Πώς να διαχειριστείτε τα δικαιώματα και τις ομάδες του SharePoint Online - ανδρείκελα

Για να διατηρήσετε την ασφάλεια και την ακεραιότητα της τοποθεσίας SharePoint Online, ορίστε το σωστό επίπεδο δικαιωμάτων ή προνόμια στους χρήστες του ιστότοπού σας. Ως βέλτιστη πρακτική, δημιουργήστε πρώτα μια ομάδα SharePoint, αντιστοιχίστε ένα επίπεδο δικαιωμάτων στην ομάδα και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να προσθέτετε χρήστες στις κατάλληλες ομάδες.

Ένα παράδειγμα μιας ομάδας SharePoint θα μπορούσε να είναι η ομάδα "Executive" με πρόσβαση Contribute όπου όλα τα στελέχη σας σε επίπεδο C είναι μέλη. Ένα άλλο παράδειγμα είναι μια ομάδα "Ιδιοκτήτες ιστότοπων" με δικαιώματα πλήρους ελέγχου, που αποτελείται από μερικά μέλη της ομάδας σας που είναι τεχνικά προηγμένα.

Η ομαδοποίηση των χρηστών σας με παρόμοιες ανάγκες πρόσβασης ελαχιστοποιεί το διοικητικό βάρος της μεμονωμένης προσθήκης ή αφαίρεσης χρηστών από ιστότοπους, βιβλιοθήκες και λίστες. Κάνοντας αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ομάδες σε ροές εργασίας, όπως η ανάθεση εργασιών σε μια ομάδα και όχι σε ένα άτομο.

Στο SharePoint 2010, μπορείτε να εκχωρήσετε δικαιώματα στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και να έχετε αυτά τα δικαιώματα να κληρονομούνται ή να μη κληρονομούνται στο επίπεδο υποσελίδων. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε περαιτέρω την άδεια σε βιβλιοθήκες ή λίστες εγγράφων, ώστε ακόμη και αν οι χρήστες ενδέχεται να έχουν πρόσβαση στον ιστότοπο, ενδέχεται να έχουν πρόσβαση σε ορισμένα περιεχόμενα του ιστότοπου.

Μπορείτε να το πάρετε ακόμη πιο κάτω στο επίπεδο κοκκοποίησης προσαρμόζοντας την άδεια για στοιχεία σε λίστα ή περιεχόμενα σε μια βιβλιοθήκη έτσι ώστε ακόμα κι αν μια ομάδα μπορεί να έχει πρόσβαση σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μόνο ορισμένες τα άτομα έχουν πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία.

• Για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα του ιστότοπού σας, μεταβείτε στην ενότητα Ενέργειες τοποθεσίας → Ρυθμίσεις τοποθεσίας και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τους συνδέσμους στο τμήμα Χρήστες και δικαιώματα.

• Για να διαχειριστείτε δικαιώματα σε λίστα, βιβλιοθήκη ή στοιχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή το στοιχείο, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά και στη συνέχεια επιλέξτε Διαχείριση δικαιωμάτων.