Πώς να μοιράζεστε τα έγγραφά σας στο SharePoint - ανδρείκελα

Οι εφαρμογές του SharePoint που βασίζονται σε βιβλιοθήκες σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε και να μοιράζεστε αρχεία με ασφάλεια και προσθέτουν επίσης λειτουργίες που σας βοηθούν να διαχειριστείτε πράγματα όπως ροή εργασίας εγγράφων οι διαδικασίες που αφήνουν τους ανθρώπους να επεξεργάζονται, να σχολιάζουν και να εγκρίνουν τα έγγραφα) και ιστορικά εκδόσεων (τι συνέβη σε ένα αρχείο και ποιος έκανε τι).

Αν και τα κοινόχρηστα αρχεία σας δίνουν μια διαδρομή μέσα από φακέλους στο έγγραφό σας, οι εφαρμογές της βιβλιοθήκης SharePoint σας δίνουν άλλες διαδρομές για να εκθέσετε περιεχόμενο. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφα απευθείας μέσω του προγράμματος περιήγησης, μπορείτε να τα εμφανίσετε σε τμήματα Web και μπορείτε να τα ταξινομήσετε και να τα φιλτράρετε με τα μεταδεδομένα και τους τύπους περιεχομένου τους. Και με τις εφαρμογές βιβλιοθήκης, μπορείτε να εκθέσετε τα αρχεία με τον τίτλο τους, όχι μόνο με το όνομα αρχείου τους.

Οι εφαρμογές της Βιβλιοθήκης σας δίνουν πολλές επιλογές για το πώς τα έγγραφα εισέρχονται σε αυτά. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα-πελάτη του Microsoft Office όπως το Word ή το Excel ή μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εφαρμογές Βιβλιοθήκη ή drag and drop από την Εξερεύνηση των Windows. Και μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα απευθείας στην εφαρμογή.

Ανεξάρτητα από το πώς θα έχετε τα έγγραφά σας στις εφαρμογές της βιβλιοθήκης του SharePoint, απλώς θα τα βρείτε εκεί - είναι πολύ πιο εύκολο να μοιραστείτε έγγραφα με τους συνεργάτες σας σε μια εφαρμογή από ότι πρόκειται για χρήση αρχείων ή συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι εφαρμογές του SharePoint μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση. Μια εφαρμογή που βασίζεται σε μια λίστα έχει σχεδιαστεί για την αποθήκευση δεδομένων σε στήλες. Μια εφαρμογή βασισμένη σε μια βιβλιοθήκη έχει σχεδιαστεί για να αποθηκεύει έγγραφα και δεδομένα σχετικά με αυτά τα έγγραφα σε στήλες. Το SharePoint 2013 προσπαθεί να απλοποιήσει ολόκληρη τη συζήτηση της λίστας και της βιβλιοθήκης και απλώς καλεί όλα μια εφαρμογή.

Όταν δημιουργείτε την εφαρμογή, θα της δώσετε ένα όνομα και θα επιλέξετε ένα πρότυπο εφαρμογής. Από εκείνη τη στιγμή, καλείτε την εφαρμογή σας με το όνομά της. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε την εφαρμογή Pitch Sales. Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί για να διατηρεί έγγραφα πωλήσεων pitch. Επειδή η εφαρμογή φιλοξενεί έγγραφα, χρησιμοποιεί το πρότυπο εφαρμογής της Βιβλιοθήκης εγγράφων.

Εάν είστε έμπειρος χρήστης του SharePoint, αυτό το νέο υλικό εφαρμογής μπορεί να σας πάρει λίγο χρόνο για να τραβήξετε το κεφάλι σας. Αλλά όταν συνειδητοποιείτε ότι οι περισσότεροι χρήστες δεν σκέφτονται από την άποψη των λιστών και των βιβλιοθηκών, και αντ 'αυτού σκεφτείτε τι κάνει μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη, είναι πολύ πιο εύκολο να καλέσετε όλα τα πάντα μια εφαρμογή.

Μια εφαρμογή μπορεί επίσης να κατασκευαστεί από την αρχή από έναν προγραμματιστή ιστού ως αυτόνομη εφαρμογή, οπότε μια τέτοια εφαρμογή δεν βασίζεται σε μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη.