Δέκα παγίδες διαχείρισης έργων και πώς να τις αποφύγετε - ανδρείκελα

Η διαχείριση ενός έργου είναι δύσκολη. Το πεδίο εφαρμογής, οι πόροι, οι προσδοκίες, τα χρονοδιαγράμματα και οι προϋπολογισμοί αλλάζουν συνεχώς. Παρόλο που το Microsoft Project μπορεί να σας βοηθήσει με τους μηχανισμούς της οργάνωσης, του προγραμματισμού και της παρακολούθησης ενός έργου, δεν μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε όλες τις παγίδες στη διαχείριση έργων. Εδώ είναι μια ματιά σε δέκα από τις πιο κοινές παγίδες και συμβουλές για το πώς να τις αποφύγετε.

Ξεκινήστε πάρα πολύ μικρό

Για να ξεκινήσετε στο δεξί πόδι σε ένα νέο έργο, αρχίστε με να προβληματιστείτε στη μεγάλη εικόνα και να εργάζεστε με συστηματικό τρόπο. Πρέπει να κατανοήσετε το σκοπό, τους στόχους και τη στρατηγική σημασία του έργου προτού να βγάλετε τα λεπτομερή καθήκοντα που είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση του έργου.

Ξεκινήστε θέτοντας τα εξής ερωτήματα: Πρέπει το έργο να οργανωθεί από παραδοτέο; Με φάση; Με γεωγραφία; Με τύπο τεχνολογίας; Σκεφτείτε τις συνέπειες της οργάνωσης του έργου σας με κάθε τρόπο. Μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να οργανώσετε το έργο και να ξεκινήσετε τη δουλειά σας (WBS). Αν αποφασίσετε να το οργανώσετε από τη φάση, κάθε φάση του έργου σας αντανακλάται στο ανώτατο επίπεδο του WBS. εάν αποφασίσετε ότι τα παραδοτέα είναι ένας καλύτερος τρόπος να οργανωθεί το έργο, αυτά είναι τα κορυφαία επίπεδα. Μόλις δημιουργηθεί το ανώτατο επίπεδό σας, μπορείτε να αρχίσετε να αποσυνθέτετε το ανώτερο επίπεδο σε πιο λεπτομερή πακέτα εργασίας και από τα πακέτα εργασίας σε εργασίες.

Αποτυχία να καλύψει τις υποθέσεις σας

Δεν θα μπορούσατε να σχεδιάσετε ένα έργο χωρίς κάποιες υποθέσεις. Κάνοντας υποθέσεις δεν είναι πρόβλημα, αλλά πιστεύοντας ότι άλλοι άνθρωποι γνωρίζουν - ή μοιράζονται - υποθέσεις σας είναι ένα πρόβλημα.

Όποτε ξεκινάτε ένα νέο έργο, δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής υποθέσεων - είτε σε υπολογιστικό φύλλο Excel είτε ως πίνακα Word. Δηλώστε την παραδοχή, καθορίστε την προθεσμία για την επικύρωσή της και προσθέστε ένα πεδίο για σχόλια. Είναι πολύ απλό, αλλά διασφαλίζει ότι όλοι λειτουργούν με την ίδια σειρά υποθέσεων.

Επικολλήστε την υπόθεση στην ενότητα Σημειώσεις των εργασιών που επηρεάζονται από την παραδοχή.

Αντιμετωπίστε το έργο σας ως το μοναδικό VIP (πολύ σημαντικό έργο)

Το έργο σας είναι σημαντικό για εσάς. στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι η πιο σημαντική πτυχή της δουλειάς σας. Μπορεί όμως να μην είναι τόσο σημαντικό για όλους τους άλλους. Εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό που έχει πολλά τρέχοντα έργα, η δική σας πιθανότατα δεν είναι η προτεραιότητα αριθ. 1. Όποτε οι πόροι έλκονται από το έργο σας για να βοηθήσετε σε ένα άλλο, απλά επιστρέψτε στο πρόγραμμα και αναθεωρήστε το σχέδιό σας για να ολοκληρώσετε το έργο.Μπορεί να χρειαστεί να αναθεωρήσετε τη γραμμή βάσης ή ακόμα και να δημιουργήσετε μια νέα.

Πιστεύετε ότι η διαθεσιμότητα είναι ένα σετ δεξιοτήτων

Όταν εργάζεστε βαθιά μέσα στο έργο και προσπαθείτε να εξισορροπήσετε τη διαθεσιμότητα πόρων με το έργο που πρέπει να ολοκληρωθεί, η ευκολότερη στρατηγική είναι να αναζητήσετε την πρώτη μη διατεθείσα ή υποαποθηκευμένη, πόρων και να εκχωρήσετε το συγκεκριμένο άτομο σε μια εργασία. Το πρόβλημα είναι ότι ο μη κατανεμημένος πόρος μπορεί να μην έχει τις ικανότητες για να κάνει το έργο. Η θέση ενός υπαλλήλου στο τμήμα πληροφορικής, για παράδειγμα, δεν εγγυάται, ούτε καν υπονοεί, ότι μπορεί να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων ή να αρχικοποιήσει ένα σύστημα. Προσδιορίστε τις δεξιότητες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου και προσδιορίστε τα σύνολα δεξιοτήτων των διαθέσιμων πόρων. Ίσως χρειαστεί να εντοπίσετε επίπεδα δεξιοτήτων , όπως επίπεδο εισόδου, μεσαίο επίπεδο και εμπειρογνώμονα.

Εγγραφείτε στο μύθο απεριόριστων πόρων

Εάν δεν υπολογίζετε την προσπάθεια και τη διάρκεια κάθε εργασίας, διατρέχετε τον κίνδυνο να εκχωρήσετε υπερβολική εργασία σε έναν μόνο πόρο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πόροι δεν προορίζονται για έργα με πλήρη απασχόληση. Πολλοί πόροι λειτουργούν σε μια οργάνωση μήκους . εργάζονται σε πολλαπλά έργα ή εργάζονται στο έργο.

Αν δεν καθορίσετε πόσο καιρό οι πόροι πρέπει να δαπανήσουν για το έργο και το επίπεδο εργασίας ανάλογα, αντιμετωπίζετε μια δυσάρεστη έκπληξη όταν το έργο καθυστερεί επειδή οι πόροι του δεν είναι 100% αφιερωμένοι ή επειδή τους έχετε συγκεντρωθεί.

Βασιστείτε σε μη ρεαλιστικές εκτιμήσεις

Ως διαχειριστής έργου, βασίζεστε στα μέλη της ομάδας για να παρέχουν ακριβείς εκτιμήσεις κόστους και διάρκειας της εργασίας τους. Μετά από όλα, δεν μπορείτε να είστε ειδικός σε κάθε θέμα. Ωστόσο, επειδή εξακολουθείτε να είστε υπόλογοι για το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό που αναπτύξατε, θα πρέπει να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο αναπτύχθηκαν οι εκτιμήσεις και στη συνέχεια να επαληθεύσετε την κατάλληλη μέθοδο εκτίμησης.

Στην ενότητα "Σημειώσεις", τεκμηριώνετε τη βάση των εκτιμήσεων και τις παραδοχές που χρησιμοποιήθηκαν για την εκπόνηση μιας εκτίμησης για να παρακολουθήσετε τις μεταβλητές που σχετίζονται με την εκτίμηση.

Ξεχάστε να προετοιμαστείτε για το νόμο του Murphy

Ένας διαχειριστής έργου έχει μια στάση που μπορεί να κάνει. Όντας στην επιχείρηση της επίλυσης προβλημάτων και της παροχής αποτελεσμάτων, ωστόσο, δεν σημαίνει ότι μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να είστε τυφλά αισιόδοξοι για τα έργα. Η έγκαιρη παράδοση και ο προϋπολογισμός εξαρτάται εν μέρει από τη δημιουργία αποθεματικού για απρόβλεπτα τόσο για το χρονοδιάγραμμα όσο και για τον προϋπολογισμό. Μπορείτε να δημιουργήσετε αποθεματικό για μεμονωμένες εργασίες που είναι εγγενώς επικίνδυνες και να ορίσετε ένα γενικό αποθεματικό έργου. Για τα απλούστερα έργα, αρκεί ένα αποθεματικό 10%. Για τεχνολογία αιχμής, μπορεί να χρειαστεί ένα αποθεματικό 50 τοις εκατό ή περισσότερο.

Βρεθείτε στην τρέλα

Η αναχαίτιση του αριθ. 1 για την ολοκλήρωση των εργασιών είναι αναμφισβήτητα η Συνάντηση. Μπορείτε να ανακαλέσετε τις εργάσιμες ημέρες, στις οποίες μετακομίζατε από μια συνάντηση στην άλλη, μόνο για να φτάσετε στο τέλος της ημέρας και συνειδητοποιήστε ότι δεν ολοκληρώσατε οποιαδήποτε δική σας δουλειά. Ίσως δεν χρειαζόταν να παρευρεθείτε σε όλα αυτά - ή ότι αν τουλάχιστον είχαν εκτελεστεί αποτελεσματικότερα, θα μπορούσαν να έχουν ολοκληρώσει στο μισό χρόνο.

Σταματήστε την τρέλα συνάντησης! Προγραμματίστε συναντήσεις - ακόμη και εβδομαδιαίες συναντήσεις κατάστασης - μόνο όταν είναι απαραίτητο. Πειραματιστείτε κρατώντας συναντήσεις ομάδας κάθε δύο εβδομάδες ή πραγματοποιώντας συσκέψεις one-on-one με μεμονωμένα μέλη της ομάδας.

Εάν ένα συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης απαιτεί εισροή από έναν ενδιαφερόμενο, ζητήστε από το άτομο αυτό να παραστεί μόνο σε εκείνο το μέρος της συνάντησης και στη συνέχεια να δικαιολογηθεί για να επιστρέψει στην εργασία.

Ξεχάστε ότι είναι μόνο ένα μοντέλο

Αφού γνωρίζετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιώντας το Project, μην συγχέετε το πρόγραμμα με την πραγματικότητα. Το χρονοδιάγραμμα είναι απλά ένα μοντέλο της πραγματικότητας, δεδομένων των διαθέσιμων πληροφοριών εκείνη τη στιγμή. Οι πληροφορίες, οι παραδοχές, οι εκτιμήσεις και οι πόροι, αλλάζουν πάντα, οι κίνδυνοι και τα ζητήματα, και φυσικά το πεδίο εφαρμογής του έργου αλλάζει. Ως εκ τούτου, μόλις αρχίσετε το έργο, είναι μάλλον ξεπερασμένο.

Φροντίστε, βεβαίως, να ενημερώσετε το μοντέλο με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες, αλλά να θυμάστε ότι απλά ο προγραμματισμός ενός συμβάντος δεν εγγυάται ότι θα συμβεί.

Βασιζόμενη σε θαύματα

Εάν δεν μπορείτε να υπολογίσετε πώς να εκπληρώσετε μια προθεσμία δεδομένων των πόρων και των πληροφοριών που εισάγετε στο Project, είναι απίθανο να τηρήσετε αυτήν την προθεσμία. Στην πραγματικότητα, το Project μπορεί να σας βοηθήσει να γνωστοποιήσετε τα προβλήματα που είναι εγγενή σε μια επιθετική ημερομηνία παράδοσης. Μπορείτε να παρουσιάσετε στους συμμετέχοντες το χρονοδιάγραμμα και να τους ζητήσετε να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε πώς να επιταχύνετε την ολοκλήρωση των εργασιών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να παρέχουν σχετικές πληροφορίες που σας βοηθούν να ολοκληρώσετε νωρίτερα. σε άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, θέλουν το έργο να πραγματοποιηθεί μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία, αλλά δεν υπάρχει εύλογος τρόπος για να τηρηθεί η προθεσμία.

Όταν αντιμετωπίζετε μια μη ρεαλιστική προθεσμία, συναντήστε το όσο καλύτερα μπορείτε. Εάν η προθεσμία είναι απλώς αδύνατη, ωστόσο, να την αναγνωρίσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Project για να αναζητήσετε εναλλακτικές προσεγγίσεις για την επίτευξη των παραδοτέων του έργου - αν και δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συμπιέσετε το χρόνο.