Τι κάνει η συμπύκνωση των αρχείων της εταιρείας QuickBooks; - ανδρείκελα

Μπορεί να έχετε παρατηρήσει την εντολή Condense για το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Τι κάνει? Καλή ερώτηση. Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων QuickBooks κάνει δύο πράγματα:

• Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. (Αυτό το αντίγραφο ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου.) Ένα αρχείο αρχείου του αρχείου της εταιρίας ανέρχεται σε ένα στιγμιότυπο του αρχείου της εταιρείας, όπως υπάρχει σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας, ή ένας ομοσπονδιακός ή ο δημόσιος ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε τι φαίνεται το αρχείο της εταιρείας σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο.
• Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείου καθιστά μικρότερο το αρχείο δεδομένων, συνοψίζοντας πολλές παλιές κλειστές, λεπτομερείς συναλλαγές που χρησιμοποιούν καταχωρήσεις περιοδικών τεράτων.

Επειδή αυτή η συμπύκνωση και η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι λίγο συγκεχυμένη, ας συνοψίσουμε με ακρίβεια τι ακριβώς συμβαίνει όταν συμπυκνώνετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks. Εδώ είναι τα πράγματα που κάνει το QuickBooks κατά τη διάρκεια της διαδικασίας:

• Αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου των αρχείων της εταιρείας σας: Όταν συγχρονίζετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο αυτού του αρχείου.
• Καταργεί τις κλειστές συναλλαγές: Στο πλαίσιο της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας δίνει την ευκαιρία να αφαιρέσετε τις παλιές κλειστές συναλλαγές από την τρέχουσα έκδοση του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Θυμηθείτε ότι η αρχειοθέτηση δημιουργεί ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Εξακολουθείτε να έχετε την έκδοση εργασίας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks και αυτή είναι η παρούσα τρέχουσα έκδοση του αρχείου της εταιρείας QuickBooks που καθαρίζεται ή συμπυκνώνεται με την κατάργηση των παλαιών κλειστών συναλλαγών.

Οι κλειστές συναλλαγές είναι συναλλαγές που το QuickBooks δεν χρειάζεται πλέον να παρακολουθεί λεπτομερώς. Ένα παλιό τιμολόγιο πελάτη - μετά την πληρωμή του - είναι μια κλειστή συναλλαγή. Μια παλιά επιταγή που έχει γραφτεί σε κάποιον προμηθευτή - μετά την εκκαθάριση της τράπεζας - είναι μια κλειστή συναλλαγή.

• Συγκεντρώνει τις κλειστές συναλλαγές: Επειδή οι παλιές κλειστές συναλλαγές αφαιρούνται από το αρχείο δεδομένων του QuickBooks, η συμπύκνωση συνήθως δημιουργεί συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές για τις παλιές κλειστές συναλλαγές και τοποθετεί αυτές τις συνοπτικές συναλλαγές στην τρέχουσα, Αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτές οι συνοπτικές καταχωρήσεις σε μηνιαία βάση σας επιτρέπουν να συνεχίσετε να συντάσσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις Παρόλο που η αρχειοθέτηση απομακρύνει όλες τις παλιές κλειστές συναλλαγές από, ας πούμε, τον Ιανουάριο του 2011, μπορείτε να δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις για τον Ιανουάριο του 2011 το 2017.Για την κατάρτιση μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων για τον Ιανουάριο του 2011, το QuickBooks χρησιμοποιεί τις συνοπτικές καταχωρήσεις μηνιαίου περιοδικού.
• Καθαρίζει το ίχνος ελέγχου: Το QuickBooks διατηρεί ένα ίχνος ελέγχου που δείχνει ποιος έχει εισάγει τις συναλλαγές. Ένα σχεδόν κρυφό αποτέλεσμα του καθαρισμού των αρχείων δεδομένων του QuickBooks αφορά το ίχνος ελέγχου. Εάν καθαρίσετε ένα εταιρικό αρχείο και υποδείξετε ότι το αρχείο της εταιρείας πρέπει να συμπυκνωθεί, το QuickBooks διαγράφει το ίχνος ελέγχου πριν από την ημερομηνία "αφαιρεθείσες κλειστές συναλλαγές την ή πριν". Με άλλα λόγια, για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο το QuickBooks καταργεί τις παλαιές, κλειστές συναλλαγές, αφαιρεί επίσης το ίχνος ελέγχου αυτών των συναλλαγών.

Η διαδικασία του αρχείου συμπυκνώματος σημαίνει συνήθως τη δημιουργία αντιγράφου του αρχείου δεδομένων QuickBooks που βάζετε κάπου και στη συνέχεια δημιουργώντας μια κλιμακωτή έκδοση του αρχείου της εταιρείας εργασίας. Ωστόσο, η εντολή που χρησιμοποιείτε για τη συμπύκνωση του αρχείου της εταιρείας QuickBooks σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε σχεδόν κενά αρχεία εταιρειών. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρειάζεται ποτέ να χρησιμοποιήσουν αυτήν την επιλογή.

Υπάρχει ίσως μόνο μία κατηγορία χρηστών QuickBooks που μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν σχεδόν κενά αρχεία εταιρειών: οι CPA και οι σύμβουλοι (που θέλουν να επαναχρησιμοποιήσουν ένα εταιρικό αρχείο για άλλη επιχειρηματική μονάδα ή πελάτη) ενδέχεται να θέλουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την εντολή για να δημιουργήσουν μια εταιρεία αρχεία δεδομένων που έχουν ήδη δημιουργήσει πολλές από τις λίστες.