Βίντεο: AccessPlus 39 Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές πηγές 2024
Ως σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, το SharePoint Online παρέχει εξαιρετικές δυνατότητες διαχείρισης μεταδεδομένων εκτός πλαισίου μέσω του Store Term. Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί ταξονομία για να οργανώσει δεδομένα, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απλά αυτό που έχετε εισάγοντας την προσαρμοσμένη ταξινόμησή σας στο Term Store.
Εάν είστε μια μικρή επιχείρηση, η χρήση της ταξινομίας για την ετικέτα περιεχομένου θα μπορούσε να σημαίνει καλύτερη διακυβέρνηση του τρόπου με τον οποίο περιγράφονται τα πράγματα στην επιχείρησή σας, καθώς και να βοηθήσετε στην οικοδόμηση του κοινωνικού ιστού ή του οργανισμού σας.
Για παράδειγμα, πείτε ότι απαιτείτε από τους χρήστες του SharePoint να εισάγουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία που μεταφορτώνουν στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Πρέπει να εισάγουν τον τίτλο, τον δημιουργό, την επιχειρηματική μονάδα, το κοινό και το θέμα για κάθε αρχείο. Μπορείτε να επωφεληθείτε από την ταξινόμηση, έτσι ώστε όταν ένας χρήστης εισάγει μεταδεδομένα στο πεδίο Κοινό, μπορούν να επιλέξουν από λέξεις-κλειδιά που υπάρχουν ήδη στο Store Term, όπως εσωτερικές ή εξωτερικές.
Εάν ο χρήστης επιλέξει Εσωτερικό, εμφανίζονται επιπρόσθετες επιλογές για να επιλέξετε, ανάλογα με το αν το εσωτερικό κοινό απευθύνεται σε στελέχη ή διαχειριστές. Κάτω από το θέμα, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν από λέξεις-κλειδιά, όπως HR, Legal ή IT. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους χρήστες να εισαγάγουν τις δικές τους λέξεις-κλειδιά για να περιγράψουν το θέμα.
Όπως βλέπετε ένα πρότυπο που προκύπτει από συχνά χρησιμοποιούμενες λέξεις-κλειδιά, μπορεί να σας σηματοδοτήσει, ως SharePoint Online Administrator, να μετακινήσετε αυτές τις λέξεις-κλειδιά στον κύριο ορισμό. Όχι μόνο αυτό, αλλά μπορεί να ζητήσει από την οργάνωσή σας να αρχίσει να σκέφτεται να δημιουργήσει ένα νέο όνομα για ένα προϊόν σύμφωνα με τις λέξεις που το περιγράφουν καλύτερα στους ανθρώπους σας και τι σημαίνουν αυτές οι λέξεις σε αυτούς.
Για να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο Store Term, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάστημα θηκών από την αριστερή πλοήγηση στο Κέντρο διαχείρισης του SharePoint Online.
Βεβαιωθείτε ότι το όνομά σας είναι καταχωρημένο κάτω από τους Διαχειριστές καταστήματος θηκών.
-
Στην περιοχή Εισαγωγή δείγματος στο δεξιό τμήμα του παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή δείγματος αρχείου εισαγωγής.
-
Κάντε λήψη του αρχείου τιμών διαχωρισμένων με κόμμα (.csv) και επεξεργαστείτε το στο Excel για να ταιριάζει με την ταξινόμηση σας.
-
Στο Excel, ρυθμίστε τους όρους σε ιεραρχίες έως και επτά επίπεδα βαθιά.
-
Αποθηκεύστε το αρχείο στην αρχική του μορφή. csv.
-
Επιστροφή στο Store Store από το Κέντρο διαχείρισης SharePoint Online, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στην ομάδα στην οποία θέλετε να φορτώσετε τον ορισμό και κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται στα δεξιά για να εμφανίσετε επιπλέον εντολές.
-
Επιλέξτε Εισαγωγή νέου ορισμού όρων.
-
Από το παράθυρο εισαγωγής όρου Term set, κάντε κλικ στο Browse.
-
Πλοηγηθείτε στο.το αρχείο csv που αποθηκεύσατε στο βήμα 5, επιλέξτε το αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.
Θα επιστρέψετε στο παράθυρο εισαγωγής όρου Term.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Πηγαίνετε πίσω στην πύλη του Κέντρου διαχείρισης SharePoint Online, όπου θα δείτε τον αναγραφόμενο όρο που μόλις εισαγάγατε κάτω από την ομάδα που επιλέξατε στο Βήμα 6.
