Διατήρηση εγγράφου στο QuickBooks - ανδρείκελα

Πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρείτε παλιές αναφορές, αντίγραφα τιμολογίων και άλλα κομμάτια λογιστικών πληροφοριών; Δυστυχώς, δεν υπάρχει μια ενιαία απάντηση σε όλες αυτές τις ερωτήσεις. Ωστόσο, είναι μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε:

• Εξετάστε αν το άλλο συμβαλλόμενο μέρος σε μια συναλλαγή θα θέλει πάντα τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν συζητάτε χρόνια με έναν πωλητή για το αν έχετε πληρώσει κάποιο λογαριασμό, είναι λογικό να παραμείνετε σε εκείνους τους λογαριασμούς πωλητών και οποιαδήποτε στοιχεία της πληρωμής σας για όσο διάστημα μπορεί να συνεχιστεί το επιχείρημα.

  Αυτό σημαίνει ότι οποιαδήποτε γραφική εργασία που τεκμηριώνει τους λογαριασμούς και τις πληρωμές των πωλητών δεν πρέπει απαραιτήτως να διατηρηθεί εάν δεν έχετε πρόβλημα.

• Εξετάστε τις φορολογικές απαιτήσεις λογιστικής. Σύμφωνα με το νόμο (πολλοί άνθρωποι δεν το συνειδητοποιούν), μια επιχείρηση υποχρεούται να τηρεί λογιστικά αρχεία για να αναφέρει τα κέρδη, τις απώλειες, τα έσοδα και τις κρατήσεις της στην Υπηρεσία Εσόδων. Αυτό σημαίνει ότι οτιδήποτε που χρειάζεστε για να υπολογίσετε τα κέρδη σας ή να τεκμηριώσετε στοιχεία των υπολογισμών σας πρέπει να διατηρηθεί.

  Ωστόσο, υπάρχει ένα καθεστώς περιορισμού που συνήθως διαρκεί τρία χρόνια από την ημερομηνία που υποβάλατε την επιστροφή. Αυτό σημαίνει ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να κρατάτε γραφειοκρατία που είναι παλαιότερη των τριών ετών μετά την επιστροφή στην οποία σχετίζεται. Με άλλα λόγια, αν έχετε στοιχεία από το έτος 2009 και υποβάλατε την φορολογική δήλωση του έτους 2009 στις 15 Μαρτίου 2010, μέχρι τις 16 Μαρτίου 2013, δεν θα έπρεπε (στις περισσότερες περιπτώσεις) να διατηρήσετε όλα αυτά τα παλιά έγγραφα.

  Το καταστατικό των περιορισμών υπαγορεύει ότι πρέπει να είστε σε θέση να απορρίψετε τα παλιά πράγματα. Μια λέξη της προσοχής είναι εντάξει, επειδή μια χούφτα εξαιρέσεων υπάρχουν σε αυτό το τριετές καθεστώς των περιορισμών:

  • Αν είστε πραγματικά παραπλανητικός και, μέσω της εχθρότητας σας, παραλείπονται ακαθάριστο εισόδημα που υπερβαίνει το 25 τοις εκατό του τι σας η επιστροφή δείχνει, το καθεστώς των περιορισμών ισούται με έξι χρόνια.

  • Εάν δεν έχει κατατεθεί επιστροφή ή έχει υποβληθεί παράνομη επιστροφή, δεν υπάρχει κανόνας περιορισμού.

  • Τα κράτη χωρίς φόρο εισοδήματος (όπως το κράτος της Ουάσινγκτον) χρησιμοποιούν ένα διαφορετικό σύνολο κανόνων και μπορούν να χρησιμοποιούν μεγαλύτερο χρονικό όριο περιορισμών. Το κράτος της Ουάσιγκτον, για παράδειγμα, λέει ότι το καθεστώς παραγραφής διαρκεί τέσσερα χρόνια, όχι τρία.

• Εξετάστε τις παλιές εγγραφές που ενδέχεται να χρειαστείτε στο μέλλον για να υπολογίσετε ένα στοιχείο για τη φορολογική σας δήλωση. Τα αρχεία αυτά πρέπει να διατηρηθούν. Για παράδειγμα, εάν αγόρασα ένα εργοστάσιο πριν από 30 χρόνια, κρατήστε αυτά τα αρχεία αγοράς μέχρι 3 (ή 6) χρόνια μετά την πώληση του εργοστασίου.

• Λάβετε υπόψη ότι σε ορισμένες βιομηχανίες ισχύουν άλλοι κανόνες ή κανονισμοί διατήρησης εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν είστε ιατρός, διατηρείτε τα παλιά σας αρχεία ασθενών - και αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία λογιστικής ασθενούς - για περισσότερο από τρία χρόνια. Αυτοί οι άλλοι κανόνες διατήρησης εγγράφων διαφέρουν ανάλογα με τη βιομηχανία. Μάθετε ποιοι είναι οι κανόνες για τον κλάδο σας.

• Εξετάστε τον κίνδυνο διατήρησης εμπιστευτικών πληροφοριών πάρα πολύ καιρό. Τέλος, αν και ίσως να αναλογιστείτε όλα τα παραπάνω σημεία και να συμπεράνετε ότι πρέπει να διατηρείτε τα οικονομικά σας αρχεία σε διαχρονικότητα, σημειώστε ότι αυτή η προσέγγιση δημιουργεί και κινδύνους. Όσο περισσότερες οικονομικές τεκμηριώσεις αρχειοθετείτε, τόσο πιο εύκολο είναι σε ορισμένες περιπτώσεις να χάσουν ή να κλαπούν αυτές οι πληροφορίες.

  Δεν θα θέλατε, για παράδειγμα, να διατηρείτε δεδομένα αξίας τόσων ετών που πρέπει να νοικιάσετε μια αποθήκη σε ένα κακό μέρος της πόλης για να αποθηκεύσετε τα πράγματα.

Συνοψίζοντας, πώς αντιλαμβάνεστε αυτές τις αόριστες προτάσεις; Ελάτε με μια ακατανόητη εικασία σχετικά με το πόσο καιρό νομίζετε ότι θα πρέπει να κρεμάσετε για πράγματα.

Αν δεν κάνεις τίποτα εγκληματικό ή δόλια ή ατημέλητο, πετάξτε κάτι που είναι πάνω από πέντε χρονών. Διαχωρίστε τα έγγραφα που μπορείτε να πετάξετε κάθε χρόνο σε κουτιά. Ετικέτα τα κουτιά με τον αριθμό έτους. Επίσης, σημειώστε τα κουτιά με μια σημείωση όπως "Απορρίψτε το 2016", έτσι ώστε να ξέρετε πότε μπορείτε να πετάξετε αυτά τα πράγματα.

Μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε δύο φορές για απλά πετώντας τα οικονομικά αρχεία. Μην πετάξετε τα προσωπικά σας αρχεία ή, βεβαίως, τα αρχεία πελατών: καταργήστε πρώτα τα έγγραφα.

Με άλλα λόγια, μερικά καταστήματα μεγάλου-box office-supply προσφέρουν υπηρεσίες τεμαχισμού στο κατάστημα σε λογικές τιμές.