Πώς να διαχειριστείτε τη διαθεσιμότητα πόρων στο Project 2016 - τα ανδρεικέλα

Πολλά από τα έργα του Project 2016 διαχειρίζονται πόρους -ιδίως βοηθώντας σας να εντοπίσετε τη γενική κατανομή των πόρων. Η κατανομή είναι ένας υπολογισμός, βάσει του ημερολογίου και της διαθεσιμότητας του πόρου, που δείχνει ότι έχει ανατεθεί πάρα πολλή δουλειά με βάση αυτή τη διαθεσιμότητα.

Σκεφτείτε τη Monica Mendez, μια μηχανική που εργάζεται μια τυποποιημένη οκτάωρη ημέρα βάσει του ημερολογίου της. Η Monica έχει ανατεθεί στο έργο Write Final Report στο 50% της διαθεσιμότητάς της και στη δουλειά Create Design Specs - που συμβαίνει ταυτόχρονα με την εργασία αναφοράς - στο 100% της διαθεσιμότητάς της. Η Monica εργάζεται τώρα στο 150% της διαθεσιμότητάς της, ή 12 ώρες την ημέρα. Η φτωχή Monica είναι υπερθεματική. Προσέξτε - μπορεί να σταματήσει ακόμη και το έργο.

Ένας πόρος έχει εκχωρηθεί σε μια εργασία με 100% διαθεσιμότητα (ή μονάδες) από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τροποποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση αν γνωρίζετε ότι ένας πόρος θα εκχωρηθεί σε διάφορες εργασίες και μπορεί να δαπανήσει μόνο ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα που δουλεύει το καθένα.

Εκτίμηση και ρύθμιση της διαθεσιμότητας πόρων

Η διαθεσιμότητα είναι ευκολότερο να εκτιμηθεί για ορισμένους πόρους από ό, τι για άλλους. Ένας διευθυντής είναι απίθανο να αφιερώσει μια ολόκληρη μέρα σε ένα μόνο καθήκον, επειδή πρέπει να ασχοληθεί με όλους τους υπαλλήλους που του αναφέρουν και να υπογράψει εξουσιοδοτήσεις, να παρευρεθεί σε συναντήσεις σχετικά με διάφορα έργα και να αναπτύξει προϋπολογισμούς, για παράδειγμα. Η διαθεσιμότητα ενός εργάτη παραγωγής μπορεί να είναι απλούστερη για να εντοπίσει ένα μόνο έργο: Εάν μια εργασία κατασκευής δαπανά τρεις ημέρες στη γραμμή και ένα άτομο εργάζεται στη γραμμή καθ 'όλη τη διάρκεια του χρόνου, είναι πιο ακριβές να λέει ότι εργάζεται σε αυτή την εργασία γεμάτη χρόνος.

Ένα λάθος που έγιναν από τους αρχαρίους του έργου είναι η ανανέωση της διαθεσιμότητας. Φυσικά, κανείς δεν ξοδεύει οκτώ ώρες κάθε μέρα σε ένα έργο σε ένα έργο. Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν μέρος των εργάσιμων ημερών τους διαβάζοντας email, συζητώντας με συνεργάτες και απαντώντας σε τηλεφωνήματα σχετικά με θέματα που δεν σχετίζονται με τα έργα τους. Ένας πόρος μπορεί να δαπανήσει επτά ώρες για μια εργασία μία ημέρα και μόνο τρεις ώρες για το επόμενο.

Μην φωνάζετε σε καθημερινό πρόγραμμα πόρων κατά την εκτίμηση της διαθεσιμότητας. Αν, κατά τη διάρκεια μιας εργασίας, ο εργαζόμενος επικεντρώνεται σε αυτό, η διαθεσιμότητα 100 τοις εκατό είναι το κατάλληλο πλαίσιο. Εάν το άτομο αυτό εργάζεται μόνο πέντε ημέρες σε ένα έργο διάρκειας δέκα ημερών, ωστόσο, αυτό είναι 50 τοις εκατό διαθεσιμότητα, εάν εργάζεται τέσσερις ώρες την ημέρα για δέκα ημέρες ή πέντε πλήρεις ημέρες σε οποιοδήποτε σημείο.

Η ρύθμιση Μονάδες (διαθεσιμότητα) σάς βοηθά να εντοπίσετε την υπεράριθμη κράτηση ενός πόρου που μπορεί να εργάζεται σε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα σε ένα πρόγραμμα έργου.

Για να ορίσετε τις προεπιλεγμένες μονάδες πόρων για να καθορίσετε τη διαθεσιμότητα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εμφανίστε την προβολή του φύλλου πόρων.
2. Κάντε κλικ στη στήλη "Μέγιστο" για τον πόρο.
3. Πληκτρολογήστε έναν αριθμό που αντιπροσωπεύει το ποσοστό του χρόνου που είναι διαθέσιμος ο πόρος για να εργαστεί για το έργο.

   Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 33 για έναν πόρο που είναι διαθέσιμος το ένα τρίτο της ώρας ή 400 για έναν πόρο που μπορεί να παρέχει τέσσερις εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης. (Οι εγγραφές που υπερβαίνουν το 100 τοις εκατό αντιπροσωπεύουν τους πόρους που παρέχουν μια ομάδα ή μια ομάδα για να χειριστούν τις αναθέσεις.) Η πιο συνηθισμένη καταχώρηση (η προεπιλογή) είναι 100 για έναν ενιαίο πόρο που εργάζεται με πλήρες ωράριο στις αναθέσεις του έργου.

4. Πατήστε Enter ή Tab.

   Η καταχώρηση ολοκληρώθηκε.

Σημειώστε ότι αυτό ισχύει μόνο για πόρους των οποίων ο τύπος έχει οριστεί ως "Εργασία".

Όταν ένας πόρος έρχεται και πηγαίνει

Εκτός από το να είναι διαθέσιμο σε ένα έργο μόνο ένα συγκεκριμένο ποσοστό του χρόνου (π.χ. το 50% της συνολικής διάρκειας του έργου), ένας πόρος μπορεί να είναι διαθέσιμος μόνο για μια ορισμένη περίοδο (ίσως τον Απρίλιο-Ιούνιο) κατά τη διάρκεια του έργου - συνήθως, όταν χρησιμοποιείτε έναν πόρο δανεισμένο από άλλο τμήμα ή όταν εργάζεστε με έναν ελεύθερο επαγγελματία που συμπιέζει στο έργο σας με άλλους. Ένας άλλος πιθανός πόρος είναι αυτός που είναι διαθέσιμος μισός χρόνος για τις πρώτες μέρες του έργου και στη συνέχεια πλήρες ωράριο για το υπόλοιπο.

Σε αυτήν την περίπτωση, εισαγάγετε ένα εύρος ημερομηνιών στις στήλες Διαθέσιμες Από και Διαθέσιμες σε Διαθεσιμότητα Πόρου στο παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Πόρων, όπως φαίνεται, για να καθορίσετε διαφορετική διαθεσιμότητα.

Χρονικές περίοδοι και μονάδες διαθεσιμότητας.

Για να καθορίσετε μια περιορισμένη περίοδο κατά την οποία ένας διαθέσιμος πόρος είναι διαθέσιμος για εργασία στο έργο σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εμφάνιση της προβολής του φύλλου πόρων.
2. Κάντε διπλό κλικ σε έναν πόρο.

   Εμφανίζεται η καρτέλα Γενικά του παραθύρου διαλόγου "Πληροφορίες πόρων".

3. Χρησιμοποιήστε τις στήλες Available From (Διαθέσιμες) και Available To (Διαθέσιμες) για να καθορίσετε την περίοδο διαθεσιμότητας.
4. Στη στήλη Μονάδες της ίδιας σειράς, κάντε κλικ στα βέλη για να αυξήσετε ή να μειώσετε τη διαθεσιμότητα σε βήματα 50 τοις εκατό ή να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό.

   Πατήστε Enter για να ολοκληρώσετε την καταχώρηση.

5. Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για να καθορίσετε πρόσθετες περιόδους διαθεσιμότητας σε επόμενες σειρές στην περιοχή Διαθεσιμότητα πόρων.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τη ρύθμιση.