Πώς να ενεργοποιήσετε την ταυτόχρονη πρόσβαση πολλαπλών χρηστών στο QuickBooks 2017 - dummies

Μερικές φορές χρειάζεστε μόνο έναν υπολογιστή και ένα μόνο αντίγραφο των QuickBooks, παρόλο που έχετε αρκετούς υπαλλήλους που χρησιμοποιούν το QuickBooks. Εάν μια μικρή επιχείρηση διαθέτει μόνο έναν διοικητικό βοηθό και ο ιδιοκτήτης έχει πρόσβαση σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks, για παράδειγμα, ένα αντίγραφο του QuickBooks που εκτελείται σε ένα μόνο προσωπικό υπολογιστή μπορεί να είναι το μόνο που απαιτείται. Το QuickBooks επιτρέπει την ταυτόχρονη χρήση του αρχείου δεδομένων QuickBooks από πολλούς χρήστες. Προφανώς, πρέπει πρώτα να ορίσετε πολλαπλούς χρήστες.

Αφού ρυθμίσετε πολλούς χρήστες, μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα QuickBooks σε άλλους προσωπικούς υπολογιστές και στη συνέχεια - εάν υποτεθεί ότι όλοι αυτοί οι προσωπικοί υπολογιστές συνδέονται σε ένα δίκτυο των Windows - χρησιμοποιήστε αυτά τα άλλα αντίγραφα του QuickBooks αποκτήστε πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks που είναι αποθηκευμένο στον πρώτο ή κύριο υπολογιστή.

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks σε ένα περιβάλλον ταυτόχρονης χρήσης από πολλούς χρήστες, πρέπει επίσης να ενημερώσετε το QuickBooks ότι η ταυτόχρονη χρήση είναι εντάξει. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Μετάβαση σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών. (Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε τη Λειτουργία πολλαπλών χρηστών αργότερα, επιλέξτε ξανά File> Switch to Single Mode Mode.)

, που κλειδώνει όλες τις εγγραφές με τις οποίες εργάζεστε, αλλά όχι ολόκληρο το αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Αν θέλετε να συνεργαστείτε με την Εταιρεία Α, και κάποιος άλλος χρήστης θέλει να συνεργαστεί με την Εταιρεία Β, είναι εντάξει. Το QuickBooks το επιτρέπει. Αυτό που δεν μπορείτε να κάνετε εσείς αλλά και ο άλλος χρήστης είναι ταυτόχρονα εργασία στην ίδια εταιρεία (Α ή Β). Αυτό σημαίνει ότι εργάζεστε με το ίδιο αρχείο πελατών.

Δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε το ίδιο αντίγραφο του QuickBooks σε πολλά μηχανήματα και να έχετε νομίμως ένα σύστημα QuickBooks πολλαπλών χρηστών. Πρέπει να αγοράσετε ένα αντίγραφο των QuickBooks για κάθε μηχάνημα στο οποίο είναι εγκατεστημένα τα QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η Intuit πωλεί μερικές εκδόσεις πολλαπλών χρηστών των QuickBooks στις οποίες αγοράζετε πέντε άδειες σε ένα κιβώτιο QuickBooks. (Η έκδοση Enterprise του QuickBooks υποστηρίζει δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 30 ταυτόχρονους χρήστες και οι άλλες εκδόσεις των QuickBooks υποστηρίζουν δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 5 ταυτόχρονους χρήστες.)

Μπορεί να θέλετε να έχετε αρκετούς χρήστες QuickBooks εάν οι πωλήσεις οι αντιπρόσωποι στην επιχείρησή σας προετοιμάζουν τιμολόγια ή προετοιμάζουν προσφορές για πελάτες. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να έχετε κάθε πωλητή εγκατεστημένο σε QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι αυτοί οι πωλητές πρέπει να έχουν τη δυνατότητα μόνο να δημιουργήσουν τιμολόγια ή ίσως να δημιουργήσουν και να εκτυπώσουν μια εκτίμηση τιμολογίου.Θυμηθείτε, θέλετε να είστε πολύ προσεκτικοί όσον αφορά την παροχή πλήρους πρόσβασης στους λογιστικούς άπειρους χρήστες στο λογιστικό σύστημα.