Συμβιβασμός του τραπεζικού σας λογαριασμού στο Sage 50 - ανδρείκελα

Πριν ξεκινήσετε μια συμφωνία τραπεζών στο Sage 50, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε εισάγει το μεγαλύτερο μέρος των οικονομικών σας συναλλαγών για την περίοδο που συμβιβάζεστε. Παραδοσιακά, οι λογιστές θα συμφιλιώσουν τον τραπεζικό λογαριασμό στο τέλος κάθε μήνα, μόλις λάβουν τις τραπεζικές τους καταστάσεις. Ωστόσο, η εμφάνιση της ηλεκτρονικής τραπεζικής σημαίνει ότι τώρα είναι ευκολότερο να συμβιβαστείτε ο τραπεζικός σας λογαριασμός σε πολύ πιο τακτική βάση. Θεωρητικά, θα μπορούσατε να συμβιβάσετε τις συναλλαγές σας καθημερινά, αν και πιθανόν εβδομαδιαία είναι πιθανότερο.

Ακολουθεί μια λίστα με τα πράγματα που χρειάζεστε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημοσιεύσει πριν από την εναρμόνιση του τραπεζικού λογαριασμού:

• Ελέγξτε ότι όλα τα τιμολόγια πωλήσεων δημοσιεύονται και ενημερώνονται στο σύστημα λογαριασμών σας. Αυτό διασφαλίζει ότι τα τυχόν εμβάσματα που εισπράττονται μπορούν να διατεθούν στο σωστό τιμολόγιο.

• Βεβαιωθείτε ότι όλες οι αποδείξεις που έχουν πληρωθεί στον τραπεζικό λογαριασμό με μη αυτόματο τρόπο δημοσιεύονται στο σύστημα λογαριασμών. Μπορείτε να δημοσιεύσετε τις αποδείξεις BACS απευθείας από τις τραπεζικές δηλώσεις.

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημοσιεύσει τυχόν επιταγές στο λογιστικό σύστημα που έχετε γράψει και στείλει.

• Ελέγξτε ότι έχετε δημοσιεύσει όλα τα τιμολόγια προμηθευτών στο σύστημα. Αυτό διασφαλίζει ότι οι πληρωμές που πραγματοποιείτε στους προμηθευτές σας μπορούν να κατανεμηθούν βάσει του σωστού τιμολογίου.

• Εάν χρησιμοποιείτε το Sage 50, βεβαιωθείτε ότι έχετε επεξεργαστεί τυχόν εισόδους τραπεζικών επαναλήψεων που ίσως έχετε ορίσει για κανονικές πληρωμές που γίνονται ή λαμβάνονται.

Όταν είστε ικανοποιημένοι ότι έχετε ολοκληρώσει όλες τις παραπάνω εργασίες, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία συμφιλίωσης.

1. Από την ενότητα Τραπεζικά Λογαριασμοί, επιλέξτε το λογαριασμό που θέλετε να συμβιβάσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο Εναρμόνιση.

   Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Περίληψη Δήλωση όπου θα πρέπει να εισαγάγετε έναν τίτλο για τη συμφιλίωση των τραπεζών και να εισαγάγετε το ισοζύγιο τραπεζικών λογαριασμών με το οποίο συμφωνείτε και την ημερομηνία της δήλωσης.

2. Όταν κάνετε κλικ στο OK, θα ανοίξει η οθόνη συμφωνίας τραπεζών και θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τραπεζικές καταστάσεις σας για να σημειώσετε όλες τις συναλλαγές που εμφανίζονται αυτήν τη στιγμή στο Sage 50 έναντι των ίδιων των τραπεζικών δηλώσεων.

   Αν δεν έχουν σημειωθεί κάποια στοιχεία, όπως οι άμεσες χρεώσεις και οι αποδείξεις BAC, μπορείτε να τα προσθέσετε χρησιμοποιώντας το κουμπί προσαρμογής και επιλέγοντας τον κατάλληλο τύπο πληρωμής ή απόδειξης.

   Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να σώσετε τη συμφιλίωση ανά πάσα στιγμή, οπότε αν διακοπεί, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη συμφιλίωση και να επιστρέψετε αργότερα σε αυτήν. Οποιεσδήποτε αντιστοιχίες που έχετε κάνει θα αποθηκευτούν. Απλά βεβαιωθείτε ότι όταν ανοίξετε τη συμφωνία τραπεζών την επόμενη φορά, κάντε κλικ στην επιλογή 'Χρησιμοποιημένα αποθηκευμένα' και όχι στο 'Απορρίψτε αποθηκευμένο', διαφορετικά θα πρέπει να ξεκινήσετε ξανά!

3. Όταν είστε ικανοποιημένοι με το γεγονός ότι έχετε αντιστοιχίσει όλα τα στοιχεία του Sage με μια καταχώρηση στις τραπεζικές δηλώσεις σας και ότι δεν υπάρχουν υπόλοιπα στοιχεία που δεν έχουν σημειωθεί στην πραγματική τραπεζική σας κατάσταση, είστε σε θέση να ολοκληρώσετε τη διαδικασία συμφιλίωσης.

   Ωστόσο, προτού κάνετε κλικ στο κουμπί Reconcile, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο 'Διαφορά' στην κάτω δεξιά γωνία δείχνει μηδέν. Αν όχι, βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει τη σωστή ποσότητα τραπεζικών δηλώσεων και ελέγξτε διπλά όλα τα στοιχεία που έχετε σημειώσει. Μπορεί να έχετε συμπληρώσει ακούσια ένα πρόσθετο στοιχείο κατά λάθος.

4. Όταν είστε χαρούμενοι ότι τα στοιχεία σας είναι ακριβή και το πλαίσιο διαφοράς είναι μηδέν, κάντε κλικ στην επιλογή Reconcile. Η εργασία έγινε!

   Ένα αντίγραφο της συμφωνίας τραπεζών σας θα αποθηκευτεί στα αρχεία για μελλοντική αναφορά.