Χρησιμοποιώντας το QuickBooks για τη διαχείριση αποθεμάτων σε μια εταιρία κατασκευής - ανδρείκελα

Η απογραφή των απογραφών σε μια επιχείρηση κατασκευής είναι πιο δύσκολη από ό, τι σε άλλους τύπους επιχειρήσεων. Όταν βράζετε τα πάντα για την ουσία της στο QuickBooks, το πρόβλημα πηγάζει από μερικές δύσκολες λογιστικές απαιτήσεις:

Σε ένα περιβάλλον παραγωγής, ο κατασκευαστής συνδυάζει τα στοιχεία των πρώτων υλών με τα τελικά προϊόντα. Αυτό σημαίνει - και αυτό είναι το δύσκολο κομμάτι - ότι η διαδικασία κατασκευής μειώνει τον αριθμό των αποθεμάτων και την αξία ορισμένων ειδών (πρώτων υλών ή εξαρτημάτων) και ταυτόχρονα αυξάνει τον αριθμό και την αξία του άλλου, είδη αγαθών.
Σε ένα περιβάλλον παραγωγής, οι κανόνες λένε ότι δεν μετράτε μόνο την αξία των αντικειμένων στις τιμές αποθέματος τελειωμένων αγαθών. Μετρήστε επίσης το κόστος εργασίας και εργοστασιακών εξόδων που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή των αντικειμένων.

Το QuickBooks επιλύει το πρώτο πρόβλημα που σχετίζεται με την απογραφή κατασκευής, αλλά δεν επιλύει ούτε αντιμετωπίζει το δεύτερο πρόβλημα. Ευτυχώς, εφ 'όσον είσαι μικρός κατασκευαστής, πιθανώς δεν χρειάζεται να ανησυχείς πάρα πολύ για το δεύτερο πρόβλημα. Θα πρέπει να ζητήσετε από το CPA σας κάτι τέτοιο. Αλλά μην ανησυχείτε - το Κογκρέσο και η Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος έχουν παράσχει μια δέσμη κενών που κάνουν τη λογιστική πιο εύκολη για τους μικρούς τύπους.

Αυτή η προσέγγιση ακούγεται παραπλανητική, αλλά δεν είναι εξίσου κακή όπως μπορεί να σκεφτεί κανείς αρχικά να κοκκινίζει. Μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται μόνο το στοιχείο ομάδας σε τιμολόγιο πελάτη. Αυτό σημαίνει - να επιστρέψουμε στο παράδειγμα του ανθοπωλείου που πωλεί κόκκινα τριαντάφυλλα και αγγεία - ότι ο ανθοπώλης μπορεί να "κατασκευάσει" ένα βάζο με κρυστάλλινα χρώματα δώδεκα κόκκινα τριαντάφυλλα και στη συνέχεια να δείξει το παραγόμενο προϊόν ως στοιχείο ομάδας στο τιμολόγιο του πελάτη.

Το μόνο που είναι προβληματικό σχετικά με την προσέγγιση "Χρησιμοποιήστε ένα στοιχείο ομάδας" είναι ότι δεν σας δίνει τρόπο να παρακολουθείτε τις τιμές απογραφής των τελικών προϊόντων.

Εκτέλεση λογιστικής απογραφής σε QuickBooks

Για να υπολογίσετε την παραγωγή αποθέματος σε QuickBooks Premier ή QuickBooks Enterprise Solutions, προσθέτετε στοιχεία συναρμολόγησης αποθέματος στη λίστα στοιχείων για τα στοιχεία που κατασκευάζετε. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε την κατασκευή αντικειμένων όπως εσείς … καλά,

κατασκευάζοντάς τους

. Ας υποθέσουμε ότι η Pine Lake Porcelain απλά αγοράζει και μεταπωλεί κούπες καφέ και άλλα πορσελάνη. Αλλά, επίσης, να υποθέσουμε ότι μια φορά το χρόνο, η Pine Lake Porcelain συγκεντρώνει μια συλλογή κόκκινων κούπες καφέ σε μια συσκευασία δώρου για την Ημέρα του Αγίου Βαλεντίνου. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks μπορεί να καταγράψει τη συναρμολόγηση ενός συσκευασμένου δώρου που συνδυάζει, για παράδειγμα, τέσσερις κούπες κόκκινου καφέ, ένα κουτί από χαρτόνι και κάποια χαρτοσαλάτα.

Προσθήκη αντικειμένων συναρμολόγησης αποθέματος

Για να περιγράψετε τα κατασκευασμένα αντικείμενα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επιλέξτε Λίστες → Λίστα αντικειμένων.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Λίστα στοιχείων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Στοιχείο στο παράθυρο Λίστα στοιχείων και επιλέξτε Νέο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του νέου στοιχείου.
Επιλέξτε το στοιχείο Assembly Inventory από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος.
Το QuickBooks εμφανίζει την έκδοση της συλλογής αποθεμάτων του παραθύρου του νέου στοιχείου.
Καθορίστε το λογαριασμό που θα χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση του κόστους αυτού του στοιχείου κατά την πώλησή του.
Τα QuickBooks υποδηλώνουν το λογαριασμό του κόστους πώλησης αγαθών. Αν έχετε δημιουργήσει άλλους λογαριασμούς για το COGS σας, ωστόσο, επιλέξτε τον άλλο κατάλληλο λογαριασμό.
Περιγράψτε το παραγόμενο προϊόν.
Πληκτρολογήστε μια περιγραφή του στοιχείου που θέλετε να εμφανίζεται στα έγγραφα που βλέπουν οι πελάτες σας, όπως τα τιμολόγια. (Το QuickBooks προτείνει την προεπιλογή της ίδιας περιγραφής που χρησιμοποιήσατε στο πλαίσιο κειμένου "Περιγραφή συναλλαγών αγορών")
Καταχωρίστε το ποσό που χρεώνεστε για το στοιχείο στο πλαίσιο Τιμή πώλησης.
Αναφέρετε εάν το παραγόμενο προϊόν υπόκειται σε φόρο επί των πωλήσεων χρησιμοποιώντας τον αναπτυσσόμενο κατάλογο Φορολογικού Κώδικα.
Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός εισοδήματος για να καθορίσετε τον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιούν τα QuickBooks για την παρακολούθηση του εισοδήματος από την πώληση του στοιχείου.
Προσδιορίστε τα στοιχεία που μπαίνουν στο τελικό αντικείμενο.
Χρησιμοποιήστε τη λίστα Bill of Materials για να προσδιορίσετε τα μεμονωμένα στοιχεία και τις ποσότητες που απαιτούνται για τη δημιουργία του συγκροτήματος αποθέματος. Κάθε στοιχείο εξαρτάται από μια ξεχωριστή γραμμή στη λίστα. Μην είναι υπερβολικά περιττό, αλλά σημειώστε ότι προσδιορίζετε τόσο το στοιχείο του στοιχείου όσο και τον αριθμό των στοιχείων που χρειάζεστε.
Προσδιορίστε τον λογαριασμό ενεργητικού.
Καθορίστε τον άλλο τρέχοντα λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων που θέλετε να χρησιμοποιούν τα QuickBooks για την παρακολούθηση της τιμής του εν λόγω αποθέματος.
Επιλέξτε ένα σημείο δημιουργίας.
Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Build Point για να καθορίσετε τη χαμηλότερη ποσότητα αποθέματος αυτού του στοιχείου που μπορεί να παραμείνει πριν την κατασκευή περισσότερων. Όταν το επίπεδο αποθέματος πέσει σε αυτήν την ποσότητα, το QuickBooks προσθέτει μια υπενθύμιση στη λίστα υπενθυμίσεων, ενημερώνοντάς σας ότι πρέπει να κάνετε περισσότερα από το στοιχείο.
Αγνοήστε τα κουτάκια On Hand και Total Value.
Βλέπετε το κουτί On Hand; Αφήστε το να μηδενιστεί. Για να εισαγάγετε έναν αριθμό τώρα, καταγράψτε μια συναλλαγή χωρίς κατηγορία και δεν θέλετε να το κάνετε αυτό. Συνεχίστε και αφήστε το πεδίο Total Value στο μηδέν.
Αφήστε το πλαίσιο Άκυρο άδειο ή εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία.
Δεν έχει σημασία.
Η έκδοση της συλλογής αποθέματος του παραθύρου του νέου στοιχείου.

Καταγραφή κατασκευής ή συναρμολόγησης αντικειμένων

Για να δημιουργήσετε κάποια συναρμολόγηση, επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές → Αποθέματα → Σύνθεση συναρμολόγησης.Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Build Assemblies. Το μόνο που κάνετε είναι να επιλέξετε το πράγμα που θέλετε να δημιουργήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Συλλογή αντικειμένου και στη συνέχεια να εισαγάγετε την ποσότητα που εσείς (ή κάποιος άτυχος συν-εργαζόμενος) έχετε χτίσει στο πλαίσιο Ποσότητα προς κατασκευή στην κάτω δεξιά γωνία. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Build & Close ή Build & New. (Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία & Νέα εάν θέλετε να καταγράψετε τη συναρμολόγηση κάποιων άλλων στοιχείων.)

Η έκδοση των συναρμολογούμενων συνόλων του παραθύρου του νέου στοιχείου.

Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε σχετικά με την εντολή Build Assemblies:

Στην πάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, το QuickBooks δείχνει την ποσότητα της συναρμολόγησης που έχετε στη διάθεσή σας και τον αριθμό των πελατών που έχουν παραγγείλει. Αυτές είναι πολύ χρήσιμες πληροφορίες που πρέπει να έχετε, οπότε θυμηθείτε ότι είναι εκεί.

Ένας πίνακας στο παράθυρο "Κατασκευάσεις συναρμολόγησης" σας δείχνει τι συμβαίνει στο προϊόν σας. Όχι ότι σας ενδιαφέρει, αλλά αυτό είναι ένα

νομοσχέδιο.
Στο κάτω μέρος της λίστας των λογαριασμών υλικού, το QuickBooks σας δείχνει τον μέγιστο αριθμό συναρμολογήσεων που μπορείτε να κάνετε, δεδομένου του τρέχοντος αποθέματός σας. Όταν δημιουργείτε ένα στοιχείο, το QuickBooks ρυθμίζει τον αριθμό των στοιχείων αποθέματος. Αν κάνετε συσκευασίες δώρων, με τέσσερις κόκκινες κούπες και δύο ιστούς περιτύλιξης, το QuickBooks μειώνει τον αριθμό τεμαχίων των κόκκινων κουνουπιών και των χαρτιών περιτυλίγματος και αυξάνει τον αριθμό τεμαχίων των συσκευασιών δώρου όταν αναγγέλλετε την κατασκευή του συγκροτήματος.
Ορισμένα από τα στοιχεία που χρησιμοποιούνται σε ένα συγκρότημα ενδέχεται να μην είναι στοιχεία αποθέματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μέρη μη καταχωρημένα σε μια συναρμολόγηση.
Διαχείριση πολλαπλών τοποθεσιών αποθέματος

Οι λύσεις QuickBooks Enterprise Enterprise σας επιτρέπουν να αντιμετωπίζετε την πρόκληση τήρησης αρχείων καταγραφής αποθεμάτων σε πολλαπλές τοποθεσίες. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν την δυνατότητα, που ονομάζεται Σύνθετη παρακολούθηση αποθέματος, επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Στοιχεία και αποθέματα, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις προηγμένων αποθεμάτων.