Οι βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint 2010 και το SharePoint 2010

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint 2010 σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε και να μοιράζεστε αρχεία με ασφάλεια και προσθέτουν επίσης λειτουργίες που σας βοηθούν να διαχειριστείτε πράγματα όπως ροή εργασίας εγγράφων οι διαδικασίες που αφήνουν τους ανθρώπους να επεξεργάζονται, να σχολιάζουν και να εγκρίνουν τα έγγραφα) και ιστορικά εκδόσεων (τι συνέβη σε ένα αρχείο και ποιος έκανε τι).

Και παρόλο που τα κοινόχρηστα αρχεία σας δίνουν μια διαδρομή μέσα από φακέλους στο έγγραφό σας, οι βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint σας δίνουν άλλες διαδρομές για να εκθέσετε περιεχόμενο. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφα απευθείας μέσω του προγράμματος περιήγησης, μπορείτε να τα φυσαλίδες σε τμήματα Web και μπορείτε να τα ταξινομήσετε και να τα φιλτράρετε με τα μεταδεδομένα και τους τύπους περιεχομένου τους. Και με τις βιβλιοθήκες εγγράφων, μπορείτε να εκθέσετε τα αρχεία με τον τίτλο τους, όχι μόνο το όνομα αρχείου τους.

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων σας δίνουν πολλές επιλογές για το πώς τα έγγραφα εισέρχονται σε αυτά. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο με τη διεύθυνση URL της βιβλιοθήκης εγγράφων, αλλά μπορείτε επίσης να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε βιβλιοθήκες εγγράφων ή drag-and-drop από την Εξερεύνηση των Windows. Και μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα απευθείας στις βιβλιοθήκες εγγράφων τους.

Εάν πραγματοποιείτε μια αναζήτηση σε ένα κοινόχρηστο στοιχείο αρχείου, μπορείτε να ανακτήσετε δυνητικά τα αποτελέσματα σε έγγραφα που δεν έχετε τα δικαιώματα ανοίγματος. Το SharePoint, από την άλλη πλευρά, επιτρέπει την αντιστάθμιση των αποτελεσμάτων, ώστε αν δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά, δεν μπορείτε να τα δείτε ούτε στα αποτελέσματα αναζήτησης.

Τα πάντα στο SharePoint είναι μια λίστα. Μια βιβλιοθήκη εγγράφων είναι απλώς ένα ιδιαίτερο είδος λίστας. Παρόλο που οι περισσότερες λίστες του SharePoint είναι οργανωμένες γύρω από πράγματα που ορίζονται κυρίως από τα μεταδεδομένα τους, οι βιβλιοθήκες εγγράφων είναι οργανωμένες γύρω από αρχεία που υπάρχουν ξεχωριστά και περιγράφονται από τα μεταδεδομένα τους.

Η βιβλιοθήκη εγγράφων δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει μόνο αρχεία του Microsoft Word. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων μπορούν να περιέχουν πολλούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων Excel, PDF και Visio. Ακόμη και οι ιστοσελίδες αποθηκεύονται σε βιβλιοθήκες εγγράφων.

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων προσθέτουν τη δυνατότητα εύρεσης των εγγράφων σας. Σε αντίθεση με ένα κοινόχρηστο στοιχείο αρχείων, το οποίο αντιμετωπίζει τα αρχεία ως ξεχωριστά αντικείμενα, οι βιβλιοθήκες εγγράφων αντιμετωπίζουν τα έγγραφα ως περιεχόμενο και σας επιτρέπουν να συσχετίζετε ορισμένες πληροφορίες ( μεταδεδομένα ) με τα σύνολα εγγράφων σε αυτά. Αυτό σημαίνει ότι τα έγγραφα μπορούν να βρεθούν με βάση τις ομοιότητες που περιγράφονται από τα μεταδεδομένα και όχι μόνο από τις επιλογές αναζήτησης που έχετε σε ένα κοινόχρηστο αρχείο.

Ίσως να αναρωτιέστε γιατί η αποχώρηση των εγγράφων σας σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου δεν είναι ευκολότερη από τη χρήση μιας βιβλιοθήκης εγγράφων στο SharePoint 2010. Ο πιο επιτακτικός λόγος για τον οποίο το SharePoint προσφέρει πολλούς τρόπους οργάνωσης των εγγράφων σας, όπως

• οι βιβλιοθήκες παρέχουν μια μοναδική διεύθυνση ιστού για την πρόσβαση σε μια ομάδα εγγράφων. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων καθιστούν δυνατή την εφαρμογή της ασφάλειας σε ομάδες σχετικών εγγράφων και μέσω της περικοπής ασφαλείας, εμποδίζουν τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες να τους δουν σε αποτελέσματα αναζήτησης.

• Οι ιδιότητες του εγγράφου επιτρέπουν τη δημιουργία πολλών προβολών των ίδιων εγγράφων.

• Οι φάκελοι καθιστούν δυνατή την ομαδοποίηση ενός υποσυνόλου εγγράφων βάσει των απαιτήσεων άδειας.