Διαχείριση δεδομένων καταλόγου σε προβολή φύλλου δεδομένων SharePoint 2010 - όψεις μακέτας

Οι προβολές φύλλου δεδομένων στο SharePoint 2010 είναι εξαιρετικά χρήσιμοι για την πραγματοποίηση μαζικών ενημερώσεων σε στοιχεία λίστας και ιδιότητες εγγράφου σε βιβλιοθήκη. Μια προβολή φύλλου δεδομένων εμφανίζει μια λίστα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι προβολές φύλλου δεδομένων λειτουργούν μόνο σε προγράμματα περιήγησης Internet Explorer.

Με τις προβολές του φύλλου δεδομένων, μπορείτε να

• Υποστηρίξετε τους περισσότερους τύπους στηλών, συμπεριλαμβανομένων των στηλών κειμένου, επιλογής, ημερομηνίας, αριθμού και αναζήτησης. Οι προβολές του φύλλου δεδομένων δεν λειτουργούν με τις στήλες εμπλουτισμένων HTML. Επιπλέον, δεν λειτουργούν όλες οι λειτουργίες της στήλης όπως αναμένεται σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Με λίγα λόγια, όταν οι προβολές φύλλου δεδομένων λειτουργούν, λειτουργούν εξαιρετικά. Απλώς πρέπει να δοκιμάσετε τους τύπους κολώνων σας προτού φτάσετε υπερβολικά φιλόδοξοι.

• Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να μετακινηθείτε στην προβολή όπως ένα υπολογιστικό φύλλο.

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τιμές, που είναι ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να κάνετε μαζικές ενημερώσεις σε μια λίστα.

• Κάντε δεξί κλικ σε μια επικεφαλίδα στήλης για να εμφανίσετε πρόσθετες επιλογές, όπως η απόκρυψη της στήλης ή η ρύθμιση του πλάτους της στήλης.

• Δημιουργήστε μια προβολή φύλλου δεδομένων από την προβολή Κανονικής προβολής κάνοντας κλικ στο κουμπί Προβολή φύλλου δεδομένων στην καρτέλα Λίστα στη Κορδέλα SharePoint.

• Σύρετε και αποθέστε τις στήλες σε μια προβολή φύλλου δεδομένων για να τις αναδιατάξετε.

Μια προβολή φύλλου δεδομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αλλάξετε γρήγορα τον τύπο περιεχομένου ενός στοιχείου ή εγγράφου λίστας. Απλά προσθέστε τη στήλη τύπου περιεχομένου στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργείτε μια προβολή φύλλου δεδομένων όπως ακριβώς δημιουργείτε μια τυπική προβολή, αν και έχετε λιγότερες επιλογές διαμόρφωσης. Μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να εμφανίσετε σύνολα και να ορίσετε το όριο στοιχείων στις προβολές του φύλλου δεδομένων.

Ακολουθεί μια λίστα επαφών σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν μια στήλη δεν μπορεί να επεξεργαστεί λόγω του τύπου δεδομένων της στήλης, εμφανίζεται το μήνυμα Read-Only στην κάτω δεξιά γωνία του δελτίου δεδομένων. Το μήνυμα "Εκκρεμείς αλλαγές" εμφανίζεται στην κάτω αριστερή γωνία όταν πραγματοποιούνται ενημερώσεις στη βάση δεδομένων.

Ανάλογα με τις εφαρμογές του Office που έχετε εγκαταστήσει, μπορεί να έχετε πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές για τη διαχείριση των δεδομένων της λίστας σε προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις επιλογές κάνοντας κλικ στο παράθυρο εργασιών στην άκρα δεξιά της προβολής φύλλου δεδομένων. Αυτό το παράθυρο εμφανίζει επιλογές για εργασία με τη λίστα σε Microsoft Access και Excel.