Βελτιώστε τις αναφορές Excel με υποτονικές ετικέτες και κεφαλίδες - ανδρείκελα

Μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των αναφορών του Excel χρησιμοποιώντας υποτονικές ετικέτες και κεφαλίδες. Κανείς δεν θα υποστήριζε ότι οι ετικέτες και οι επικεφαλίδες ενός πίνακα δεν είναι σημαντικές. Αντίθετα, παρέχουν στο κοινό σας την καθοδήγηση και τη δομή που απαιτούνται για την κατανόηση των δεδομένων μέσα.

Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι έχουν τη συνήθεια να υπερεκτιμούν τις ετικέτες και τις κεφαλίδες στο σημείο που επισκιάζουν τα δεδομένα μέσα στον πίνακα.

Πόσες φορές έχετε δει τολμηρή ή υπερμεγέθη γραμματοσειρά που εφαρμόζεται στις κεφαλίδες; Η πραγματικότητα είναι ότι το ακροατήριό σας θα επωφεληθεί περισσότερο από υποτονικές ετικέτες.

Η απλούστευση των ετικετών, με τη μορφοποίησή τους σε ελαφρύτερες αποχρώσεις, κάνει τον πίνακα ευκολότερο να διαβάζεται και προσελκύει περισσότερη προσοχή στα δεδομένα του πίνακα. Οι ελαφρώς χρωματιστές ετικέτες δίνουν στους χρήστες σας τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να τις αποσπούν από τις πληροφορίες που παρουσιάζονται. Τα ιδανικά χρώματα που χρησιμοποιούνται για ετικέτες είναι μαλακά γκρι, ανοιχτό καφέ, μαλακά μπλε και πράσινα.

Το μέγεθος και η ευθυγράμμιση του γραμματοσειράς επηρεάζουν επίσης την αποτελεσματική εμφάνιση των πινάκων. Η ευθυγράμμιση των κεφαλίδων στηλών με την ίδια ευθυγράμμιση με τους αριθμούς κάτω από αυτά συμβάλλει στην ενίσχυση των δομών στήλης στον πίνακα σας. Η διατήρηση του μεγέθους γραμματοσειράς των ετικετών σας κοντά σε εκείνη των δεδομένων μέσα στον πίνακα βοηθά να κρατήσετε τα μάτια σας επικεντρωμένα στα δεδομένα - όχι στις ετικέτες.

Αυτή η εικόνα δείχνει ένα κακώς σχεδιασμένο τραπέζι.

Αυτό το σχήμα δείχνει πώς φαίνεται αυτός ο ίδιος πίνακας με υποτονικές κεφαλίδες και ετικέτες. Σημειώστε πώς τα δεδομένα γίνονται τώρα εστίαση, ενώ οι σίγαση ετικετών λειτουργούν στο παρασκήνιο.

Η ταξινόμηση είναι ένας άλλος βασικός παράγοντας για την αναγνωσιμότητα των δεδομένων σας. Πολλοί πίνακες ταξινομούνται με βάση τις ετικέτες (για παράδειγμα, αλφαβητικά ανά διαδρομή). Η ταξινόμηση του πίνακα με βάση ένα σημείο δεδομένων κλειδιού μέσα στα δεδομένα βοηθά στη δημιουργία ενός προτύπου που μπορεί να χρησιμοποιήσει το κοινό σας για να αναλύσει γρήγορα τις τιμές κορυφής και κάτω.

Σημειώστε σε αυτό το σχήμα ότι τα δεδομένα έχουν ταξινομηθεί σύμφωνα με τα δολάρια των εσόδων. Αυτό προσθέτει και πάλι ένα στρώμα ανάλυσης, παρέχοντας μια γρήγορη ματιά στις διαδρομές δημιουργίας κορυφής και πυθμένα.

Εάν είναι δυνατόν, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε σύγχρονες γραμματοσειρές όπως το Calibri και το Segoe UI στις αναφορές και τα dashboards σας. Γραμματοσειρές όπως Times New Roman ή Arial μπορούν να κάνουν τις αναφορές σας να φαίνονται παλιές σε σύγκριση με τις στρογγυλεμένες άκρες των πιο μοντέρνων γραμματοσειρών που χρησιμοποιούνται τώρα. Αυτή η αλλαγή στην αντίληψη της γραμματοσειράς βασίζεται κυρίως σε δημοφιλείς σε απευθείας σύνδεση ιστότοπους που χρησιμοποιούν συχνά γραμματοσειρές με στρογγυλεμένες άκρες.