Ορίζοντας τη VBA και τις χρήσεις του - dummies

Η VBA, που σημαίνει Visual Basic for Applications, είναι μια γλώσσα προγραμματισμού που αναπτύχθηκε από τη Microsoft - από τον πλουσιότερο άνθρωπο στον κόσμο. Το Excel, μαζί με τα άλλα μέλη του Microsoft Office 2003, περιλαμβάνει τη γλώσσα VBA (χωρίς επιπλέον χρέωση). Με λίγα λόγια, το VBA είναι το εργαλείο που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι για την ανάπτυξη προγραμμάτων που ελέγχουν το Excel.

Μη συγχέετε VBA με VB (που σημαίνει Visual Basic). Το VB είναι μια γλώσσα προγραμματισμού που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόνομα εκτελέσιμα προγράμματα (τα αρχεία EXE). Αν και οι VBA και VB έχουν πολλά κοινά, είναι διαφορετικά ζώα.

Ίσως γνωρίζετε ότι οι άνθρωποι χρησιμοποιούν το Excel για χιλιάδες διαφορετικές εργασίες. Εδώ είναι μερικά παραδείγματα:

• Διατήρηση καταλόγων στοιχείων, όπως ονόματα πελατών, βαθμοί σπουδαστών ή ιδέες δώρων διακοπών
• Προϋπολογισμός και πρόβλεψη
• Ανάλυση επιστημονικών δεδομένων
• Δημιουργία τιμολογίων και άλλων μορφών > Ανάπτυξη γραφημάτων από τη βάση δεδομένων

Ο κατάλογος θα μπορούσε να συνεχιστεί και να συνεχιστεί, αλλά έχετε την ιδέα. Το Excel χρησιμοποιείται για μια ευρεία ποικιλία πράξεων και όλοι όσοι διαβάζουν αυτό το άρθρο έχουν διαφορετικές ανάγκες και προσδοκίες όσον αφορά το Excel. Ένα πράγμα που σχεδόν κάθε αναγνώστης έχει από κοινού είναι η ανάγκη

να αυτοματοποιήσει κάποια πτυχή του Excel. Αυτό είναι το θέμα της VBA. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα VBA για να διαμορφώσετε και να εκτυπώσετε την αναφορά πωλήσεων για το τέλος του μήνα. Αφού αναπτύξετε και δοκιμάσετε το πρόγραμμα, μπορείτε να εκτελέσετε τη μακροεντολή με μία μόνο εντολή, προκαλώντας αυτόματα την εκτέλεση πολλών χρονοβόρων διαδικασιών. Αντί να παλέψετε μέσα από μια κουραστική ακολουθία εντολών, μπορείτε να πάρετε ένα φλιτζάνι Joe και να αφήσετε τον υπολογιστή σας να κάνει τη δουλειά - και έτσι πρέπει να είναι, σωστά;

Ακολουθούν ορισμένες σύντομες περιγραφές ορισμένων κοινών χρήσεων για τις μακροεντολές VBA. Ένα ή δύο από αυτά μπορεί να ωθήσει το κουμπί σας.

Εισαγωγή μιας συμβολοσειράς κειμένου

Αν χρειάζεται συχνά να εισάγετε το όνομα της εταιρείας σας σε φύλλα εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή για να κάνετε την πληκτρολόγηση για εσάς. Μπορείτε να επεκτείνετε αυτή την έννοια όσο θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναπτύξετε μια μακροεντολή που θα πληκτρολογεί αυτόματα μια λίστα όλων των πωλητών που εργάζονται για την εταιρεία σας.

Αυτοματοποίηση μιας εργασίας που εκτελείτε συχνά

Υποθέστε ότι είστε διαχειριστής πωλήσεων και πρέπει να προετοιμάσετε μια έκθεση πωλήσεων για το τέλος του μηνός για να κρατάτε το αφεντικό σας ευτυχισμένο. Εάν η εργασία είναι απλή, μπορείτε να αναπτύξετε ένα πρόγραμμα VBA για να το κάνετε για σας. Ο προϊστάμενός σας θα εντυπωσιαστεί από τη σταθερά υψηλή ποιότητα των αναφορών σας και θα προωθηθείτε σε μια νέα θέση εργασίας για την οποία είστε εξαιρετικά ανεπιφύλακτη.

Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων ενεργειών

Εάν πρέπει να εκτελέσετε την ίδια ενέργεια στα 12 διαφορετικά βιβλία εργασίας του Excel, μπορείτε να καταγράψετε μια μακροεντολή ενώ εκτελείτε την εργασία στο πρώτο βιβλίο εργασίας και στη συνέχεια αφήστε τη μακροεντολή να επαναλάβει την ενέργεια σας άλλα βιβλία εργασίας.Το ωραίο για αυτό είναι ότι το Excel ποτέ δεν διαμαρτύρεται για να βαρεθεί. Η εγγραφή μακροεντολών του Excel είναι παρόμοια με την εγγραφή ήχου σε μαγνητόφωνο. Αλλά δεν απαιτεί μικρόφωνο.

Δημιουργία προσαρμοσμένης εντολής

Συχνά εκδίδετε την ίδια σειρά εντολών μενού του Excel; Αν ναι, σώστε τον εαυτό σας μερικά δευτερόλεπτα, αναπτύσσοντας μια μακροεντολή που συνδυάζει αυτές τις εντολές σε μία μόνο προσαρμοσμένη εντολή, την οποία μπορείτε να εκτελέσετε με ένα απλό πάτημα πλήκτρου ή κλικ.

Δημιουργία κουμπιού προσαρμοσμένης γραμμής εργαλείων

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις γραμμές εργαλείων του Excel με τα δικά σας κουμπιά που εκτελούν τις μακροεντολές που γράφετε. Οι εργαζόμενοι γραφείου τείνουν να είναι πολύ εντυπωσιασμένοι από τέτοια πράγματα.

Δημιουργία μιας προσαρμοσμένης εντολής μενού

Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα μενού του Excel με τις δικές σας εντολές που εκτελούν μακροεντολές που γράφετε. Οι εργαζόμενοι στο γραφείο είναι ακόμα πιο εντυπωσιασμένοι από αυτό.

Δημιουργία απλουστευμένου front end

Σε σχεδόν οποιοδήποτε γραφείο, μπορείτε να βρείτε πολλά άτομα που δεν καταλαβαίνουν πώς να χρησιμοποιούν υπολογιστές. (Ήχος γνωστός;) Χρησιμοποιώντας το VBA, μπορείτε να διευκολύνετε αυτούς τους άπειρους χρήστες να εκτελούν κάποια χρήσιμη εργασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα εύχρηστο πρότυπο εισαγωγής δεδομένων, ώστε να μην χρειαστεί να χάνετε

τον χρόνο σας όταν κάνετε καθημερινή εργασία. Αν και το Excel περιλαμβάνει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες (όπως το SUM και το AVERAGE), μπορείτε να δημιουργήσετε λειτουργίες φύλλου εργασίας

προσαρμοσμένες

που μπορούν να απλοποιήσουν σημαντικά τους τύπους σας. Θα εκπλαγείτε από το πόσο εύκολο είναι αυτό. Ακόμη καλύτερα, το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή λειτουργιών εμφανίζει τις προσαρμοσμένες λειτουργίες σας, καθιστώντας τις ενσωματωμένες. Δημιουργία ολοκληρωμένων εφαρμογών Εάν είστε διατεθειμένοι να αφιερώσετε κάποιο χρόνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VBA για να δημιουργήσετε εφαρμογές μεγάλης κλίμακας με προσαρμοσμένα παράθυρα διαλόγου, βοήθεια στην οθόνη και πολλά άλλα αντικείμενα.

Δημιουργία προσαρμοσμένων πρόσθετων για το Excel

Μάλλον γνωρίζετε μερικά από τα πρόσθετα που μεταφέρονται με το Excel. Για παράδειγμα, το εργαλείο ανάλυσης είναι ένα δημοφιλές πρόσθετο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VBA για να αναπτύξετε τα δικά σας ειδικά πρόσθετα.