Κατανοώντας πώς το SharePoint 2003 προσθέτει επιχειρηματική αξία - ανδρείκελα

Αν αναπαράγετε παρεμβάσεις σχετικά με την εφαρμογή του SharePoint, διαβάστε για συγκεκριμένους τρόπους ότι αυτό το εργαλείο δημιουργίας ιστότοπων μπορεί να προσθέσει αξία στο επιχείρηση.

Η αναζήτηση μπορεί να σας κοστίσει

Όλοι οι χρόνοι που ξοδεύουν οι εργαζόμενοί σας για αναζήτηση μορφών, αρχείων και αριθμών τηλεφώνου. Για να μην αναφέρουμε την ώρα που οι υπάλληλοί σας ξοδεύουν γύρω από το γραφείο αναζητώντας την πιο πρόσφατη έκδοση μιας εικόνας μάρκας ή την πολιτική της εταιρείας σχετικά με (για παράδειγμα) την πραγματοποίηση προσωπικών τηλεφωνικών κλήσεων σε κινητά τηλέφωνα που παρέχονται από την εταιρεία. Κρατήστε τους υπαλλήλους σας στα γραφεία τους και εργάζονται χρησιμοποιώντας το SharePoint για να παρέχουν τις πληροφορίες αναφοράς που χρειάζονται.

Η αυτοεξυπηρέτηση σας εξοικονομεί χρήματα

Η επιχείρησή σας μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα μη αναπαράγοντας και διανέμοντας χαρτιά όπως διαφημιστικά φυλλάδια και παρουσιάσεις για εσωτερική διανομή. Η αποστολή αντίγραφων σε χαρτί είναι δαπανηρή και σπατάλη. Θα μπορούσατε να στείλετε ηλεκτρονικά αντίγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά στη συνέχεια θα φορολογούσατε τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επιβάρυνε τους παραλήπτες με την απόφαση αν (και πού) θα αποθηκεύσει το συνημμένο αρχείο.

Περάστε όλες αυτές τις ανοησίες και χρησιμοποιήστε το SharePoint για την αποθήκευση και τη διανομή ηλεκτρονικών εκδόσεων των εγγράφων σας:

• Χρησιμοποιήστε βιβλιοθήκες εγγράφων, εικόνων και μορφών για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εκδόσεων των αρχείων σας.
• Στείλτε μια υπερ-σύνδεση στο αρχείο μέσω e-mail.
• Δημιουργήστε μια καταχώρηση στην αρχική σελίδα της πύλης, ανακοινώνοντας τα πολυαναμενόμενα έγγραφα όπως το σχέδιο μάρκετινγκ του επόμενου έτους.

Με την αποστολή μιας υπερ-σύνδεσης σε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint, οι υπάλληλοί σας δεν χρειάζεται να ανησυχούν για το πού να αποθηκεύσουν το ηλεκτρονικό αρχείο ή το χαρτί. Μπορούν να προσθέσουν την υπερ-σύνδεση στις προσωπικές τους λίστες υπερσυνδέσμων στον ιστότοπό μου. Την επόμενη φορά που θέλουν να ανακαλέσουν την παρουσίαση από το σεμινάριο πωλήσεων του τελευταίου τριμήνου, δεν χρειάζεται να βρίσκονται πιο μακριά από τη σελίδα "Το δικτυακό μου τόπο".

Γεφυρώνοντας τα νησιά σας

Η δομή μιας επιχείρησης συχνά προσφέρεται για τη δημιουργία νησιών πληροφοριών. Δυστυχώς, είναι συχνά αυτή η δομή που εμποδίζει την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας ή εμποδίζει την εύρεση ικανοποίησης για έναν πελάτη. Αντί να βλέπετε μια εταιρεία από την άποψη των λειτουργικών τμημάτων της (όπως το μάρκετινγκ και τη λογιστική), χρησιμοποιήστε το SharePoint για να συνδέσετε νησιά και να σπάσετε τις αλυσίδες της επίσημης δομής αναφοράς σας. Εδώ είναι πώς οι λειτουργίες του SharePoint συμβάλλουν στην εκτέλεση της εργασίας:

• Ευελιξία ομάδας: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοποθεσίες ομάδας για να δημιουργήσετε ένα καθορισμένο χώρο εργασίας για μια ομάδα ανεξάρτητα από τη φυσική θέση των μελών της ομάδας ή ποιος αναφέρει σε ποιον.
• Συνεργασία με το έγγραφο: Μπορείτε να επιτρέψετε σε υπαλλήλους να συνεργάζονται γύρω από ένα έγγραφο, όπως ένα ενημερωμένο εγχειρίδιο πολιτικής για τους ανθρώπινους πόρους, χρησιμοποιώντας ένα χώρο εργασίας εγγράφων.
• Χώρος εργασίας Sweet Meeting Home: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους χώρους εργασίας Meeting για να υποστηρίξετε συναντήσεις (μεμονωμένα ή σε σειρά) με κεντρικό σημείο για όλους τους συμμετέχοντες, τις ημερήσιες διατάξεις και τα στοιχεία δράσης.
• Προβολές επιχειρησιακών διαδικασιών: Δοκιμάζετε τις επιχειρησιακές σας διαδικασίες τοποθετώντας τις σε μια ομάδα ομάδας για να βλέπουν και να χρησιμοποιούν όλη την εταιρεία ή την ομάδα.
• Επισημοποιήστε το ανεπίσημο: Κάνετε κλικ στις υπηρεσίες σας και μεταφέρετε τα λογιστικά φύλλα, τις πολιτικές και τις φόρμες στο SharePoint.

Αποστολή ενός ενοποιημένου μηνύματος

Χρησιμοποιήστε την πύλη για να επικοινωνήσετε ένα κοινό όραμα στους υπαλλήλους σας σχετικά με την επιχείρησή σας μέσω των ακόλουθων στοιχείων:

• Αρχική σελίδα: Επικοινωνήστε με την αξία ενός μηνύματος,, τοποθετώντας το σωστά στην αρχική σελίδα της πύλης για να δει ο καθένας.
• Πλοήγηση: Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες πλοήγησης της πύλης σας για να κατευθύνετε τους υπαλλήλους σας σε πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα και τις προσφορές.
• Καταχωρίσεις: Χρησιμοποιήστε τις λίστες - τους συνδέσμους και τις ανακοινώσεις - στην πύλη σας για να κατευθύνετε την προσοχή των εργαζομένων στους ιστότοπους της εσωτερικής ομάδας και τα νέα της εταιρείας που θέλετε να παρατηρήσουν.
• Κοινά: Ομάδες-στόχοι των εργαζομένων, όπως οι εποπτικοί ή όλοι στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών, με καταχωρίσεις που ενισχύουν ένα μήνυμα, όπως η αξία της αναδιατάξεως.
• Look and feel: Χρησιμοποιήστε το συνδυασμό χρωμάτων και επωνυμίας της πύλης σας για να μετατρέψετε την πύλη του SharePoint από ένα απρόσωπο λογισμικό σε την πηγή για εσωτερικές ειδήσεις και πληροφορίες της εταιρείας.

Δημιουργώντας μια αίσθηση κοινότητας

Χρησιμοποιήστε το SharePoint για να ενημερώνετε τους υπαλλήλους σας με τις ανακοινώσεις του νέου μωρού και του νέου μίσθωσης. Εσείς ή οι υπάλληλοί σας ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint για να δημιουργήσετε ένα carpool ή να βρείτε έναν φίλο του γεύματος.

Μείωση του κόστους των πληροφοριακών συστημάτων

Φανταστείτε τη μείωση του αριθμού των εξειδικευμένων λύσεων των τμημάτων που χρησιμοποιούν τα υπολογιστικά φύλλα και τις βάσεις δεδομένων της Access. Με την αντικατάστασή τους με λίστες και βιβλιοθήκες στο SharePoint, επιτυγχάνετε κάποιες άμεσες βελτιώσεις:

• Ευκολία διαχείρισης: Οι λύσεις για την επιχείρησή σας θα είναι πιο συνεπείς - κάτι που τους διευκολύνει στη διαχείριση, υποστήριξη, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά από δεκάδες εφάπαξ λύσεις που έχουν μαγειρευτεί από jockeys υπολογιστικών φύλλων.
• Προσβασιμότητα, φορητότητα και επαναχρησιμοποίηση: Τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στις λίστες και τις βιβλιοθήκες του SharePoint αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων του SQL Server. Οι σημαντικές πληροφορίες δεν κλειδώνονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο που χρησιμοποιείται μόνο από ένα τμήμα.
• Αυξημένη ασφάλεια: Το SharePoint παρέχει ένα ενσωματωμένο μοντέλο ασφάλειας και δικαιωμάτων που βασίζεται στην υπάρχουσα επένδυση σας στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory. Ακόμα καλύτερα, τα τμήματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το μοντέλο για να διαχειριστούν ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό - χωρίς να καλέσει το γραφείο βοήθειας.
• Δυνατότητα εξάλειψης των προγραμμάτων-πελατών του Office: Χρησιμοποιώντας λίστες και βιβλιοθήκες στο SharePoint, μπορεί να μην χρειάζεται να έχετε εγκατεστημένες εφαρμογές του Office όπως το Excel σε όλες τις μηχανές-πελάτες σας.Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το πρόγραμμα περιήγησης για να αναζητήσουν δεδομένα (ή να προσθέσουν δεδομένα σε μια λίστα) στο SharePoint. Αυτός ο κατάλογος μπορεί ακόμη και να συνδεθεί με ένα υπολογιστικό φύλλο που ενημερώνεται ενώ ένας άλλος χρήστης προσθέτει δεδομένα χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης.
• Απλοποιημένος σχεδιασμός: Φέρνοντας όλο αυτό το περιεχόμενο κάτω από μια στέγη και στο ραντάρ, ο προγραμματισμός της χωρητικότητάς σας είναι πολύ απλοποιημένος.
• Βοήθεια για κατάρτιση: Επειδή το SharePoint παρέχει συνεπή εμφάνιση και αίσθηση, η εκπαίδευση είναι ευκολότερη.