Διαχείριση περιεχομένου με σύνολα εγγράφων SharePoint Online - dummies

Στο SharePoint Online, μία από τις σουίτες προϊόντων Microsoft Office 365, ένα σύνολο εγγράφων σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τα έγγραφα μαζί με βάση ορισμένα κριτήρια και στη συνέχεια συνεργάζονται με την ομάδα εγγράφων ως ενιαία οντότητα.

Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα έργο στο οποίο εργάζεστε για μάρκετινγκ και ένα έργο στο οποίο εργάζεστε για λογιστική. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα έγγραφα μάρκετινγκ μαζί και να ομαδοποιήσετε τα λογιστικά σας έγγραφα μαζί. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με τα λογιστικά έγγραφα ή τα έγγραφα μάρκετινγκ ως ενιαία ομάδα και όχι μεμονωμένα.

Χρησιμοποιώντας τα Σετ εγγράφων, μπορείτε να στείλετε ταυτόχρονα όλα τα έγγραφα μάρκετινγκ μέσω ροής εργασίας σε μια παρτίδα ή να προβάλετε την έκδοση έκδοσης για όλα τα έγγραφα ως σύνολο σε ένα δεδομένο χρονικό σημείο.

Για να ξεκινήσετε τη χρήση των Σετ εγγράφων, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία της συλλογής τοποθεσιών. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ενέργειες τοποθεσίας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

   Εμφανίζεται η σελίδα "Ρυθμίσεις ιστότοπου" όπου εμφανίζονται όλες οι ρυθμίσεις για αυτόν τον συγκεκριμένο ιστότοπο του SharePoint.

2. Μεταβείτε στην ομάδα διαχείρισης συλλογής τοποθεσιών και κάντε κλικ στο σύνδεσμο Χαρακτηριστικά συλλογής τοποθεσιών.

   Εμφανίζεται η σελίδα χαρακτηριστικών για αυτήν τη συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ενεργοποίηση δίπλα στη λειτουργία "Σειρά εγγράφων".

Αφού ενεργοποιηθεί η λειτουργία "Έγγραφα εγγράφων", μπορείτε να προσθέσετε τη λειτουργικότητα σε οποιαδήποτε βιβλιοθήκη. Το σετ εγγράφων έχει τη μορφή ενός τύπου περιεχομένου στο SharePoint. Ο τύπος περιεχομένου είναι η ομαδοποίηση των πεδίων μεταδεδομένων σε μια ενιαία ομάδα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια συνταγή που έχει έναν τύπο περιεχομένου που περιλαμβάνει μεταδεδομένα, όπως συστατικά, χρόνοι μαγειρέματος και απαιτούμενα καρυκεύματα.

Ο τύπος περιεχομένου του SetPoint Document Set περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες που απαιτούνται για την ομαδοποίηση πολλαπλών εγγράφων σε μια ενιαία οντότητα.

Μια κοινή βιβλιοθήκη εγγράφων στο SharePoint είναι η βιβλιοθήκη Κοινόχρηστα Έγγραφα. Μπορείτε να προσθέσετε τη λειτουργικότητα του Set Document στη βιβλιοθήκη Shared Documents ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Πλοηγηθείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να προσθέσετε τη λειτουργία Document Sets.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης που βρίσκεται στην καρτέλα Βιβλιοθήκη.

   Για να προσθέσετε έναν τύπο περιεχομένου σε αυτήν τη βιβλιοθήκη, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε την επεξεργασία.

3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης", κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Ρυθμίσεις για προχωρημένους".

   Εμφανίζεται η σελίδα Σύνθετες ρυθμίσεις και σας επιτρέπει να εκτελέσετε σύνθετες ρυθμίσεις για αυτήν τη βιβλιοθήκη.

4. Στην ενότητα Τύπος περιεχομένου, επιλέξτε Ναι για να επιτρέψετε την επεξεργασία τύπων περιεχομένου.

5. Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

   Παρατηρήστε ότι μια νέα ενότητα εμφανίζεται στη σελίδα που τώρα ονομάζεται Τύποι περιεχομένου.

6. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Προσθήκη από υπάρχοντες τύπους περιεχομένου τοποθεσίας για να προσθέσετε έναν υπάρχοντα τύπο περιεχομένου ιστότοπου.

7. Επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου ομάδας εγγράφων, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τώρα που η λειτουργικότητα του Set Document έχει προστεθεί στη βιβλιοθήκη, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο σετ εγγράφων. Για να δημιουργήσετε ένα νέο σετ εγγράφων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Έγγραφα" της Κορδέλας και στη συνέχεια κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού Νέο έγγραφο, επιλέξτε Έγγραφο εγγράφου.

Ένα σετ εγγράφων εμφανίζεται στη βιβλιοθήκη Κοινόχρηστα Έγγραφα ακριβώς όπως ένα άλλο έγγραφο. Μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με ένα σύνολο εγγράφων ακριβώς όπως αλληλεπιδράτε με ένα μόνο έγγραφο στη βιβλιοθήκη. Η διαφορά, ωστόσο, είναι ότι όταν κάνετε κλικ σε ένα σετ εγγράφων, ανοίγετε την ομαδοποίηση εγγράφων αντί για ένα μόνο έγγραφο.

Όταν ανοίξει η ομάδα εγγράφων, στην καρτέλα θα εμφανιστεί μια νέα καρτέλα Ορισμός εγγράφου. Αυτή η καρτέλα σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε το σύνολο εγγράφων με δυνατότητες, όπως την επεξεργασία των ιδιοτήτων, την αλλαγή των δικαιωμάτων ασφαλείας, την κοινή χρήση των εγγράφων, τη λήψη των εκδόσεων ή την ώθηση όλων των εγγράφων μέσω ροής εργασιών σε μια παρτίδα.