Microsoft Office Project 2007 Για Dummies Cheat Sheet - Dummies

Από το Nancy C. Muir

Το Microsoft Office Project 2007 σάς βοηθά να κρατάτε τα έργα σας στο σωστό δρόμο, σε απευθείας σύνδεση. Με το Project 2007, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου, να διαχειριστείτε τους ανθρώπινους πόρους σας και να σφίξετε το χρονοδιάγραμμα ενός έργου όταν τα πράγματα αρχίσουν να γλιστρήσουν. Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε πρόγραμμα, τα πλήκτρα συντόμευσης και οι χρήσιμοι ιστότοποι μπορούν να διευκολύνουν τη ζωή.

Τρόπος επίλυσης διαφορών ανθρώπινου δυναμικού με το Microsoft Office Project 2007

Όταν ένα μέλος της ομάδας του έργου είναι συγκεντρωμένο στο έργο σας στο Microsoft Office Project 2007, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να διορθώσετε το πρόβλημα χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες προτάσεις. Λάβετε υπόψη ότι οι περιστάσεις του έργου σας καθορίζουν αν μια συγκεκριμένη λύση είναι εφαρμόσιμη. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε πόρους μόνο εάν το επιτρέπει ο προϋπολογισμός σας και μπορείτε να αυξήσετε τη διαθεσιμότητα ενός ατόμου στο έργο μόνο ελέγχοντας με αυτό το άτομο - και τον προϊστάμενό του - για να είστε βέβαιοι ότι είναι εντάξει.

Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές για να διαχειριστείτε το φόρτο εργασίας:

• Αναθεωρήστε τη διαθεσιμότητα του πόρου στο έργο. Για παράδειγμα, αλλάξτε τη διαθεσιμότητα του ατόμου από 50% σε 100%.

• Τροποποιήστε τις αναθέσεις για να απομακρύνετε το μέλος της ομάδας από κάποια καθήκοντα κατά τη διάρκεια του χρονικού διαστήματος της σύγκρουσης.

• Μετακινήστε μια εργασία στην οποία αντιστοιχεί το υπερφορτωμένο άτομο σε μεταγενέστερη ημερομηνία ή τροποποιήστε τις σχέσεις εξάρτησης της εργασίας.

• Προσθέστε ένα δεύτερο άτομο σε μια εργασία που προκαλεί την υπερκράτηση του πόρου. Αυτό επιτρέπει την ολοκλήρωση της εργασίας νωρίτερα και απελευθερώνει το πρωτεύον πρόσωπο νωρίτερα.

• Αντικαταστήστε τον συνοριοθετημένο άτομο με κάποιο άλλο σε ορισμένες εργασίες. Δοκιμάστε τον "Οδηγό αντικατάστασης πόρων" για βοήθεια σχετικά με αυτό.

• Κάντε αλλαγές στο ημερολόγιο βάσης πόρων για να επιτρέψετε στον πόρο να λειτουργεί περισσότερο χρόνο σε μια εβδομάδα.

Τρόπος δημιουργίας σχεδίου έργου στο Microsoft Office Project 2007

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό προγράμματος στο Microsoft Office Project 2007 για να σας καθοδηγήσει στην κατασκευή ενός έργου. Ωστόσο, αν προτιμάτε να κάνετε τα πράγματα μόνοι σας, ακολουθήστε αυτή την εύχρηστη λίστα ελέγχου για να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα Έργου:

• Εισάγετε πληροφορίες για το έργο (όπως την ημερομηνία έναρξης).

• Ρυθμίστε το ημερολόγιο εργασίας σας.

• Δημιουργήστε εργασίες, εισάγοντας πληροφορίες σχετικά με τις διάρκειες.

• Δημιουργήστε ορόσημα (εργασίες μηδενικής διάρκειας) στο έργο σας.

• Οργανώστε τις εργασίες σας σε φάσεις, χρησιμοποιώντας τη δομή του σχεδίου του έργου.

• Δημιουργήστε εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών, προσθέτοντας περιορισμούς εάν είναι απαραίτητο.

• Δημιουργήστε πόρους, αναθέτοντας πληροφορίες κόστους / ποσοστού και πληροφορίες ημερολογίου πόρων.

• Αντιστοιχίστε πόρους σε εργασίες.

• Επίλυση διαφορών πόρων.

• Ελέγξτε τη συνολική διάρκεια και το κόστος του έργου, πραγματοποιώντας προσαρμογές εάν είναι απαραίτητο.

• Ορίστε μια γραμμή βάσης.

Αφού ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε το έργο, να παρακολουθήσετε την πρόοδό του και να αναφέρετε την πρόοδο στη διαχείριση χρησιμοποιώντας τις Αναφορές του Έργου ή απλά εκτυπώνοντας το πρόγραμμά σας ή το μοιράζεστε στον Ιστό.

Χρήσιμες τοποθεσίες Web για εργασία με το Microsoft Office Project 2007

Καθώς διαχειρίζεστε έργα με το Microsoft Office Project 2007, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε μια χρήσιμη τοποθεσία Web. Η ακόλουθη λίστα περιέχει συνδέσμους προς ορισμένες χρήσιμες τοποθεσίες Web με προσανατολισμό στην διαχείριση έργων καθώς και μερικούς ιστότοπους στους οποίους μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρότυπα έργων ή πρόσθετα τρίτων κατασκευαστών για το Project:

• Gallery Template Microsoft

• Microsoft Enterprise Project Management Solutions

• AllPM, Διεθνές Ινστιτούτο Εκμάθησης, Αρχική Σελίδα Διαχειριστή Έργου

• Αμερικανική Εταιρεία για την Προώθηση της Διαχείρισης Έργων

• Διεθνής Ένωση Διαχείρισης Έργων

• Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων

• ProjectManagement. com

Πώς να μειώσετε την ώρα του έργου με το Microsoft Office Project 2007

Εκτιμάτε το μήκος ενός έργου όσο καλύτερα μπορείτε, αλλά εάν το έργο σας του Microsoft Office Project 2007 διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, δοκιμάστε τις ακόλουθες μεθόδους για να σφίξετε ο συγχρονισμός:

• Τροποποιήστε τις εξαρτήσεις έτσι ώστε οι εργασίες να ξεκινούν νωρίτερα, αν είναι δυνατόν.

• Δημιουργήστε επικαλυπτόμενες εξαρτήσεις, όπου χρειάζεται.

• Μειώστε το ποσό της χαλαρότητας (αλλά ποτέ να το ξεφορτωθείτε!) Σε μεμονωμένα καθήκοντα.

• Προσθέστε τους πόρους σε εργασίες με προσπάθεια προσπάθειας για να τις ολοκληρώσετε νωρίτερα.

• Εξετάστε εάν το έργο σας μπορεί να κάνει χωρίς συγκεκριμένες εργασίες (για παράδειγμα, μια δεύτερη δοκιμαστική φάση Q & A ή μια επισκόπηση διαχείρισης ενός σχεδίου συσκευασίας).

• Αναθέστε μια φάση του έργου σας όταν οι εσωτερικοί ανθρώπινοι πόροι δεν μπορούν να το ολοκληρώσουν επειδή είναι απασχολημένοι με άλλες εργασίες.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Office Project 2007

Όπως κάθε καλό λογισμικό, το Microsoft Office Project 2007 προσφέρει συντομεύσεις πληκτρολογίου για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα έργα σας με λιγότερες πληκτρολογήσεις. Οι συντομεύσεις που θα χρησιμοποιήσετε όλη την ώρα κατά την κατασκευή και την εργασία με ένα σχέδιο του έργου περιλαμβάνουν αυτές του παρακάτω πίνακα:

Πλήκτρο	Αποτέλεσμα
Εισαγωγή	Εισαγωγή νέας εργασίας
Ctrl + K < (999) F1	Ανοίγει το πλαίσιο ελέγχου
F1	Ανοίγει τον έλεγχο ορθογραφίας
Alt + F10 < Ctrl + F	Εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση
Ctrl + F	Εμφανίζει το επιλεγμένο έργο
το παράθυρο διαλόγου Εύρεση / Αντικατάσταση	Ctrl + Z
Αναίρεση προηγούμενης ενέργειας	Ctrl + Y
Επαναφορά της ενέργειας	Ctrl + P
+ Ανοίγει το νέο παράθυρο εργασίας έργου	Ctrl + O
Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα	Ctrl + T