Πώς να μοιράζεστε πόρους στο Έργο 2013 - ανδρείκελα

Όταν ένας οργανισμός συμμετέχει σε έργα παρόμοιας φύσης ταυτόχρονα, η άντληση από μια συγκεντρωτική ομάδα πόρων μπορεί να τους εξοικονομήσει χρόνο επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσουν πόρους που ήδη υπάρχει. Η παρακολούθηση πόρων σε διάφορα έργα μπορεί επίσης να σας βοηθήσει.

Πολλοί οργανισμοί διαχειρίζονται πολλά έργα ταυτόχρονα. Μερικές φορές, ένα έργο είναι το μόνο έργο του τύπου του σε μια εταιρεία, όπως η οργάνωση μιας κίνησης γραφείου. Άλλοι, όπως ένα σχέδιο σχεδιασμού κτιρίου σε μια αρχιτεκτονική εταιρεία, συμβαίνουν ταυτόχρονα με αρκετά άλλα παρόμοια έργα και αντλούν από πολλούς από τους ίδιους πόρους, όπως αρχιτέκτονες και συντάκτες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλη λειτουργία εξοικονόμησης χρόνου του Project 2013 για να τραβήξετε υπάρχοντες πόρους από ένα βιβλίο διευθύνσεων της εταιρείας ή από το δικό σας βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook.

Αποσπάσματα από ομάδες πιστώσεων

Εάν χρησιμοποιείτε το Project 2013 σε όλη την επιχείρησή σας, ίσως έχετε μια ομάδα πόρων , ένα κεντρικό αποθετήριο κοινών πόρων που επιτρέπει στους διαχειριστές έργων να αναθέτουν αυτούς τους πόρους στα διάφορα έργα τους. Χρησιμοποιώντας μια ομάδα πόρων, μπορείτε να διαμορφώσετε μια πιο ρεαλιστική ιδέα για το πόσο απασχολημένοι πόροι βρίσκονται σε όλα τα έργα ανά πάσα στιγμή.

Μη συγχέετε τις ομάδες πόρων με επιχειρησιακοί πόροι, οι οποίοι απαιτούν να ορίσετε το Project Professional, το Project Server και την εφαρμογή web του Microsoft Office Project. Μια ομάδα πόρων είναι απλώς ένα αρχείο έργου που περιέχει μόνο μια λίστα με πόρους στην προβολή Φύλλου πόρων και αποθηκεύεται σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου για την ομάδα εργασίας σας ή για τον διακομιστή της εταιρείας σας.

Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο pool πόρων μπορεί να αναθέσει τους πόρους που περιέχει για τα έργα. Μια ομάδα πόρων σώζει όλους τους προβληματισμούς που δημιουργούν κατ 'επανάληψη τους πόρους αυτούς στα επιμέρους έργα τους.

Αν συνδυάσετε ξεχωριστά έργα σε ένα κύριο έργο σε οποιοδήποτε σημείο, το Project 2013 σάς επιτρέπει να έχετε διπλούς πόρους. Εάν συνδέσετε τα συνδυασμένα έργα και στη συνέχεια διαγράψετε έναν διπλότυπο πόρο στο κύριο έργο, αυτό διαγράφεται και στο υποέργο.

Μια καλύτερη πρακτική είναι να έχετε όλα τα ξεχωριστά έργα να μοιράζονται πόρους από μια ομάδα πόρων, έτσι ώστε να μην υπάρχουν διπλοί πόροι όταν δημιουργείτε το κύριο αρχείο έργου.

Εισαγωγή πόρων από το Outlook

Το έργο σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στην καταχώρηση πληροφοριών πόρων, επιτρέποντάς σας να τραβήξετε πόρους από το Outlook.

Για να τραβήξετε πόρους από το Outlook, πρέπει να το ορίσετε ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ανοίξτε το Outlook και όταν ερωτηθείτε αν θέλετε να είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα, πείτε ναι.

Όταν εισάγετε έναν ή περισσότερους πόρους του Outlook στο έργο σας, προστίθενται στη λίστα έργου σας χρησιμοποιώντας το όνομα πόρων και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως υπάρχουν στο Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Ο προκαθορισμένος προεπιλεγμένος αρχικός χαρακτήρας πρώτου γράμματος και ο τύπος εργασίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε στον πόρο οποιεσδήποτε λεπτομέρειες θέλετε.

Για να εισαγάγετε πόρους από το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, προβάλετε την προβολή Φύλλου πόρων και ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Πόρων → Προσθήκη πόρων → Βιβλίο διευθύνσεων.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή πόρων.

2. Κάντε κλικ στο όνομα ενός πόρου στη λίστα Όνομα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να τοποθετήσετε το επιλεγμένο όνομα στη λίστα Πόροι.

4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 για να προσθέσετε στο έργο σας όλα τα ονόματα πόρων που θέλετε να εισαγάγετε.

5. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τα ονόματα εμφανίζονται τώρα στη λίστα πόρων του έργου, έτοιμα για να τα αναθέσετε σε εργασίες.