Πώς να εισαγάγετε εργασίες από το Microsoft Outlook - dummies

Η Microsoft παρέχει μια εύχρηστη λειτουργία εισαγωγής που μεταφέρει τις εργασίες που δημιουργείτε στο Outlook στο Project 2013. Αφού αρχίσετε να σκέφτεστε τι πρέπει να επιτευχθεί σε ένα έργο, αρχίζουν να μοιάζουν με εκτρεφόμενα κουνέλια. αυτό που μπορεί να ξεκινήσει ως μια σειρά από απλές εργασίες στο Outlook γίνεται συχνά ένα πλήρες έργο. Αυτός είναι ο τόπος όπου εισέρχεται η εισαγωγή.

Η λειτουργία Import Tasks Εισαγωγή είναι ουσιαστικά ένας χάρτης εισαγωγής που είναι προκαθορισμένος για να λειτουργεί με τα πεδία εργασιών του Outlook. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε εργασίες του Outlook στο Project:

1. Ανοίξτε το σχέδιο στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε εργασίες ή ανοίξτε ένα νέο έργο (επιλέξτε Αρχείο → Νέο, κάντε κλικ στην επιλογή Λευκά έργα και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία).

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εργασία" στην Κορδέλα, κάντε κλικ στο κάτω μέρος (με το βέλος κάτω) του κουμπιού "Εργασία" στην ομάδα "Εισαγωγή" και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή εργασιών του Outlook.

3. Εάν εμφανιστεί ένα μήνυμα προειδοποίησης του Microsoft Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί Να επιτρέπεται.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή εργασιών εργασίας του Outlook.

   

4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε εργασία που θέλετε να εισαγάγετε ή κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων για να εισάγετε όλες τις εργασίες του Outlook.

   Από προεπιλογή, το Outlook αποθηκεύει εργασίες στο φάκελο "Εργασίες". Επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου "Φάκελος: Εργασίες" είναι ένας άλλος τρόπος για να επιλέξετε όλες τις εργασίες στο Outlook.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Οι εργασίες εισάγονται και στη συνέχεια εμφανίζονται στο τέλος της λίστας εργασιών με την εφαρμογή επισημάνσεων αλλαγής.

Όταν εισάγετε μια εργασία από το Outlook, εισάγονται επίσης το όνομά της, η διάρκεια και οι σημειώσεις (εάν υπάρχουν). Εάν μια εργασία στο Outlook δεν έχει διάρκεια και έχετε ρυθμίσει το Αυτόματο Πρόγραμμα ως λειτουργία εργασίας έργου, το έργο δημιουργεί την εργασία με ένα εκτιμώμενο χρονικό διάστημα μιας ημέρας.

Εισαγωγή υπερσυνδέσμων

Μπορείτε να εισαγάγετε υπερσυνδέσμους σε ένα περίγραμμα του έργου, το οποίο παρέχει έναν εύχρηστο τρόπο για να ανοίξετε γρήγορα ένα άλλο έργο, ένα άλλο αρχείο οποιουδήποτε τύπου ή μια ιστοσελίδα.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια υπερ-σύνδεση και να δημιουργήσετε μια εργασία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπαριστάτε το χρονοδιάγραμμα ή το κόστος ενός άλλου έργου ή υποέργου στο σχέδιο επειδή οι πληροφορίες χρονισμού και κόστους δεν μεταφέρονται από το έργο υπερσύνδεσης. Οι υπερσυνδέσμοι χρησιμοποιούνται συχνότερα για τη σύνδεση με τεκμηρίωση για μια υπάρχουσα εργασία, όπως τεχνική τεκμηρίωση, παραδοχές ή εξωτερικές πληροφορίες.

Για να εισαγάγετε μια υπερ-σύνδεση σε μια άλλη του έργου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πληκτρολογήστε το όνομα της νέας εργασίας σε ένα κενό κελί όνομα εργασίας.

2. Κάντε δεξιό κλικ στο νέο κελί ονόματος εργασιών για το οποίο θέλετε να εμφανιστεί η εργασία υπερσύνδεσης.

3. Επιλέξτε υπερσύνδεσμο.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή υπερσύνδεσης.

   

4. Στο πλαίσιο Κείμενο προς εμφάνιση, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται για την υπερ-σύνδεση.

   Βεβαιωθείτε ότι αυτό το κείμενο ορίζει σαφώς ποιες πληροφορίες συνοψίζονται.

5. Στην περιοχή Σύνδεση σε, κάντε κλικ στο εικονίδιο υπάρχοντος αρχείου ή ιστοσελίδας.

   Μπορείτε να συνδεθείτε σε ένα έγγραφο οποιουδήποτε τύπου ή σε μια ιστοσελίδα.

6. Στη λίστα Look In, εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε μια υπερ-σύνδεση.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το κείμενο συνδέσμου εισάγεται και ένα σύμβολο υπερσύνδεσης εμφανίζεται στο πεδίο Δείκτης. Μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στο σύμβολο σύνδεσης για να ανοίξετε το άλλο αρχείο.

Τοποθέτηση ενός έργου σε άλλο

Μπορείτε επίσης να εισάγετε εργασίες από ένα έργο σε άλλο. Κάνετε αυτό εισάγοντας ένα ολόκληρο, υπάρχον έργο σε ένα άλλο έργο. Το έργο που εισάγεται είναι υποέργο . Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη όταν διάφορα μέλη της ομάδας έργου διαχειρίζονται διαφορετικές φάσεις ενός μεγαλύτερου έργου.

Η δυνατότητα συναρμολόγησης υποπρογραμμάτων σε ένα σημείο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα κύριο πρόγραμμα από το οποίο μπορείτε να δείτε όλα σε ένα μέρος όλα τα κομμάτια ενός μεγαλύτερου, πιο πολύπλοκου έργου.

Εάν εισάγετε πολλαπλά υποπρογράμματα, δημιουργήστε μια ομάδα πόρων που θα διαθέτετε σε όλα τα υποπρογράμματα για τη συνεκτικότητα της εκχώρησης πόρων.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισάγετε άλλο αρχείο έργου στο πρόγραμμα:

1. Στην προβολή γραφήματος Gantt, επιλέξτε την εργασία στη λίστα εργασιών πάνω από την οποία θέλετε να εισαχθεί το άλλο έργο.

2. Επιλέξτε Έργο → Υποέργο.

   Η εντολή Subproject βρίσκεται στην ομάδα Εισαγωγή.

   

3. Χρησιμοποιώντας το παράθυρο πλοήγησης και τη λίστα αρχείων, εντοπίστε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ για να το επιλέξετε.

4. Εάν θέλετε να συνδεθείτε με το άλλο αρχείο, ώστε οι ενημερώσεις του να αντανακλώνται στο αντίγραφο του έργου που εισάγετε, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου Σύνδεση με το έργο.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή για να εισαγάγετε το αρχείο.

   Το εισερχόμενο έργο εμφανίζεται πάνω από την εργασία που επιλέξατε όταν ξεκινήσατε τη διαδικασία εισαγωγής.

Η εργασία υψηλότερου επιπέδου του εισαγόμενου έργου εμφανίζεται στο επίπεδο της εργασίας που επιλέξατε όταν βάλατε το έργο, με όλες τις υπόλοιπες εργασίες κάτω από αυτό σε σειρά. Εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία Outdent και Indent στη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης για να τοποθετήσετε τις εργασίες που έχουν εισαχθεί στο κατάλληλο επίπεδο στο έργο.