Συμβουλές για την Εργασία με τους Κανόνες MYOB και τις τράπεζες Feeds - dummies

Ένα από τα σπουδαία πράγματα για το MYOB AccountRight είναι ότι μπορείτε να ρυθμίσετε τραπεζικούς κανόνες για την αυτόματη εκχώρηση συναλλαγών. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τον τρόπο δημιουργίας κανόνων που λειτουργούν σωστά, κάθε φορά.

• Διατηρήστε όσο το δυνατόν απλούστερους όρους κανόνων. Για παράδειγμα, ίσως μια πρόσφατη πληρωμή στον μηχανικό σας έρχεται ως "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Σίγουρα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που να λέει στο MYOB να κατανείμει οποιαδήποτε συναλλαγή με αυτές τις ακριβείς λέξεις στο Έξοδο Αυτοκινήτου, αλλά αντί να πάρει μια στιγμή για να απλοποιήσει τις συνθήκες κανόνα. Για παράδειγμα, δημιουργήστε έναν κανόνα που θα λέει στην MYOB να εκχωρήσει οποιαδήποτε συναλλαγή με τις λέξεις «BAY AUTOMOTIVE» στις δαπάνες αυτοκινήτου. Με αυτόν τον τρόπο, εάν πληρώσετε με πιστωτική κάρτα αντί για EFTPOS την επόμενη φορά ή ο μηχανικός αλλάξει τη λειτουργία του εμπόρου, έτσι ώστε το κείμενο της δήλωσης της τράπεζας να δείχνει διαφορετικά, ο κανόνας είναι πιθανότερο να παραμείνει σωστός.

• Διατηρήστε τα ονόματα κανόνων ενημερωτικά και εύκολα αναγνωρίσιμα. Το MYOB έχει ως προεπιλογή τη χρήση ολόκληρης της περιγραφής από το κείμενο στην τραπεζική σας δήλωση ως το όνομα του κανόνα. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, το όνομα κανόνα γίνεται «EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU». Μην δεχτείτε αυτήν την προεπιλογή, αλλά αντ 'αυτού πάντα να επεξεργάζεστε ονόματα κανόνων για να διευκολύνετε την εύρεση των κανόνων σας στο μέλλον. Για παράδειγμα, ένα καλό όνομα κανόνα για αυτή τη συναλλαγή είναι πιθανώς «Επισκευές αυτοκινήτων οχημάτων Bay», καθώς η ονομασία αυτή περιλαμβάνει τόσο το σχετικό κείμενο της τραπεζικής δήλωσης, όσο και το είδος της δαπάνης.

• Κατά τη δημιουργία ενός κανόνα, πηγαίνετε πάντοτε στις επιλογές Προηγμένων επιλογών και εισάγετε τον προμηθευτή ή το όνομα πελάτη στην κάτω δεξιά γωνία. Αν και η επιλογή μιας κάρτας δεν είναι υποχρεωτική, θυμηθείτε ότι αν δεν επιλέξετε μια κάρτα, δεν θα μπορείτε να αναζητήσετε στο μέλλον όλες τις συναλλαγές για αυτόν τον πελάτη ή προμηθευτή. Αυτή η απουσία λεπτομερούς ιστορικού συναλλαγών μπορεί να είναι ένας πραγματικός πόνος, γι 'αυτό πάρτε την πρόσθετη στιγμή για να προσθέσετε αυτές τις πληροφορίες κάθε φορά που δημιουργείτε έναν νέο κανόνα.

  Όταν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία Internet banking για να κάνετε ηλεκτρονικές πληρωμές σε προμηθευτές, σκεφτείτε προσεκτικά πώς θα εμφανιστεί η περιγραφή στην τραπεζική σας δήλωση. Ρωτήστε τον εαυτό σας, θα έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έναν κανόνα βασισμένο σε αυτήν την περιγραφή; Η απάντηση σε αυτήν την ερώτηση εξαρτάται τόσο από την τράπεζά σας όσο και από το αν το όνομα του δικαιούχου εμφανίζεται πάντα στην δήλωση σας. Μια συμβουλή είναι να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες του προμηθευτή και τις περιγραφές πληρωμών στην υπηρεσία Internet banking σας, ώστε να εμφανίζεται κάθε φορά το ίδιο κείμενο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα βασισμένο σε αυτό το συγκεκριμένο κείμενο.

• Προσέξτε για διπλούς κανόνες. Πηγαίνετε από καιρό σε καιρό στη λίστα των κανόνων και ελέγξτε τον τρόπο με τον οποίο έχετε ρυθμίσει τις συνθήκες σας.Εάν μπορείτε να δείτε δύο κανόνες που έχουν τους ίδιους όρους, είτε διαγράψτε έναν από τους κανόνες είτε μεταβάλλετε τις συνθήκες του κανόνα.

• Αποκτήστε το MYOB να κατανείμει αυτόματα ποσοστά προσωπικού. Για δαπάνες που διαχωρίζεστε τακτικά μεταξύ επιχειρήσεων και προσωπικών (για παράδειγμα, μπορείτε πάντα να διαθέσετε το 75 τοις εκατό της βενζίνης στις επιχειρήσεις και το 25 τοις εκατό σε προσωπικό), χρησιμοποιήστε τις προηγμένες επιλογές για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που κάνει αυτή τη διάσπαση αυτόματα.

• Όταν βρίσκεστε στο παράθυρο "Τροφοδοσίες τράπεζας", ξεκουραστείτε πάντα το ποντίκι σας στο εικονίδιο "Εφαρμογή κανόνα" πριν κάνετε κλικ στην επιλογή "Εγκρίνετε" Με αυτό τον τρόπο, το MYOB εμφανίζει τον λογαριασμό στον οποίο πρόκειται να διατεθεί η συναλλαγή και μπορείτε να ελέγξετε ότι ο κανόνας λειτουργεί σωστά.

• Μη δημιουργείτε κανόνα με την προϋπόθεση ότι κάθε συναλλαγή που περιέχει τη λέξη «BP» θα διατεθεί στη βενζίνη. Γιατί όχι; Διότι, αν το κάνετε αυτό, κάθε συναλλαγή BPAY, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για ηλεκτρική ενέργεια, τηλέφωνο ή φόρο, θα διατεθεί στη βενζίνη, απλώς και μόνο επειδή το «BPAY» περιέχει τα γράμματα «BP».

• Εάν έχετε μεγάλο όγκο συναλλαγών, εξετάστε το ενδεχόμενο να καθορίσετε το όνομα του κανόνα στο πεδίο Memo όταν δημιουργείτε έναν κανόνα. Για παράδειγμα, αν δημιουργήσετε έναν κανόνα με την προϋπόθεση ότι κάθε συναλλαγή που περιέχει τις λέξεις «Katoomba Au» θα διατεθεί στις Επισκευές Αυτοκινήτων (επειδή η Katoomba Au στην προκειμένη περίπτωση σημαίνει Katoomba Automotive »), ένα τέχνασμα πρέπει να πάει Προηγμένες επιλογές και ως Σημείωση για αυτόν τον κανόνα, πληκτρολογήστε 'Δημιουργία συναλλαγής χρησιμοποιώντας τον κανόνα Katoomba Automotive'. Με αυτόν τον τρόπο, αν ελέγχετε τις συναλλαγές στο τέλος του τριμήνου ή στο τέλος του έτους και διαπιστώνετε ότι οι συναλλαγές έχουν κατανεμηθεί λανθασμένα, γνωρίζετε ποιος κανόνας έχει προκαλέσει τα πράγματα να πάει στραβά.

Χρησιμοποιείται σωστά, οι τραπεζικοί κανόνες μπορούν να εξοικονομήσουν μέχρι και το 90% του χρόνου εισαγωγής δεδομένων και ουσιαστικά να εξαλείψουν την ανάγκη για χρονοβόρες τραπεζικές συμφωνίες.