Πώς να δημιουργήσετε σύνοψη εργασιών και υποσυνόλων στο Project 2016 - dummies

Όταν εξετάζετε μια δομή κατανομής εργασιών έργου στο Project 2016, επίσης γνωστή ως WBS, ή μια λίστα εργασιών έργου, όπως αυτή που παρουσιάζεται στο το παρακάτω σχήμα, βλέπετε ότι οργανώνει τις εργασίες σε επίπεδα. Τα ανώτερα επίπεδα είναι από το WBS. Το κατώτερο επίπεδο αποτελείται από εργασίες που έχουν αποσυντεθεί από το WBS.

Μια εργασία που έχει άλλες εργασίες που βρίσκονται κάτω από αυτήν σε αυτή τη δομή περιγράμματος είναι μια συνοπτική εργασία, μια εργασία γονέα ή. Οι εργασίες που εμφανίζονται κάτω από την συνοπτική εργασία είναι δευτερεύουσες εργασίες, ή παιδικές εργασίες. Οι συγκεντρωτικές εργασίες υποδεικνύονται με έντονους χαρακτήρες στο περίγραμμα Έργου.

Μπορείτε να μάθετε πότε μια συνοπτική εργασία έχει μια οικογένεια επιμέρους πακέτων που προσκολλώνται στις φούστες της: Όταν είναι κρυμμένο ένα υποσύνολο, εμφανίζεται λίγο σαφές τρίγωνο στα αριστερά της συνοπτικής εργασίας. Όταν κάνετε κλικ στο τρίγωνο με την άκρη του δείκτη, η εργασία διευρύνεται για να εμφανιστεί ολόκληρη η ομάδα των υποδιαιρέσεων και η συνοπτική εργασία προσθέτει ένα μαύρο τρίγωνο στα αριστερά της.

Έντυπο του έργου, παρουσιάζοντας συνοπτικά καθήκοντα και υποσύνολα.

Στο σχήμα μπορείτε να δείτε ότι οι συνοπτικές εργασίες της Βάσης Δεδομένων και της Διεπαφής Χρήστη έχουν κρυφή υπο-ενότητες. Οι εργασίες σύνοψης πληρωμών και επιβεβαίωσης εμφανίζουν όλα τα υποσύνολα τους.

Όλες οι πληροφορίες σχετικά με μια οικογένεια καθηκόντων είναι τυλιγμένες στο συνοπτικό έργο υψηλού επιπέδου. Επομένως, κάθε εργασία με υποτμήματα δεν έχει δικές της χρονικές ή οικονομικές πληροφορίες: Συλλέγει τη συνολική διάρκεια και το κόστος της από το άθροισμα των τμημάτων της.

Αυτή η συνάθροιση είναι αθροιστική: Η εργασία χαμηλότερου επιπέδου κυλάει μέχρι τη μητρική της, η οποία μπορεί να κυλήσει σε μια άλλη συνοπτική εργασία, η οποία κυλάει (για παράδειγμα) σε μια εργασία σύνοψης έργου. Οποιαδήποτε εργασία με καθήκοντα κάτω από αυτή παίρνει τη διάρκεια και τις πληροφορίες κόστους από μια συσσώρευση των υποτριβών της, ανεξάρτητα από το πόσο βαθιά ένθερμος μπορεί να είναι στην ιεραρχία.

Αν μια συνοπτική εργασία έχει προγραμματιστεί με το χέρι, η λειτουργία roll-up δεν λειτουργεί και το Project εμφανίζει προειδοποιήσεις που σας το λένε. Η γραμμή Gantt για την συνοπτική εργασία έχει μια κόκκινη προειδοποιητική μπάρα που σας δείχνει την υπολογιζόμενη διάρκεια των υποτριβών όταν δεν ταιριάζουν με τη διάρκεια της συνοπτικής εργασίας. Η καταχώρηση πεδίου τελικής εργασίας στο τέλος της εργασίας έχει επίσης μια κόκκινη, υποτονική υπογράμμιση για να δείξει ένα πιθανό πρόβλημα προγραμματισμού.

Για να αντιμετωπίσετε αυτήν την κατάσταση, μπορείτε να αλλάξετε τη συνοπτική εργασία για να χρησιμοποιήσετε τον αυτόματο προγραμματισμό, οπότε υπολογίζει σωστά τα δεδομένα συσσώρευσης.Αν θέλετε να συνεχίσετε να προγραμματίζετε χειροκίνητα τη συνοπτική εργασία, μπορείτε να επεξεργαστείτε την ημερομηνία τερματισμού της ή να χρησιμοποιήσετε τον επιθεωρητή εργασιών για να διορθώσετε το πρόγραμμα συνοπτικής εργασίας.

Πόσα επίπεδα μπορείτε να πάτε στο WBS;

Δεν έχετε κανένα πρακτικό όριο για το πόσα επίπεδα εργασιών μπορείτε να δημιουργήσετε σε ένα περίγραμμα. Το Project σας δίνει τη δυνατότητα να χαράξετε περισσότερα επίπεδα λεπτομέρειας απ 'ότι θα χρειαστείτε για όλα τα πιο σύνθετα προγράμματα.

Να θυμάστε, όμως: Σε κάποιο σημείο, πρέπει να ασχοληθείτε με την ανάθεση χρόνου και πόρων σε κάθε ένα από αυτά τα καθήκοντα και στη συνέχεια να παρακολουθήσετε την πρόοδό τους. Πολλές λεπτομέρειες μπορούν να καταστήσουν δύσκολη τη διαχείριση του σχεδίου σας. Για παράδειγμα, εάν το σχέδιό σας είναι μερικοί μήνες, δεν θέλετε να παρακολουθείτε σε επίπεδο όπου οι δραστηριότητες διαρκούν μόνο λίγες ώρες. Οι βέλτιστες πρακτικές υποδεικνύουν ότι ρυθμίζετε πάντα το πρόγραμμά σας στο επίπεδο στο οποίο θέλετε να διαχειριστείτε την ομάδα σας - συνήθως τις εργάσιμες ημέρες ή εβδομάδες.

Για μεγαλύτερα έργα, μπορείτε να προγραμματίσετε χρησιμοποιώντας

προγραμματισμό κυλιόμενων κυμάτων μια μέθοδο προοδευτικής επεξεργασίας των λεπτομερειών για τη βραχυπρόθεσμη εργασία και να διατηρήσετε σε υψηλότερο επίπεδο κάθε εργασία που είναι πιο έξω. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα διετές πρόγραμμα, μπορεί να έχετε προγραμματίσει λεπτομερώς τους πρώτους τρεις μήνες, τους επόμενους τρεις μήνες σε υψηλότερο επίπεδο και το υπόλοιπο του χρονοδιαγράμματος του έργου να δείχνει μόνο ορόσημα και βασικά παραδοτέα. Καθώς προχωράτε στο έργο, αρχίζετε να προσθέτετε περισσότερες λεπτομέρειες για έξι μήνες και πέρα. Ένας καλός κανόνας είναι να κρατάς μια καλή ποσότητα λεπτομέρειας για 90 ημέρες έξω. Ο σχεδιασμός κυλιόμενων κυμάτων δεν αποτελεί δικαιολογία για την προσθήκη πεδίου εφαρμογής. είναι μόνο η επεξεργασία των υπαρχόντων πεδίων.

Η εργασία περίληψης έργου

Ακριβώς όπως ένα πλοίο έχει μόνο έναν καπετάνιο, μόνο μία εργασία συνοψίζει όλα τα άλλα καθήκοντα ενός έργου. Εμφανίστε την εργασία σύνοψης έργου

,, η οποία αντιπροσωπεύει το υψηλότερο (λιγότερο λεπτομερές) επίπεδο πληροφοριών και συχνά είναι απλά ο τίτλος του έργου, όπως το New Rollout προϊόντων. Όταν πείτε στο Project να εμφανίσει την εργασία περίληψης έργου, κάθε εργασία του έργου πέφτει κάτω από αυτό στο περίγραμμα, όπως φαίνεται εδώ. Η εργασία περίληψης έργου.

Καθώς δημιουργείτε το έργο σας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια εργασία συνοπτικής παρουσίασης του έργου μόνοι σας (να τοποθετήσετε άλλες εργασίες κάτω από αυτό) ή να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία του Έργου για να δημιουργήσετε αυτόματα οποιαδήποτε στιγμή - ακόμα και μετά την κατασκευή όλων των φάσεων του έργου σας. Για να εμφανίσετε αυτόματα μια εργασία σύνοψης έργου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην προβολή "Διάγραμμα Gantt", επιλέξτε την καρτέλα περιβάλλοντος Gantt Chart Tools.

1. Στην ομάδα Εμφάνιση / Απόκρυψη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Περίληψη εργασίας έργου.
2. Όπως μπορείτε να δείτε, η εργασία 0, Κέντρο Νεολαίας 10K Run / Walk, είναι η εργασία περίληψης έργου. Παρατηρήστε ότι η γραμμή για τη συνοπτική εργασία έργου στο γράφημα είναι γκρίζα και ότι οι γραμμές για άλλες συνοπτικές εργασίες είναι μαύρες.

Όταν το σκεφτείτε, ένας τίτλος ανώτερου επιπέδου σε ένα περίγραμμα είναι το άθροισμα των τμημάτων του: Ο τίτλος αντικατοπτρίζει το συνολικό θέμα για όλα τα στοιχεία κάτω από αυτό. Η εργασία περίληψης έργου προωθεί αυτή την έννοια ένα ακόμη βήμα: Αυτή η εργασία συγκεντρώνει όλα τα πραγματικά δεδομένα από άλλες εργασίες σε ένα στοιχείο γραμμής.Επομένως, η διάρκεια της εργασίας για τη συνοπτική εργασία αντικατοπτρίζει τη διάρκεια ολόκληρου του έργου. Από μια νομισματική γωνία, το συνολικό κόστος του έργου για συνοπτική εργασία αντικατοπτρίζει το συνολικό κόστος για ολόκληρο το έργο. Στοιχεία όπως αυτά μπορούν να είναι χρήσιμα για να έχουν τα χέρια σας - και αυτή είναι μια αξία μιας συνοπτικής εργασίας.

Αν έχετε σύγχυση σχετικά με τη διάρκεια της συνοπτικής σας εργασίας, θυμηθείτε ότι η συνολική διάρκεια εργασιών είναι η διαφορά μεταξύ της αρχικής ημερομηνίας έναρξης εργασίας και της τελευταίας ημερομηνίας λήξης της εργασίας. Ωστόσο, οι μη εργάσιμες ημέρες δεν υπολογίζονται στη συνολική διάρκεια εργασίας. Επομένως, η διάρκεια της συνοπτικής εργασίας είναι ίση με τον αριθμό ημερών εργασίας κατά τη διάρκεια των υποτάξεων, όχι τον αριθμό των ημερολογιακών ημερών μεταξύ της έναρξης της πρώτης εργασίας και του τέλους της τελευταίας.

Όχι ο καθένας χρησιμοποιεί εργασίες συγκέντρωσης έργων. Μπορείτε απλά να δημιουργήσετε, στο υψηλότερο επίπεδο του σχεδίου σας, εργασίες που αντιπροσωπεύουν μεγάλα παραδοτέα έργα ή φάσεις - με υποφάσεις και υποδιαγραφές κάτω από αυτά - και να μην δημιουργήσετε μια εργασία που είναι υψηλότερη στη σειρά από ό, τι όλα τα άλλα. Ωστόσο, έχοντας μια εργασία περίληψης έργου έχει ορισμένα πλεονεκτήματα:

Μπορείτε να δείτε γρήγορα τα σύνολα για το έργο με μια ματιά στις στήλες των δεδομένων στην προβολή γραφήματος Gantt και σε άλλες προβολές.

• Μπορείτε να τοποθετήσετε ένα σύνδεσμο στην εργασία σύνοψης έργου σε ένα άλλο έργο έτσι ώστε όλα τα δεδομένα για ένα έργο να αντικατοπτρίζονται σε ένα άλλο.
• Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε πέντε προγράμματα για νέες εκκινήσεις προϊόντων στην εταιρεία σας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα κύριο πρόγραμμα για όλες τις εκκινήσεις προϊόντων της εταιρείας, συνδέοντας τις εργασίες σύνταξης έργων σε κάθε ένα από τα έργα.