Πώς να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια ομάδα SharePoint - ανδρείκελα

Αν το RSS δεν είναι το πράγμα σας, μπορείτε να επιλέξετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν οι εφαρμογές του SharePoint αλλάζουν δημιουργώντας μια ειδοποίηση. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που κάνουν οι συμπαίκτες σας σε έγγραφα και αντικείμενα.

Χρειάζεστε την άδεια δημιουργίας ειδοποιήσεων για τη δημιουργία ειδοποιήσεων. Αυτή η άδεια χορηγείται συνήθως με τη διαμόρφωση εκτός πλαισίου της ομάδας Ιστοσελίδα Μέλος SharePoint.

Για να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση για μια εφαρμογή, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Περιηγηθείτε στην εφαρμογή στην οποία θέλετε να εγγραφείτε σε μια ειδοποίηση και μετά κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Alert Me στο μενού Share & Τμήμα παρακολούθησης της καρτέλας "Βιβλιοθήκη" της Κορδέλας (για μια εφαρμογή που βασίζεται σε βιβλιοθήκη) ή την καρτέλα "Λίστα" της Κορδέλας (για μια εφαρμογή που βασίζεται σε λίστα).

   Εάν δεν εμφανίζεται το κουμπί Alert Me, πιθανόν ο διαχειριστής σας να μην έχει ρυθμίσει τις ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν οι ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχουν ρυθμιστεί στην κεντρική διαχείριση, τότε το κουμπί Alert Me απλά δεν θα εμφανιστεί στους χρήστες. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint Online, τότε η εξερχόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη ρυθμιστεί από τη Microsoft και είστε καλό να πάτε.

2. Επιλέξτε Set Alert σε αυτήν τη Βιβλιοθήκη από την αναπτυσσόμενη λίστα.

   Εμφανίζεται το παράθυρο "Νέα ειδοποίηση".

   Μπορείτε να εγγραφείτε σε μια ειδοποίηση για ένα στοιχείο ή ένα έγγραφο, επιλέγοντας το στοιχείο ή το έγγραφο και επιλέγοντας Ειδοποίηση για την καρτέλα Στοιχεία της Κορδέλας.

3. Στο πλαίσιο κειμένου "Τίτλος ειδοποίησης", εισάγετε ένα όνομα για την ειδοποίηση.

   Κάνετε το όνομα κάτι σημαντικό για εσάς στα εισερχόμενά σας, όπως το Έγγραφα Τροποποιημένο Σήμερα - Site Budget Team . Διαφορετικά, δεν έχετε ουσιαστικό τρόπο να ειδοποιήσετε μια ειδοποίηση από μια άλλη.

4. Στο πλαίσιο κειμένου Αποστολή ειδοποιήσεων για να πληκτρολογήσετε τα ονόματα των ατόμων εκτός από εσάς που πρέπει να λάβετε την ειδοποίηση.

   Αυτό είναι σωστό, μπορείτε να εγγραφείτε σε άλλους συναγερμούς! Πρέπει να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης ειδοποιήσεων, το οποίο παρέχεται από προεπιλογή στους Ιδιοκτήτες ιστότοπων.

   Οι οργανισμοί και οι ιδιοκτήτες ιστοτόπων ενδέχεται να θέλουν να εγγραφούν πολλοί χρήστες σε μια ειδοποίηση για να βεβαιωθούν ότι λαμβάνουν σημαντικές ενημερώσεις, καθώς και να τους ενθαρρύνουν να συνεισφέρουν σε έναν πίνακα συζητήσεων, ένα blog ή ένα wiki. Οι χρήστες μπορούν ακόμα να εξαιρεθούν τροποποιώντας τις ρυθμίσεις στις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων.

5. Στην ενότητα Μέθοδος παράδοσης, επιλέξτε εάν θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος κειμένου στο κινητό σας τηλέφωνο.

   Τα μηνύματα κειμένου απαιτούν από το διαχειριστή του SharePoint να ρυθμίσει τη συγκεκριμένη υπηρεσία μέσω τρίτου, οπότε ενδέχεται να μην μπορείτε να στείλετε ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας.

6. Στην ενότητα Αλλαγή τύπου, επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει με τον τύπο ειδοποιήσεων που θέλετε να λάβετε - Όλες οι αλλαγές, προστίθενται νέα στοιχεία, τροποποιούνται τα υπάρχοντα στοιχεία ή διαγράφονται στοιχεία.

   Εάν είστε υπεύθυνοι για τη διαχείριση μιας εφαρμογής, θα πρέπει να λάβετε ειδοποίηση οποιαδήποτε στιγμή διαγράφονται τα στοιχεία.

7. Στην ενότητα Αποστολή ειδοποιήσεων για αυτές τις αλλαγές, επιλέξτε πότε θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις.

   Οι επιλογές που βλέπετε εδώ ποικίλλουν ανάλογα με το είδος της εφαρμογής με την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, μια εφαρμογή Εργασίες σάς επιτρέπει να λαμβάνετε μια ειδοποίηση όταν μια εργασία έχει επισημανθεί Ολοκληρωμένη ή οποιαδήποτε στιγμή αλλάζει μια εργασία υψηλής προτεραιότητας.

8. Στην ενότητα Πότε να στείλετε ειδοποιήσεις, επιλέξτε τη συχνότητα της παράδοσης συναγερμού.

   Μπορείτε να τα λάβετε αμέσως, μία φορά την ημέρα ή μία φορά την εβδομάδα. Οι ημερήσιες περιλήψεις είναι ωραίες. διαφορετικά, πιθανόν να πάρετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

9. Κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε την ειδοποίησή σας.

Ανατρέξτε σε αυτό το παράδειγμα διαμόρφωσης μιας ειδοποίησης.

Λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αλλάζει μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη.

Όποτε οι χρήστες λένε ότι χρειάζονται μια ροή εργασίας για να λάβουν ειδοποίηση, δοκιμάστε πρώτα μια ειδοποίηση. Θα εκπλαγείτε με το πόσο συχνά οι ειδοποιήσεις παρέχουν τις επιλογές που χρειάζονται.

Αν η εφαρμογή σας έχει μια προσωπική ή δημόσια προβολή που περιλαμβάνει ένα φίλτρο, μπορείτε να εγγραφείτε σε αλλαγές μόνο σε αυτήν την προβολή. Για παράδειγμα, δηλώστε ότι θέλετε να ενημερώνεστε μέσω μηνύματος κειμένου όταν ένα στοιχείο σε μια εφαρμογή Tracking Issue έχει την προτεραιότητα που έχει οριστεί σε High. Θα δημιουργήσετε μια προβολή που φιλτράρει την εφαρμογή για θέματα υψηλής προτεραιότητας. Επιλέξτε την φιλτραρισμένη προβολή στις Αποστολή ειδοποιήσεων για αυτές τις αλλαγές ενότητα όταν δημιουργείτε ειδοποίηση σας και θα λάβετε ειδοποιήσεις όταν τα στοιχεία πληρούν τα κριτήρια φίλτρου.

Για να λάβετε ειδοποιήσεις, πρέπει να έχετε διαμορφωθεί μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προφίλ σας SharePoint. Εάν ο διακομιστής SharePoint βρίσκεται στο δίκτυό σας, αυτό συνήθως δεν αποτελεί πρόβλημα. Ωστόσο, το Office 365 ενδέχεται να μην είναι ενσωματωμένο στις πληροφορίες δικτύου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο διαχειριστής σας μπορεί να ρυθμίσει με μη αυτόματο τρόπο τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή να σας δώσει την άδεια να το πράξει.

Μπορείτε να διαχειριστείτε όλες τις ειδοποιήσεις σας από μία σελίδα αντί να πλοηγηθείτε σε κάθε λίστα. Για να διαχειριστείτε όλες τις ειδοποιήσεις που έχετε σε μια συγκεκριμένη περιοχή και να τροποποιήσει ή να τα διαγράψετε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Περιήγηση σε μια εφαρμογή όπου σήμερα εγγραφείτε σε μια ειδοποίηση.
2. Στην καρτέλα Λίστα της Κορδέλας, στην ενότητα Share & Track, επιλέξτε Alert Me → Manage My Alerts.
3. Επιλέξτε τον κατάλληλο σύνδεσμο ονόματος ειδοποίησης.

   Η Διαχείριση των ειδοποιήσεων μου σε αυτή τη σελίδα του ιστότοπου εμφανίζεται με όλες τις επιλογές που εμφανίστηκαν κατά την πρώτη δημιουργία της ειδοποίησης. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις όπως επιθυμείτε.

   Δεν ξεκίνησε η ειδοποίηση; Μπορείτε ακόμα να διαβάσετε τις ρυθμίσεις και να αλλάξετε τις επιλογές (δείτε την προηγούμενη λίστα βημάτων). Οι αλλαγές σας δεν επηρεάζουν τις ρυθμίσεις προειδοποίησης για τους άλλους, αν η ειδοποίηση δημιουργήθηκε ταυτόχρονα για πολλούς χρήστες.

4. Κάντε κλικ στο OK για να τροποποιήσετε την ειδοποίηση με τις νέες σας ρυθμίσεις ή Delete για να διαγράψετε την ειδοποίηση.

   Διαγραφή ειδοποίησης που δημιουργήθηκε για σας δεν διαγράφει το σήμα από άλλους χρήστες που βρίσκονται στην ομάδα η ειδοποίηση δημιουργήθηκε για.

Αν είστε ο διαχειριστής του site, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις του καθενός στην ιστοσελίδα κάνοντας κλικ στο Alerts χρηστών σύνδεση στο τμήμα του δικτυακού τόπου Διοίκηση της σελίδας Ρυθμίσεις τοποθεσίας.