Όταν συναντάτε το Microsoft CRM, το πρώτο πράγμα που αντιμετωπίζετε είναι το σπίτι

Όταν ξεκινάτε το Microsoft CRM, το πρώτο πράγμα που αντιμετωπίζετε είναι η Αρχική σελίδα. Η Αρχική Σελίδα δεν είναι μόνο η πρώτη θέση που προσγειώνεται, είναι ο τόπος όπου μπορείτε πάντα να επιστρέψετε αν βρίσκεστε μπερδεμένος σε μια θάλασσα από οθόνες. Το σχήμα 1 δείχνει μια τυπική αρχική σελίδα με τις διάφορες ενότητες.

Εικόνα 1: Μια τυπική αρχική σελίδα.

Ρυθμίσεις

Ο πίνακας στην αριστερή πλευρά της κύριας οθόνης Αρχική Σελίδα περιλαμβάνει δύο λειτουργίες - Αρχική σελίδα και Ρυθμίσεις. Η πρώτη λειτουργία, Αρχική σελίδα, σας φέρνει στην ίδια την Αρχική σελίδα. Εάν είστε ήδη τοποθετημένοι στην Αρχική σελίδα, επιλέγοντας την επιλογή Home δεν θα σας αγοράσει τίποτα. Η δεύτερη λειτουργία, Ρυθμίσεις, σας επιτρέπει να εκτελέσετε ένα ευρύ φάσμα προσαρμογών.

Μπορείτε να επιλέξετε από έξι βασικές κατηγορίες Ρυθμίσεων, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2. Οι κατηγορίες είναι οι εξής:

• Ρυθμίσεις επιχειρησιακής μονάδας: Δημιουργία χρηστών και ομάδων και εκχώρηση ασφαλείας.
• Διαχείριση προτύπων: Δημιουργήστε και διαχειριστείτε πρότυπα για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα συμβόλαια και τη Γνωσιακή Βάση.
• Διαχείριση θεμάτων: Διαχειριστείτε όλες τις πληροφορίες στη Γνωσιακή Βάση.
• Διαχειριστής περιοχής πωλήσεων: Αντιστοιχίστε τα μέλη της ομάδας σε περιοχές και διαχειριστείτε αυτές τις περιοχές.

• Ανακοινώσεις: Δημιουργία και επεξεργασία εσωτερικών ανακοινώσεων.
• Κατάλογος προϊόντων: Διατηρείτε έναν κατάλογο προϊόντων που ενσωματώνεται με την προσφορά και την τιμολόγηση.

Εικόνα 2: Κατηγορίες ρυθμίσεων.

Οι Δραστηριότητές σας όπως εμφανίζονται στην Αρχική σελίδα

Από προεπιλογή, η Αρχική Σελίδα σας έχει οριστεί στην τρέχουσα ημερομηνία και εμφανίζει Δραστηριότητες που έχουν λήξει, Δραστηριότητες που πρέπει να κάνετε σήμερα και Δραστηριότητες προγραμματισμένες για αύριο.

Όλες οι εμφανιζόμενες Δραστηριότητες κατηγοριοποιούνται με

• Θέμα
• Προτεραιότητα
• Τύπος
• Ημερομηνία

Κάθε στήλη μπορεί να ταξινομηθεί ξεχωριστά κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης. Αυτή η λειτουργία ταξινόμησης είναι πραγματικά ένας διακόπτης εναλλαγής, επιτρέποντάς σας να ταξινομείτε εναλλάξ σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.

Μπορείτε να ελέγξετε τις δραστηριότητές σας για άλλη ημερομηνία κάνοντας κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο που βρίσκεται στα δεξιά της σημερινής ημέρας. Η επιλογή του κουμπιού Ημερολόγιο προκαλεί την εμφάνιση μηνιαίου ημερολογίου. Για να επιλέξετε διαφορετική ημερομηνία εντός του ίδιου ημερολογιακού μήνα, απλά κάντε κλικ (μόνο μία φορά) στην επιθυμητή ημερομηνία. Μπορείτε να επιλέξετε ένα εντελώς διαφορετικό μήνα κάνοντας κλικ στο δεξί ή αριστερό βέλος στην οθόνη του ημερολογίου.

Αν επιλέξετε άλλη ημερομηνία εκτός από τη σημερινή ημερομηνία, δεν βλέπετε πια δραστηριότητες Past Due ή Tomorrow. Για οποιαδήποτε άλλη ημερομηνία εκτός από τη σημερινή ημερομηνία, βλέπετε μόνο αυτή τη συγκεκριμένη ημέρα.

Το διπλό κλικ σε μια ημερομηνία από το αναδυόμενο ημερολόγιο σας μεταφέρει αμέσως στην πρώτη δραστηριότητα που έχει προγραμματιστεί για εσάς εκείνη την ημέρα.

Αντιμετώπιση δραστηριοτήτων

Το μεσαίο τμήμα της αρχικής σελίδας είναι γνωστό ως προβολή πληροφοριών. Η προβολή πληροφοριών περιέχει τον κατάλογο των δραστηριοτήτων σας και προς τη δεξιά πλευρά του παραθύρου υπάρχει μια σειρά εικονιδίων που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε γρήγορα νέες δραστηριότητες.

Προβολή και επεξεργασία δραστηριοτήτων

Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, κάντε κλικ στην καταχώρισή της στη μέση του παραθύρου προβολής πληροφοριών. Η Δραστηριότητα ανοίγει σε ένα νέο παράθυρο, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να την αναθεωρήσετε και / ή να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές σε αυτήν. Για να αναθεωρήσετε μια συνάντηση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ οπουδήποτε στη λίστα "Συνάντηση" στην προβολή πληροφοριών.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο με τα στοιχεία της Συνάντησης.

2. Επισημάνετε και αλλάξτε τα διαθέσιμα πεδία.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο προς τα επάνω αριστερά του παραθύρου.

Επιστρέφετε στην Αρχική σελίδα.

Δημιουργία δραστηριοτήτων

Μπορείτε να δημιουργήσετε Δραστηριότητες με πολλούς τρόπους, αλλά η Αρχική σελίδα σας δίνει τη δυνατότητα να το κάνετε γρήγορα και εύκολα. Προς τη δεξιά πλευρά της προβολής πληροφοριών, βλέπετε έξι εικονίδια που σχετίζονται με τη δραστηριότητα. Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά τα εικονίδια, δημιουργείτε μια Δραστηριότητα για τον εαυτό σας ή για κάποιον άλλο στην Ομάδα σας. Για να προγραμματίσετε μια δραστηριότητα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στην ενότητα Δημιουργία δραστηριότητας στην Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κατάλληλο εικονίδιο για τη δραστηριότητα που θέλετε να δημιουργήσετε.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να καταχωρίσετε τις σχετικές πληροφορίες.

2. Εισάγετε όλα τα απαραίτητα πεδία.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο προς τα επάνω αριστερά του παραθύρου.

Επιστρέφετε στην Αρχική σελίδα.

Εάν δημιουργείτε ή τροποποιείτε μια δραστηριότητα και πιστεύετε ότι θα πρέπει να εμφανίζεται στην προβολή πληροφοριών, αλλά δεν μπορείτε να την εντοπίσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ανανέωση στα αριστερά της ενότητας Δημιουργία δραστηριότητας. Η προβολή πληροφοριών εμφανίζεται εκ νέου με τα τρέχοντα δεδομένα. Μερικές φορές αυτό το τέχνασμα λειτουργεί. Σε άλλες περιπτώσεις, δεν φαίνεται να λειτουργεί, αλλά το πρόβλημα συνήθως βρίσκεται στη διεπαφή μεταξύ του πληκτρολογίου και της καρέκλας.

Ανακοινώσεις

Η περιοχή Ανακοινώσεις της Αρχική Σελίδα βρίσκεται στο κάτω τρίτο του παραθύρου. Αυτό είναι όπου τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να δημοσιεύουν μηνύματα σε όλους για γεγονότα ή θέματα εταιρικής εμβέλειας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ενότητα για να στείλετε μια υπενθύμιση σχετικά με μια επερχόμενη αλλαγή τιμών ή σχετικά με ένα αναθεωρημένο πρόγραμμα διακοπών. Το σχήμα 3 απεικονίζει μια τυπική δημοσίευση ανακοίνωσης, συμπεριλαμβανομένης μιας υπερσύνδεσης σε μια τοποθεσία Web που περιέχει πρόσθετες πληροφορίες.

Εικόνα 3: Μια ανακοίνωση με μια υπερ-σύνδεση.

Εάν μια ανακοίνωση είναι πολύ μεγάλη ή εμφανίζονται πολλές ενεργές ανακοινώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης στη δεξιά πλευρά του παραθύρου για να ελέγξετε όλο το δημοσιευμένο υλικό.

Στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Ανακοινώσεις εμφανίζεται η επιλογή Εμφάνιση όλων των ανακοινώσεων. Η επιλογή αυτής της επιλογής σας μεταφέρει σε ένα παράθυρο πλήρους οθόνης που εμφανίζει πιο εύκολα τις ανακοινώσεις σας εάν έχετε περισσότερους από λίγους. Επιστρέφετε στην αρχική σας σελίδα επιλέγοντας αυτή την επιλογή από τη γραμμή πλοήγησης ή επιλέγοντας την επιλογή Επιστροφή στην αρχική σελίδα στην κάτω δεξιά γωνία.

Μια ανακοίνωση μπορεί να περιέχει μια σύνδεση με υλικό που δημοσιεύεται σε μια τοποθεσία Web.Εάν ναι, κάνοντας κλικ στην υπερσύνδεση στο παράθυρο Ανακοινώσεις, θα μεταφερθείτε απευθείας σε αυτήν την ανάρτηση. Όταν κλείσετε αυτόν τον ιστότοπο, επιστρέφετε αυτόματα είτε στην Αρχική σελίδα σας είτε στο παράθυρο εμφάνισης Ανακοινώσεων.

Γρήγορη δημιουργία

Η περιοχή γρήγορης δημιουργίας σάς επιτρέπει να δημιουργείτε εύκολα νέους λογαριασμούς, επαφές, οδηγούς ή ευκαιρίες.

Τα απαραίτητα επιχειρήματα και τα πεδία που συνιστώνται από επιχειρήσεις εμφανίζονται σε κάθε είδος εγγραφής. Η λειτουργία γρήγορης δημιουργίας σάς φέρνει σε ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να εισάγετε μόνο τα συγκεκριμένα πεδία που είναι υποχρεωτικά πεδία. Η Γρήγορη Δημιουργία απαιτεί να εισαγάγετε μόνο δύο πεδία για να δημιουργήσετε έναν Λογαριασμό: στην περίπτωση Δημιουργίας Λογαριασμού, μόνο τα πεδία Ονόματος Λογαριασμού και Κατόχου. Αυτά τα υποχρεωτικά πεδία έχουν πάντα ετικέτες πεδίων που εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Αυτό το περιορισμένο σύνολο πεδίων είναι αυτό που κάνει τη Γρήγορη Δημιουργία γρήγορη, αλλά σας παρακινεί να επιστρέψετε αργότερα και να συμπληρώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες.

Η γραμμή πλοήγησης

Η γραμμή πλοήγησης, που φαίνεται στο σχήμα 4, είναι ο πιο γρήγορος και απλούστερος τρόπος να φτάσετε από την αρχική σελίδα σε οποιαδήποτε άλλη μονάδα.

Εικόνα 4: Η γραμμή πλοήγησης.

Ακόμα κι αν πηγαίνετε σε ένα από τα άλλα modules, η γραμμή πλοήγησης είναι πάντα διαθέσιμη και μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε για να επιστρέψετε στην Αρχική σελίδα ανά πάσα στιγμή. Για εκείνους τους ανθρώπους που εμπλέκονται απλώς με μια εφαρμογή CRM ή εκείνους που προέρχονται από ένα απλούστερο σύστημα, είναι μερικές φορές πολύ εύκολο να χαθείτε σε κάτι που φαίνεται να είναι μια μυριάδα παρόμοιων οθονών. Το κουμπί "Αρχική σελίδα" στη γραμμή πλοήγησης είναι πάντα εκεί για εσάς, σαν ένα ίχνος ψωμιού που σας οδηγεί στο σπίτι.

Το Microsoft CRM δεν αποθηκεύει αυτόματα δεδομένα για εσάς. Πρέπει να θυμάστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών. Έτσι, ακόμα και αν ξαφνικά χαθεί λίγο, θυμηθείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αρχική σελίδα.