Βίντεο: Open Sankore - Διαχείριση εγγράφων 2025
Με το SharePoint Online, ένα από τα προϊόντα του Office 365, οι βιβλιοθήκες εγγράφων λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο που δούλευαν, εάν περάσατε το χρόνο, την ενέργεια και τους πόρους της υλοποίησης του SharePoint σύ ο ίδιος. Ωστόσο, με το SharePoint Online, εγγράφεστε το πρωί και αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το SharePoint το απόγευμα.
Μια βιβλιοθήκη εγγράφων είναι ένας ειδικός φάκελος στον οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού ή απευθείας μέσα από εφαρμογές του Office, όπως το Word ή το Excel. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το SharePoint, τότε είστε εξοικειωμένοι με τις βιβλιοθήκες εγγράφων.
Μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint φροντίζει για τη βαριά άρση της διαχείρισης περιεχομένου, όπως η δυνατότητα ελέγχου και ελέγχου ενός εγγράφου, εκδόσεων, ασφάλειας και ροής εργασίας. Κάθε έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη έχει ένα μενού περιβάλλοντος στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω στο στοιχείο και κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται στη δεξιά γωνία.
Ένα γνωστό θέμα στο Office 365 είναι η ενσωμάτωση προϊόντων. Εκτός από την εργασία με τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης εγγράφων, όπως το check in και το check out χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε επίσης να το κάνετε μέσα από τα έγγραφα του Office.
Όπως μπορείτε να φανταστείτε, χρειάζεται πολύς χώρος στη βάση δεδομένων για την αποθήκευση πολλαπλών εκδόσεων εγγράφων. Για το λόγο αυτό, η έκδοση εκδόσεων απενεργοποιείται από προεπιλογή σε νέες βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint.
Για να ενεργοποιήσετε την έκδοση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
-
Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
Εμφανίζεται η σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
-
Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις έκδοσης.
Εμφανίζεται η σελίδα Ρυθμίσεις έκδοσης.
-
Επιλέξτε τις ρυθμίσεις έκδοσης που απαιτούνται για το σενάριό σας.
-
Μπορείτε να επιλέξετε να μην υπάρχουν εκδόσεις, κύριες εκδόσεις ή μεγάλες και δευτερεύουσες εκδόσεις. Σημαντικές εκδόσεις δημιουργούνται όταν κάνετε έλεγχο ενός εγγράφου και δημιουργούνται μικρές εκδόσεις όταν αποθηκεύετε ένα πρόχειρο.
-
Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε διάφορες άλλες ρυθμίσεις, συμπεριλαμβανομένης της απαίτησης έγκρισης περιεχομένου, τον αριθμό των εκδοχών που πρέπει να διατηρηθούν, τον αριθμό των εκδοχών πρόχειρων εκδόσεων που θα διατηρηθούν, το επίπεδο ασφαλείας και αν η βιβλιοθήκη θα πρέπει να απαιτεί από τους χρήστες να ελέγχουν το έγγραφο πριν μπορέσουν να κάνουν αλλαγές.
-
-
Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.
