Θέσπιση κανόνων στο QuickBooks Online για Αποδοχή συναλλαγών - dummies

Το QuickBooks Online προσπαθεί να μάθει τις συνήθειες σας καθώς εξετάζετε τις μεταφορτωμένες συναλλαγές. μπορείτε να βοηθήσετε τη διαδικασία μαζί καθορίζοντας κανόνες για την παρακολούθηση του QBO. Όταν ρυθμίζετε κανόνες, επιταχύνετε τη διαδικασία αναθεώρησης, διότι, στην πραγματικότητα, ενημερώνετε την QBO εκ των προτέρων σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης ορισμένων τύπων συναλλαγών.

Πώς λειτουργούν οι κανόνες

Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι αγοράζετε αέριο για επαγγελματικά αυτοκίνητα από τα βενζινάδικα της Shell και πληρώνετε πάντα χρησιμοποιώντας μια πιστωτική κάρτα που έχετε συνδέσει με ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα στο QBO. Στην πραγματικότητα, θέλετε να ταξινομήσετε όλες τις συναλλαγές στους σταθμούς Shell στο λογαριασμό εξόδων καυσίμων.

Μπορείτε να αντιστοιχίσετε χειροκίνητα την κατηγορία σε μία από αυτές τις συναλλαγές και να περιμένετε το QBO να «μάθει» την προτίμησή σας ή μπορείτε να ρυθμίσετε έναν κανόνα που θα ακολουθήσει το QBO. Όταν θεσπίζετε έναν κανόνα, καθορίζετε πληροφορίες όπως οι λογαριασμοί και οι τύποι συναλλαγών (χρήματα ή χρηματικά ποσά) στα οποία πρέπει να εφαρμόζεται ο κανόνας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που επηρεάζει όλους τους λογαριασμούς ή έναν κανόνα που επηρεάζει συγκεκριμένους λογαριασμούς.

Κατόπιν, προσδιορίζετε τα κριτήρια που πρέπει να πληρούν οι μεμονωμένες συναλλαγές πριν η QBO ενεργήσει στις συναλλαγές. Τέλος, ορίζετε τις πληροφορίες που πρέπει να αναθέσει η QBO σε συναλλαγές που πληρούν τα κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε έναν τύπο συναλλαγής και μια κατηγορία.

Οι κανόνες που καθορίζετε μπορούν να λειτουργήσουν με δύο τρόπους:

• Το QBO μπορεί να χρησιμοποιήσει τον κανόνα σας για να προτείνει αλλαγές στις μεταφορτωμένες συναλλαγές τις οποίες στη συνέχεια εξετάζετε και εγκρίνετε. Ή
• Μπορείτε να επιλέξετε να έχει ο QBO αυτόματα τον κανόνα σε όλες τις συναλλαγές που καθορίζει ότι ταιριάζει με τις συνθήκες του κανόνα και να προσθέσει αυτές τις συναλλαγές στο QBO.

Το QBO χρησιμοποιεί διαφορετικά εικονίδια για να προσδιορίσει τις συναλλαγές που αντιστοιχούν σε κανόνες αλλά δεν έχει προστεθεί ακόμα στην εταιρεία σας και οι συναλλαγές προστίθενται αυτόματα με κανόνες.

Η δεύτερη προσέγγιση μπορεί να φαίνεται επικίνδυνη, αλλά πραγματικά δεν είναι. Παρόλο που η QBO εφαρμόζει αυτόματα τον κανόνα, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις συναλλαγές που δέχεται αυτόματα η QBO.

Δημιουργία κανόνα

Ρυθμίζετε είτε έναν τύπο κανόνα - αυτόν που προτείνει αλλαγές και πρέπει να τον ελέγξετε, και αυτόν που προσθέτει αυτόματα συναλλαγές βάσει ενός κανόνα - χρησιμοποιώντας τα ίδια βήματα.Υπάρχει μόνο ένα βήμα όπου κάνετε τα πράγματα διαφορετικά.

Επιλέξτε Συναλλαγές → Τραπεζικές.

1. Εμφανίζεται η σελίδα "Τράπεζα και πιστωτικές κάρτες".

   Στη δεξιά πλευρά της σελίδας, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Ενημέρωση και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων.

2. Το QBO εμφανίζει τη σελίδα "Κανόνες".

   Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο κανόνα" στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας "Κανόνες".

3. Το QBO εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Κανόνας".

   Ορίστε τον κανόνα ένα όνομα - ένα που θα έχει νόημα σε εσάς.

   

4. Προσδιορίστε αν ο κανόνας ισχύει για τα χρήματα που εισέρχονται στο QBO ή τα χρήματα που απορρέουν από τα QuickBooks και επιλέξτε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να εφαρμοστεί ο κανόνας.
5. Χρησιμοποιήστε την ενότητα "Όταν μια συναλλαγή συναντά" για να ορίσετε τα κριτήρια που πρέπει να χρησιμοποιεί η QBO κατά την εξέταση μεταφορτώσεων για να καθορίσει εάν θα εφαρμόσει τον κανόνα σε αυτά.
6. Μπορείτε να ορίσετε πολλαπλά κριτήρια χρησιμοποιώντας το κουμπί Προσθήκη γραμμής και μπορείτε να ορίσετε ότι μια συναλλαγή πρέπει να πληροί όλα ή κάποιο από τα κριτήρια. Ο προσδιορισμός "όλων" είναι αυστηρότερος και το QBO είναι πιο επιλεκτικό όσον αφορά την εφαρμογή του κανόνα.

   Το πρώτο πλαίσιο λίστας στην ενότητα σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε αν το QBO πρέπει να συγκρίνει την περιγραφή της συναλλαγής, το κείμενο της τράπεζας ή το ποσό της συναλλαγής με μια προϋπόθεση που ορίσατε. Για εκείνους τους ερευνητές εκεί έξω, η περιγραφή (η περιγραφή συναλλαγής) αναφέρεται στο κείμενο που εμφανίζεται στη στήλη Περιγραφή της σελίδας της Τράπεζας και των Πιστωτικών Καρτών. Η επιλογή "Κείμενο τραπεζών" αναφέρεται στην περιγραφή της τράπεζας, την οποία κατεβάζει η τράπεζα. μπορείτε να δείτε την περιγραφή της τράπεζας εάν κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε συναλλαγή που έχετε κατεβάσει. Η περιγραφή λεπτομερειών της τράπεζας εμφανίζεται στο κάτω αριστερό μέρος των επεξεργασμένων συναλλαγών.

   Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου "Ρύθμιση", ορίστε τις πληροφορίες που θέλετε να εφαρμόσει το QBO στις συναλλαγές που πληρούν τα κριτήρια του κανόνα. Μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω:

7. Επιλέξτε τον τύπο συναλλαγής που πρέπει να αντιστοιχεί στην συναλλαγή.
   • Επιλέξτε τον δικαιούχο και μία ή περισσότερες κατηγορίες που ισχύουν για συναλλαγές που πληρούν τις προϋποθέσεις του κανόνα.
   • Προαιρετικά, προσθέστε ένα σημείωμα σε κάθε συναλλαγή που πληροί τις προϋποθέσεις του κανόνα.
   • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη προσθήκη στα βιβλία, εάν θέλετε το QBO να προσθέτει αυτόματα τις συναλλαγές που πληρούν τις προϋποθέσεις του κανόνα στην εταιρεία σας.
   • Αυτό είναι το βήμα "διαφορετικό" από αυτό που βρίσκετε στην εισαγωγή αυτών των βημάτων. Αν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο, δεν χρειάζεται να εγκρίνετε συναλλαγές στις οποίες εφαρμόζεται ο κανόνας αυτός. Αλλά μπορείτε πάντα να κάνετε αλλαγές στις αυτόματα προστιθέμενες συναλλαγές.

     Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

8. Αφού δημιουργήσετε έναν κανόνα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη "Ενέργειες" της σελίδας "Κανόνες" για να την αντιγράψετε (ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε παρόμοιους κανόνες από την αρχή) και να διαγράψετε κανόνες που δεν θέλετε πλέον. Και αν χρειάζεται να επεξεργαστείτε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στη στήλη Ενέργειες για να ανοίξετε ξανά το παράθυρο διαλόγου Κανόνας και να κάνετε αλλαγές.

Λογιστές, μπορείτε να βοηθήσετε τους πελάτες σας και να εξοικονομήσετε χρόνο εάν εξάγετε και εισάγετε κανόνες μεταξύ εταιρειών QBO.