Διατήρηση εγγράφων στο QuickBooks 2012 - Dummies

οι άνθρωποι μερικές φορές ρωτούν για πόσο καιρό θα πρέπει να κρατήσουν παλιές εκθέσεις QuickBooks, αντίγραφα τιμολογίων και άλλα κομμάτια λογιστικών πληροφοριών. Δυστυχώς, δεν υπάρχει πραγματικά μια απάντηση ενός μεγέθους σε όλους. Ωστόσο, είναι μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε:

• Εξετάστε αν το άλλο συμβαλλόμενο μέρος σε μια συναλλαγή θα θέλει πάντα τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν συζητάτε χρόνια με έναν πωλητή σχετικά με το εάν έχετε πληρώσει κάποιο λογαριασμό, είναι λογικό να παραμείνετε σε εκείνους τους λογαριασμούς προμηθευτών και οποιαδήποτε στοιχεία της πληρωμής σας για όσο διάστημα το επιχείρημα μπορεί να συνεχιστεί.

  Αυτό σημαίνει ότι οποιαδήποτε χαρτιά που τεκμηριώνουν τους λογαριασμούς και τις πληρωμές των πωλητών δεν πρέπει απαραιτήτως να διατηρηθούν εάν δεν έχετε κάποιο πρόβλημα.

• Εξετάστε τις φορολογικές απαιτήσεις λογιστικής. Σύμφωνα με το νόμο (πολλοί άνθρωποι δεν το συνειδητοποιούν), μια επιχείρηση υποχρεούται να τηρεί λογιστικά αρχεία για να αναφέρει τα κέρδη, τις απώλειες, το εισόδημα και τις κρατήσεις στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος. Αυτό σημαίνει ότι οτιδήποτε που χρειάζεστε για να υπολογίσετε τα κέρδη σας ή να τεκμηριώσετε στοιχεία των υπολογισμών σας πρέπει να διατηρηθεί.

  Ωστόσο, υπάρχει ένα καθεστώς περιορισμού που συνήθως διαρκεί τρία χρόνια από την ημερομηνία που υποβάλατε την επιστροφή. Αυτό σημαίνει ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να κρατάτε γραφειοκρατία που είναι παλαιότερη των τριών ετών μετά την επιστροφή στην οποία αναφέρεται.

  Με άλλα λόγια, εάν έχετε στοιχεία από το έτος 2007 και υποβάλατε τη φορολογική δήλωση του έτους 2007 στις 15 Μαρτίου 2008, μέχρι τις 16 Μαρτίου 2011, δεν πρέπει (στις περισσότερες περιπτώσεις) να διατηρήσετε όλα αυτά τα παλιά χαρτιά. Το καταστατικό των περιορισμών υπαγορεύει ότι πρέπει να είστε σε θέση να απορρίψετε τα παλιά πράγματα.

  Ένας λόγος προσοχής είναι εντάξει επειδή μια χούφτα εξαιρέσεων υπάρχουν σε αυτό το τριετές καθεστώς περιορισμών:

  • Εάν είστε πραγματικά καχύποπτοι και μέσα από την αλαζονεία σας παραλείπονται ακαθάριστα έσοδα από το 25 τοις εκατό της απόδοσης που δείχνει η επιστροφή σας, το καθεστώς των περιορισμών ισούται με έξι χρόνια.

  • Αν δεν έχει κατατεθεί επιστροφή ή έχει υποβληθεί παράνομη επιστροφή, δεν υπάρχει κανόνας περιορισμού.

  • Τα κράτη χωρίς φόρο εισοδήματος (όπως η Ουάσινγκτον) χρησιμοποιούν διαφορετικό σύνολο κανόνων και μπορούν να χρησιμοποιούν μεγαλύτερο χρονικό όριο περιορισμών. Η Ουάσινγκτον, για παράδειγμα, λέει ότι το καθεστώς παραγραφής διαρκεί τέσσερα χρόνια, όχι τρία.

• Εξετάστε τις παλιές εγγραφές που ενδέχεται να χρειαστείτε στο μέλλον για να υπολογίσετε ένα στοιχείο για τη φορολογική σας δήλωση. Αυτά πρέπει να διατηρηθούν. Για παράδειγμα, εάν αγόρασα ένα εργοστάσιο πριν από 30 χρόνια, διατηρήστε αυτά τα αρχεία αγοράς μέχρι 3 (ή 6) χρόνια μετά την πώληση του εργοστασίου.

• Λάβετε υπόψη ότι σε ορισμένες βιομηχανίες ισχύουν άλλοι κανόνες ή κανονισμοί διατήρησης εγγράφων. Για παράδειγμα, αν είστε γιατρός, διατηρείτε τα αρχεία παλιών ασθενών - και αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τις πληροφορίες λογιστικής ασθενούς - για περισσότερο από τρία χρόνια. Αυτοί οι άλλοι κανόνες διατήρησης εγγράφων ποικίλλουν ανάλογα με τη βιομηχανία. Μάθετε ποιοι είναι οι κανόνες για τον κλάδο σας.

Πώς αντιλαμβάνεστε αυτές τις ασαφείς προτάσεις; Ελάτε με μια ακατανόητη εικασία σχετικά με το πόσο καιρό νομίζετε ότι θα πρέπει να κρεμάσετε για πράγματα.

Μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε δύο φορές για απλά πετώντας τα οικονομικά αρχεία. Μπορεί να θέλετε να αποκόψετε πρώτα τα έγγραφα. Παρεμπιπτόντως, μερικά μεγάλα καταστήματα εφοδιασμού γραφείων προσφέρουν υπηρεσίες καταστροφής σε κατάστημα για λογικές τιμές.