Καταγράφοντας την παραλαβή των στοιχείων με το QuickBooks 2011 - ανδρείκελα

Όταν λαμβάνετε στοιχεία από έναν προμηθευτή, μπορείτε να καταγράψετε την απόδειξη στο QuickBooks. Συνήθως το κάνετε αυτό όταν θέλετε να καταγράψετε την παραλαβή ενός στοιχείου ακόμα και πριν λάβετε λογαριασμό για το στοιχείο. Για παράδειγμα, σε οποιαδήποτε επιχείρηση με απογραφή, θέλετε να γνωρίζετε ακριβώς πόσα αποθέματα έχετε στην αποθήκη σας ή στο πάτωμα του καταστήματός σας. Δεν θέλετε να περιμένετε να προσαρμόσετε τα αρχεία απογραφής για αυτές τις αγορές στο QuickBooks μέχρι να λάβετε το τιμολόγιο από τον προμηθευτή. Σε αυτό το σενάριο, καταγράφετε όταν λαμβάνετε στοιχεία.

Για την καταγραφή των αποδείξεων στοιχείων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Λήψη στοιχείων.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία παραστατικών στοιχείων.

   

2. Επιλέξτε τον προμηθευτή από τον οποίο λαμβάνετε στοιχεία από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής.

3. Επιλέξτε τις εντολές αγοράς (POs) στις οποίες λαμβάνετε στοιχεία.

   Εάν υπάρχουν ανοικτές εντολές αγοράς για τον προμηθευτή, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνυμάτων. Το πλαίσιο μηνύματος ρωτά αν θέλετε να λαμβάνετε στοιχεία κατά μιας από τις ανοικτές εντολές αγοράς.

4. Επιβεβαιώστε την ημερομηνία λήψης.

5. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σύνολο για να προσδιορίσετε τη συνολική αξία της παραγγελίας που έχετε λάβει, εάν είναι διαθέσιμη.

   Το QuickBooks υπολογίζει αυτό το άθροισμα για εσάς, προσθέτοντας τα μεμονωμένα έξοδα του στοιχείου, ώστε να μπορείτε να περιμένετε μέχρι αργότερα.

6. (Προαιρετικό) Χρησιμοποιήστε έναν αριθμό αναφοράς.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αναφ. Αριθ. Πεδίο για να δώσετε έναν αριθμό αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αναφέρετε τον αριθμό παραγγελίας του πωλητή.

7. (Προαιρετικό) Παρέχετε μια περιγραφή υπομνημάτων.

8. Περιγράψτε τα στοιχεία που έχετε λάβει.

   Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Είδη για να εντοπίσετε τα στοιχεία που έχετε λάβει.

9. Περιγράψτε τυχόν σχετικά έξοδα.

10. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε το στοιχείο απόδειξης.

    Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο, το QuickBooks αποθηκεύει τις πληροφορίες απόδειξης στοιχείων και κλείνει το παράθυρο Δημιουργία Παραστατικών Στοιχείων. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει τις πληροφορίες απόδειξης στοιχείου και αναδημοσιεύει μια νέα, καθαρή και εκκαθαρισμένη έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραστατικών στοιχείων. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο για να περιγράψετε τις αποδείξεις ορισμένων άλλων στοιχείων.