Βίντεο: ✅ Τι Κάνουμε Εάν Σπάσει Θερμόμετρο Υδραργύρου; 2024
Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων QuickBooks κάνει δύο πράγματα: Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks (που ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου). η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείου κάνει το αρχείο δεδομένων μικρότερο, συνοψίζοντας πολλές παλιές κλειστές, λεπτομερείς συναλλαγές που χρησιμοποιούν μεγάλες εγγραφές τεράτων περιοδικών.
Επειδή αυτή η συμπύκνωση και η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι λίγο συγκεχυμένη, εδώ είναι μια γρήγορη περίληψη του τι ακριβώς συμβαίνει όταν συμπυκνώνετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks. Εδώ είναι που κάνουν τα QuickBooks κατά τη διάρκεια της διαδικασίας:
-
Αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου των αρχείων της εταιρείας σας: Όταν συγχρονίζετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο αυτού του αρχείου.
-
Αφαιρεί παλιές κλειστές συναλλαγές: Στο πλαίσιο της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας δίνει την ευκαιρία να αφαιρέσετε τις παλιές κλειστές συναλλαγές από την τρέχουσα έκδοση του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Θυμηθείτε ότι η αρχειοθέτηση δημιουργεί ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου της εταιρείας QuickBooks.
Οι κλειστές συναλλαγές είναι συναλλαγές που το QuickBooks δεν χρειάζεται πλέον να παρακολουθεί λεπτομερώς. Για παράδειγμα, ένα παλιό τιμολόγιο πελάτη - αφού πληρωθεί - είναι μια κλειστή συναλλαγή. Μια παλιά επιταγή που έχει γραφτεί σε κάποιον προμηθευτή - μετά την εκκαθάριση της τράπεζας - είναι μια κλειστή συναλλαγή. -
Αυτές οι συνοπτικές καταχωρήσεις μηνιαίου περιοδικού σας επιτρέπουν να συνεχίσετε να συντάσσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, παρόλο που η αρχειοθέτηση καταργεί όλες τις παλιές κλειστές συναλλαγές από, για παράδειγμα, τον Ιανουάριο του 2011, μπορείτε ακόμα να δημιουργείτε οικονομικές καταστάσεις για τον Ιανουάριο του 2011 το 2014. Για να δημιουργήσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις για τον Ιανουάριο του 2011, η QuickBooks χρησιμοποιεί τις συνοπτικές καταχωρήσεις μηνιαίου περιοδικού.
Καθαρίζει το ίχνος ελέγχου: Το QuickBooks διατηρεί μια διαδρομή ελέγχου που δείχνει ποιος έχει εισάγει τις συναλλαγές. Ένα σχεδόν κρυφό αποτέλεσμα του καθαρισμού των αρχείων δεδομένων του QuickBooks αφορά το ίχνος ελέγχου. Εάν καθαρίσετε ένα εταιρικό αρχείο και υποδείξετε ότι το αρχείο της εταιρίας πρέπει να συμπυκνωθεί, το QuickBooks διαγράφει το ίχνος ελέγχου πριν από την ημερομηνία "αφαιρεθείσες κλειστές συναλλαγές την ή πριν".
-
Με άλλα λόγια, για την περίοδο κατά την οποία το QuickBooks καταργεί τις παλαιές, κλειστές συναλλαγές, αφαιρεί επίσης το ίχνος ελέγχου αυτών των συναλλαγών.
Η διαδικασία αρχείου συμπυκνωμάτων σημαίνει συνήθως δημιουργία αντιγράφου του αρχείου δεδομένων QuickBooks που αποθηκεύετε και απομακρύνετε κάπου και στη συνέχεια δημιουργώντας μια κλιμακωτή έκδοση του αρχείου της εταιρείας εργασίας. Ωστόσο, η εντολή που χρησιμοποιείτε για τη συμπύκνωση του αρχείου της εταιρείας QuickBooks σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε σχεδόν κενά αρχεία εταιρειών.
Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρειάζεται να χρησιμοποιούν αυτή την επιλογή. Μόνο μία κατηγορία χρηστών του QuickBooks που μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν σχεδόν κενά αρχεία εταιρειών: οι CPA και οι σύμβουλοι (που επιθυμούν να επαναχρησιμοποιήσουν ένα εταιρικό αρχείο για άλλη επιχειρηματική μονάδα ή πελάτη) ενδέχεται να θέλουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την εντολή για να δημιουργήσουν αρχεία δεδομένων της εταιρείας τις λίστες που έχουν ήδη ρυθμιστεί.
