρεί τη διακεκομμένη γραμμή που συνδέει κάθε καταχώρηση ευρετηρίου με τον αριθμό της σελίδας. Μπορείτε να καταργήσετε τη διακεκομμένη γραμμή μόνο όταν επιλέξετε την επιλογή Right Align Right Numbers (Δεξιά ευθυγράμμιση σελίδων).

• Μορφές: Σας επιτρέπει να επιλέξετε μία από τις πολλές προκαθορισμένες μορφές για το ευρετήριο. Ή, μπορείτε να καθορίσετε Από πρότυπο για να χρησιμοποιήσετε στυλ στο πρότυπο του εγγράφου για να καθορίσετε τη μορφοποίηση του ευρετηρίου.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ο δείκτης εισάγεται στο έγγραφο.