Προσθέτοντας ένα διάγραμμα Excel σε ένα έγγραφο του Word 2007 - dummies προσθέτοντας ένα διάγραμμα Excel σε ένα έγγραφο του Word 2007

Όταν εισάγετε ένα γράφημα στο Word, το Excel ξεκινά αυτόματα και τα δεδομένα που γράφετε τοποθετούνται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Ωστόσο, αυτό το βιβλίο εργασίας του Excel δεν είναι; t αποθηκεύεται ως ξεχωριστό έγγραφο. Αντίθετα, το γράφημα και το βιβλίο εργασίας του φύλλου δεδομένων αποθηκεύονται μέσα στο έγγραφο του Word. Η ακόλουθη διαδικασία παρουσιάζει τον τρόπο εισαγωγής ενός γραφήματος σε μια σελίδα του Microsoft Word 2007.

1. Μετακινήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το γράφημα.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Διάγραμμα στην ομάδα Εικονογραφήσεις.

Το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία γραφήματος καλείται.

3. Επιλέξτε τον τύπο χάρτη που θέλετε να δημιουργήσετε.

Μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε από τους παρακάτω τύπους γραφημάτων:

• Στήλη: Τα δεδομένα εμφανίζονται ως κάθετες στήλες. Οι στήλες μπορούν να εμφανιστούν δίπλα-δίπλα ή να στοιβάζονται και μπορείτε να διαλέξετε διάφορα σχήματα για τους κίονες, συμπεριλαμβανομένων απλών ράβδων, τμημάτων 3-D, κυλίνδρων, κώνων και πυραμίδων.

• Γραμμή: Τα δεδομένα εμφανίζονται ως μεμονωμένα σημεία που συνδέονται με διάφορους τύπους γραμμών.

• Pie: Τα δεδομένα εμφανίζονται ως φέτες σε κυκλική πίτα.

• Γραμμή: Το ίδιο με ένα διάγραμμα στήλης, εκτός από τις στήλες, είναι τοποθετημένο οριζόντια και όχι κάθετα.

• Περιοχή: Παρόμοια με ένα διάγραμμα γραμμής, εκτός από το ότι οι περιοχές κάτω από τις γραμμές είναι σκιασμένες.

XY (Scatter): για να αντιπροσωπεύει τις συντεταγμένες Χ, Υ.

• Απόθεμα: Οικόπεδα υψηλών / χαμηλών / στενών τιμών.

• Επιφάνεια: Παρόμοια με ένα γράφημα γραμμής αλλά αντιπροσωπεύει τα δεδομένα ως τρισδιάστατη επιφάνεια.

• Donut: Παρόμοια με ένα διάγραμμα πίτας, αλλά με μια τρύπα στη μέση.

• Bubble: Παρόμοιο με το διάγραμμα σκέδασης, αλλά χρησιμοποιεί μια τρίτη τιμή για να καθορίσει το μέγεθος της φούσκας.

• Ραντάρ: Σχεδιάζει δεδομένα σχετικά με ένα κεντρικό σημείο παρά με τους άξονες X και Y.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το Word περιστρέφεται για λίγο και στη συνέχεια εισάγει το γράφημα στη σελίδα. Ο λόγος για την όλη αναταραχή είναι ότι για να εισαγάγετε το γράφημα, το Word πρέπει να μάθετε αν το Excel είναι ήδη σε λειτουργία. Εάν όχι, το Word εκκινεί το Excel και αναδιατάσσει την οθόνη σας έτσι ώστε το Word και το Excel να εμφανίζονται δίπλα-δίπλα.

Εάν το Excel συμβαίνει να λειτουργεί ήδη όταν εισάγετε το γράφημα, δεν θα είναι πλακάκια δίπλα στο Word. Αντ 'αυτού, θα παραμείνει εκεί όπου είναι - πιθανότατα μεγιστοποιείται στο δικό του παράθυρο πλήρους οθόνης. Μπορείτε να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Alt + Tab για εναλλαγή μεταξύ Word και Excel.

5. Αλλάξτε τα δεδομένα δείγματος σε κάτι πιο ρεαλιστικό.

Τα δεδομένα για το γράφημα εμφανίζονται στο Excel, πλακάκια δίπλα στο Word. Πρέπει να αλλάξετε αυτό το φύλλο εργασίας για να δώσετε τα δεδομένα που θέλετε να καταγράψετε. Παρατηρήστε ότι το ίδιο το διάγραμμα αλλάζει για να αντικατοπτρίζει τα νέα δεδομένα μόλις επιστρέψετε στο Word (κάνοντας κλικ οπουδήποτε στο παράθυρο του Word).

6. Προσαρμόστε το διάγραμμα όποιον τρόπο θέλετε.

Τοποθέτηση διαγράμματος από το Excel

Εάν τα δεδομένα που θέλετε να γράψετε ήδη υπάρχουν σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, ο ευκολότερος τρόπος να το γράψετε στο Word είναι να δημιουργήσετε πρώτα το γράφημα στο Excel. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον πίνακα στο πρόχειρο, μεταβείτε στο Word και επικολλήστε το γράφημα στην κατάλληλη σελίδα. Όταν το κάνετε αυτό, το γράφημα εμφανίζεται στο Word ακριβώς όπως έκανε και στο Excel.

Όταν επικολλάτε ένα γράφημα του Excel στο Word, εμφανίζεται ένα ειδικό εικονίδιο έξυπνης ετικέτας δίπλα στο γράφημα. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτήν την έξυπνη ετικέτα για να αποκαλύψετε ένα μενού με τις ακόλουθες επιλογές:

• Επικόλληση ως εικόνα: Μετατρέπει το διάγραμμα σε μια συλλογή αντικειμένων σχήματος του Word, χωρίς σύνδεση με τον αρχικό πίνακα ή δεδομένα του Excel.
• Διάγραμμα Excel: Αυτή η επιλογή δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων του Excel και το αποθηκεύει ως αντικείμενο βιβλίου εργασίας μέσα στο αρχείο του Word. Αυτό καταστρέφει αποτελεσματικά το γράφημα στο έγγραφο του Word από το αρχικό βιβλίο εργασίας, οπότε οι αλλαγές που κάνετε στα δεδομένα του αρχικού βιβλίου εργασίας δεν αντικατοπτρίζονται στο γράφημα Word (και αντίστροφα).
• Σύνδεση με Διάγραμμα Excel: Αυτή η επιλογή αντιγράφει το γράφημα στο έγγραφο του Word αλλά δημιουργεί μια σύνδεση με τα δεδομένα του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε στα δεδομένα του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel αντανακλώνται στο γράφημα (και αντίστροφα).
• Διατήρηση μορφοποίησης προέλευσης: Αυτή η επιλογή διατηρεί όλη τη μορφοποίηση που εφαρμόσατε στον αρχικό πίνακα Excel. Έτσι, το γράφημα του Word μοιάζει ακριβώς με το διάγραμμα του Excel.
• Χρήση προορισμού Θέμα: Αυτή η επιλογή μετασχηματίζει το διάγραμμα σύμφωνα με το Θέμα εγγράφου που χρησιμοποιείται στο έγγραφο του Word. Λαμβάνετε ένα γράφημα που διαμορφώνεται με συνέπεια με το υπόλοιπο έγγραφο.

Η αλλαγή του τύπου γραφήματος

Το Word σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε 14 βασικούς τύπους γραφημάτων. Κάθε τύπος μεταφέρει πληροφορίες με διαφορετική έμφαση. Τα δεδομένα πωλήσεων που παρίστανται σε ένα γράφημα στήλης μπορούν να δώσουν έμφαση στη σχετική απόδοση διαφορετικών περιοχών, για παράδειγμα, και τα ίδια δεδομένα με γραφική παράσταση όπως ένα γράφημα γραμμής μπορεί να υπογραμμίσουν μια αύξηση ή μείωση των πωλήσεων με την πάροδο του χρόνου. Ο τύπος του διαγράμματος που είναι καλύτερο για τα δεδομένα σας εξαρτάται από τη φύση των δεδομένων και ποιες από τις πτυχές που θέλετε να τονίσετε.

Ευτυχώς, ο Word δεν σας αναγκάζει να αποφασίσετε τον τελικό τύπο γραφήματος μπροστά. Μπορείτε να αλλάξετε εύκολα τον τύπο γραφήματος ανά πάσα στιγμή χωρίς να αλλάξετε τα δεδομένα χάρτη. Αυτά τα βήματα σας δείχνουν πώς:

1. Κάντε κλικ στο διάγραμμα για να το επιλέξετε.

Στην καρτέλα εμφανίζεται η καρτέλα Σχεδιασμός εργαλείων γραφημάτων.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή τύπου γράμματος στην ομάδα Τύπος.

Το Word εμφανίζει μια συλλογή τύπων χαρτών.

3. Κάντε κλικ στον τύπο γραφήματος που θέλετε.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και τελειώσατε.