Λήψη των εγγράφων σας σε βιβλιοθήκη με το SharePoint 2010 - ανδρείκελα

Το SharePoint 2010 σας προσφέρει πολλούς τρόπους για να αποκτήσετε τα αρχεία σας σε βιβλιοθήκες εγγράφων. Μπορείτε να ανεβάσετε τα έγγραφά σας μία φορά τη φορά ή μια δέσμη ταυτόχρονα με το πρόγραμμα περιήγησης, με τη γνωστή διεπαφή του Windows Explorer και με εφαρμογές του Office. Με όλες αυτές τις επιλογές, δεν έχετε καμία δικαιολογία για να κρατήσετε τα αρχεία σας στον σκληρό σας δίσκο!

Ανεβάστε ένα έγγραφο με το SharePoint 2010

Όταν διαθέτετε ένα έγγραφο που μπορείτε να ανεβάσετε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να το κάνετε εύκολα μέσω του προγράμματος περιήγησης. Η διαδικασία για τη μεταφόρτωση ενός εγγράφου σε μια βιβλιοθήκη είναι ίδια για κάθε είδος βιβλιοθήκης που χρησιμοποιείτε, είτε πρόκειται για τη βιβλιοθήκη Κοινόχρηστα Έγγραφα που δημιουργήθηκε με τον ιστότοπο της ομάδας σας είτε για μια άλλη βιβλιοθήκη που δημιουργήθηκε από τον κάτοχο του ιστότοπου.

Μπορείτε επίσης να στείλετε έγγραφα σε βιβλιοθήκη εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ο διαχειριστής του SharePoint έχει διαμορφώσει το SharePoint 2010 για να δεχτεί εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι μεμονωμένες βιβλιοθήκες εγγράφων μπορούν να λάβουν τη δική τους διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν κάποιος στέλνει ένα έγγραφο ως συνημμένο σε αυτή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταφορτώνεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά όταν πρέπει να επιτρέψετε σε άτομα εκτός της επιχείρησής σας να τοποθετήσουν έγγραφα σε βιβλιοθήκη εγγράφων. Χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων για να αποδεχτείτε τα εισερχόμενα έγγραφα και στη συνέχεια να αντιστοιχίσετε κάποιον στην ομάδα σας για να μετακινήσετε τα έγγραφα σε άλλη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Αποστολή πολλαπλών εγγράφων με το SharePoint 2010

Ο διαχειριστής του SharePoint μπορεί να αποκλείσει ορισμένους τύπους αρχείων, όπως εκτελέσιμα αρχεία. Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία από σουίτες παραγωγικότητας, όπως το Microsoft Office και το Open Office.

Ίσως παρατηρήσετε ότι το SharePoint δεν σας ζητά να εισαγάγετε τις ιδιότητες για τα αρχεία που μεταφορτώνονται. Όταν πραγματοποιείτε μια πολλαπλή μεταφόρτωση, δεν σας ζητείται ο τρόπος που θέλετε να κάνετε μια μόνο μεταφόρτωση, ακόμη και για τις ιδιότητες που απαιτούνται (επομένως πρέπει να επιστρέψετε και να προσθέσετε αυτές τις ιδιότητες αργότερα). Επομένως, η μεταφόρτωση πολλών αρχείων δεν είναι καλή προσέγγιση όταν πρέπει να καταγράψετε ιδιότητες.

Εάν πρέπει να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες για πολλά αρχεία ταυτόχρονα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή φύλλου δεδομένων της βιβλιοθήκης. Η προβολή φύλλου δεδομένων λειτουργεί παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο. Για να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες χρησιμοποιώντας την προβολή φύλλου δεδομένων στην ίδια βιβλιοθήκη εγγράφων όπου μεταφορτώσατε τα αρχεία σας:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη της κορδέλας SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή φύλλου δεδομένων.

   Πρέπει να έχετε εγκατεστημένο το Excel στον υπολογιστή σας για να λειτουργήσει η προβολή φύλλου δεδομένων.

2. Τοποθετήστε το δρομέα σας στο πεδίο που θέλετε να ενημερώσετε και να κάνετε αλλαγές.

3. Μετακινήστε τον κέρσορα από τη σειρά που ενημερώσατε και στη συνέχεια το SharePoint 2010 αποθηκεύει τις ενημερώσεις σας.