Καθορίζοντας τα λάθη τιμολογίων με το QuickBooks 2005 - dummies

Χρησιμοποιείτε τη φόρμα τιμολόγησης QuickBooks για να τιμολογείτε τους πελάτες για τα εμπορεύματα που πουλάτε. Κανείς δεν είναι τέλειος, οπότε δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε τα λάθη που κάνετε κατά την εισαγωγή των πληροφοριών στα τιμολόγια. Εάν το κάνετε, ωστόσο, εδώ είναι μερικοί τρόποι για να διορθώσετε κοινά σφάλματα.

Εάν το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται στην οθόνη

Εάν το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται στην οθόνη, μπορείτε απλά να μετακινήσετε τον κέρσορα στο κουτί ή το κουμπί που δεν είναι σωστό και στη συνέχεια να διορθώσετε το λάθος. Επειδή τα περισσότερα από τα κομμάτια των πληροφοριών που εισάγετε στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων είναι σύντομα και γλυκά, μπορείτε να αντικαταστήσετε εύκολα τα περιεχόμενα ορισμένων πεδίων, δακτυλογραφώντας πάνω σε οτιδήποτε υπάρχει ήδη εκεί. Για να ξεκινήσετε ξανά, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση. Για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο μετά την πραγματοποίηση των αλλαγών σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα.

Εάν θέλετε να εισαγάγετε μια γραμμή στη μέση του τιμολογίου, κάντε δεξί κλικ για να εμφανίσετε ένα μενού συντομεύσεων και επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής ή Διαγραφή γραμμής από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

Εάν το τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στην οθόνη

Εάν το τιμολόγιο δεν εμφανίζεται στην οθόνη αλλά δεν το έχετε εκτυπώσει ακόμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Επόμενο και Προηγούμενο για να εμφανίσετε τα τιμολόγια. Όταν φτάσετε σε εκείνο με το σφάλμα, απλά διορθώστε το σφάλμα όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα. Εάν κάνετε σφάλμα κατά τον καθορισμό του τιμολογίου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά για να επιστρέψετε στο αποθηκευμένο τιμολόγιο. Το κουμπί Επαναφορά αντικαθιστά το κουμπί Εκκαθάριση κατά την προβολή ενός υπάρχοντος τιμολογίου - δηλαδή ενός τιμολογίου που έχετε ήδη αποθηκεύσει.

Εάν έχετε εκτυπώσει το τιμολόγιο, μπορείτε επίσης να κάνετε το είδος της αλλαγής που περιγράφεται στις προηγούμενες παραγράφους. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλλετε τα τιμολόγια μέχρι να βρείτε το ένα (τώρα τυπωμένο) με το σφάλμα. Και μπορείτε να αλλάξετε το σφάλμα και να εκτυπώσετε ξανά το τιμολόγιο. Μπορεί να μην θέλετε να πάτε αυτή τη διαδρομή, αν έχετε ήδη στείλει το τιμολόγιο. Ενδεχομένως να θελήσετε να ορίσετε τον καθορισμό του τιμολογίου με την έκδοση είτε πιστωτικού σημειώματος (εάν το αρχικό τιμολόγιο υπερφορτωθεί) είτε άλλου τιμολογίου (εάν το αρχικό τιμολόγιο έχει υπερφορτωθεί). Ο λόγος για τον οποίο ίσως θέλετε να εκδώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα ή ένα άλλο τιμολόγιο είναι ότι η ζωή γίνεται τρομερά ακατάστατη αν εσείς ή ο πελάτης σας έχετε πολλαπλά αντίγραφα του ίδιου τιμολογίου που επιπλέουν και προκαλούν σύγχυση.

Διαγραφή τιμολογίου

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε τιμολόγια. Διαδικαστικά, η διαγραφή τιμολογίου είναι εύκολη. Εμφανίζεται μόνο το τιμολόγιο στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και επιλέξτε Επεξεργασία -> Διαγραφή τιμολογίου. Όταν το QuickBooks σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή σας, κάντε κλικ στο Yes (Ναι). Αλλά διαβάστε πρώτα την επόμενη παράγραφο.Μπορεί να μην θέλετε να διαγράψετε το τιμολόγιο …

Παρόλο που η διαγραφή τιμολογίων είναι εύκολη, δεν είναι κάτι που πρέπει να κάνετε απλά ή για διασκέδαση. Η διαγραφή τιμολογίου είναι εντάξει εάν το έχετε μόλις δημιουργήσει. Μόνο εσείς το έχετε δει και δεν το έχετε εκτυπώσει ακόμα. Σε αυτή την περίπτωση, κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει ότι έχετε κάνει λάθος. Είναι το μυστικό σου. Αλλά το υπόλοιπο του χρόνου - ακόμα κι αν έχετε δημιουργήσει ένα τιμολόγιο που δεν θέλετε αργότερα - θα πρέπει να φυλάξετε ένα αντίγραφο του τιμολογίου στο σύστημα QuickBooks. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα αρχείο ότι το τιμολόγιο υπήρχε, το οποίο συνήθως διευκολύνει την απάντηση στις ερωτήσεις αργότερα.

"Αλλά πώς μπορώ να διορθώσω τα βιβλία μου αν αφήσω το πλαστό τιμολόγιο; " εσύ ρωτάς. Καλή ερώτηση. Για να διορθώσετε τα οικονομικά σας αρχεία για το τιμολόγιο που δεν θέλετε πλέον να μετράτε, απλώς ακυρώνει το το τιμολόγιο. Το τιμολόγιο παραμένει στο σύστημα QuickBooks, αλλά το QuickBooks δεν το μετράει επειδή χάνει τις ποσότητες και την ποσότητα πληροφοριών. Καλά νέα - η ακύρωση τιμολογίου είναι εξίσου απλή με τη διαγραφή ενός. Απλά εμφανίστε το τιμολόγιο στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία -> Άκυρο τιμολόγιο.