Βίντεο: Access 2003 Expert - Εξαγωγή δεδομένων 2024
Αφού χρησιμοποιήσετε ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks 2013 για να διορθώσετε συναλλαγές ή να εισαγάγετε νέες συναλλαγές, εξάγετε τις αλλαγές ώστε να μπορούν αργότερα να εισαχθεί στο αρχείο δεδομένων του πελάτη. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επιλογή Αντιγραφή → Αρχείο → Λογαριασμός → Προβολή / Εξαγωγή αλλαγών για την εντολή Πελάτη.
Το QuickBooks εμφανίζει πρώτα ένα παράθυρο που αναφέρει τις αλλαγές που κάνατε στο αντίγραφο του λογιστή. Σημειώστε ότι μπορείτε να εκτυπώσετε αυτήν τη λίστα ή να δημιουργήσετε μια. pdf του κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση ή Αποθήκευση ως PDF.
Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία αρχείου αλλαγής για πελάτη, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή λογαριασμού εξαγωγής του λογαριασμού. Αυτό το παράθυρο διαλόγου λειτουργεί σαν ένα τυπικό παράθυρο διαλόγου των Windows για την αποθήκευση ενός αρχείου ή εγγράφου. Χρησιμοποιείτε την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε για να προσδιορίσετε την τοποθεσία του αρχείου αλλαγών.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα αρχείου για να δώσετε στο αρχείο ένα μοναδικό όνομα. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση, το QuickBooks αποθηκεύει τις αλλαγές που έχετε κάνει σε ένα αρχείο. Μπορείτε αργότερα να εισαγάγετε αυτό το αρχείο ή να εισαγάγετε αυτό το αρχείο στον υπολογιστή σας στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks.
Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή αλλαγών σε πελάτη, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση αλλαγών λογαριασμού". Αυτό το παράθυρο διαλόγου συγκεντρώνει τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την αποστολή στον πελάτη ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής των αλλαγών του λογιστή και μια σύνδεση που ο πελάτης μπορεί να χρησιμοποιήσει για να ανακτήσει τις αλλαγές του πραγματικού λογιστή. Ένα τακτοποιημένο πράγμα για αυτή την επιλογή είναι ότι το QuickBooks ενημερώνει τον λογιστή όταν ο πελάτης αρπάζει τις αλλαγές.
Δεν φυλάσσετε το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του λογιστή σας. Με άλλα λόγια, το αντίγραφο του λογιστή είναι απλώς ένα προσωρινό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε και να δημιουργήσετε ένα σύνολο αλλαγών που είναι απαραίτητες για την ενημέρωση ή τη διόρθωση των εγγραφών του πελάτη. Αφού κάνετε τις αλλαγές, εξάγετε τις αλλαγές σε ένα αρχείο αλλαγών. Στη συνέχεια ο πελάτης εισάγει αυτές τις αλλαγές.
Εάν κάνετε ξανά κάποιες αλλαγές στο εγγύς μέλλον, ο πελάτης πρέπει να δημιουργήσει ένα καινούργιο αντίγραφο λογιστή - νέο .
Για να προσδιορίσετε πότε εργάζεστε με το αντίγραφο ενός λογιστή, το QuickBooks εμφανίζει την παρενθετική φράση (Αντιγραφή του Λογιστή) κατά μήκος της κορυφής του παραθύρου του προγράμματος QuickBooks. Το QuickBooks αναγνωρίζει επίσης τα κανονικά αρχεία δεδομένων του QuickBooks για τα οποία έχουν δημιουργηθεί αντίγραφα του λογιστή προσθέτοντας την παρενθετική φράση (Αντιγραφή του Λογιστή υπάρχει).
Αυτή η φράση εμφανίζεται μόνο στη γραμμή τίτλου του παραθύρου του προγράμματος QuickBooks από το σημείο που ο πελάτης δημιουργεί το αντίγραφο του λογιστή στο σημείο που ο πελάτης εισάγει αλλαγές από το αντίγραφο του λογιστή.
