Δημιουργώντας μια εντολή αγοράς σε QuickBooks - dummies

Μια εντολή αγοράς εξυπηρετεί έναν απλό σκοπό: Λέει σε κάποιον πωλητή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο αντικείμενο. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς.

Πολλές μικρές επιχειρήσεις δεν χρησιμοποιούν παραγγελίες αγοράς. Αλλά όταν μεγαλώνουν σε ένα ορισμένο μέγεθος, πολλές επιχειρήσεις αποφασίζουν να τις χρησιμοποιήσουν επειδή οι εντολές αγοράς γίνονται μόνιμα αρχεία των αντικειμένων που έχετε παραγγείλει. Επιπλέον, η χρήση παραγγελιών αγοράς συχνά διαμορφώνει τη διαδικασία αγοράς σε μια επιχείρηση. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε ότι κανείς στην επιχείρησή σας δεν μπορεί να αγοράσει τίποτα που κοστίζει περισσότερα από $ 100, εκτός εάν λάβει εντολή αγοράς. Εάν μόνο εσείς μπορείτε να εκδώσετε εντολές αγοράς, έχετε ελέγξει αποτελεσματικά τις δραστηριότητες αγοράς μέσω αυτής της διαδικασίας.

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να δημιουργήσετε εντολές αγοράς, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς επιλέγοντας Προμηθευτές -> Δημιουργία παραγγελιών αγοράς.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς.

Σημειώστε ότι εάν το μενού Προμηθευτές δεν παρέχει μια εντολή Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, το QuickBooks δεν γνωρίζει ότι θέλετε να δημιουργήσετε εντολές αγοράς.

2. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού του μενού Προμηθευτές για να εντοπίσετε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το στοιχείο.

Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας προμηθευτών παραθέτει κάθε προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών σας.

3. (Προαιρετικό) Ταξινόμηση της αγοράς χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο πλαίσιο Κατηγορίας.

4. (Προαιρετικό) Παρέχετε μια διαφορετική διεύθυνση πλοίου προς το αναπτυσσόμενο πλαίσιο Ship To.

Το αναπτυσσόμενο μενού Ship To εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους υπαλλήλους σας. Επιλέγετε το πλοίο για να απευθυνθείτε επιλέγοντας ένα από αυτά τα άλλα ονόματα. Αφού επιλέξετε μια καταχώρηση από τη λίστα Ναυτιλία σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο "Αποστολή προς διεύθυνση" με τις κατάλληλες πληροφορίες.

Το παράθυρο "Δημιουργία παραγγελιών αγοράς" παρέχει ορισμένα τυποποιημένα και, ίσως, γνωστά κουμπιά και κουτάκια: Προηγούμενο, Επόμενο, Εκτύπωση, Εύρεση, Ορθογραφία, Ιστορικό και Πρότυπο.

5. Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

Αρχικά, το QuickBooks βάζει την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Θα πρέπει, ωστόσο, να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία που εισάγει το QuickBooks ως ημερομηνία παραγγελίας είναι σωστή. Αυτή είναι η ημερομηνία της σύμβασης. Συχνά, η ημερομηνία ορίζει συμβατικούς όρους - όπως τον αριθμό των ημερών που πρέπει να σταλεί το στοιχείο μέσα.

6. Επιβεβαιώστε τον αριθμό της παραγγελίας.

Ο αριθμός της παραγγελίας αγοράς, ή ο αριθμός P.O., προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το έγγραφο παραγγελίας. Το QuickBooks προσδιορίζει διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον επόμενο αριθμό στο P.O. Νο. Κιβώτιο. Η εικασία που κάνει το QuickBooks για τον σωστό αριθμό παραγγελίας είναι συνήθως σωστή, αλλά αν δεν είναι σωστή, πληκτρολογήστε τον αριθμό αντικατάστασης.

7. Επιβεβαιώστε τον προμηθευτή και στείλτε τις πληροφορίες.

Το μπλοκ προμηθευτών και το μπλοκ πλοίου για να προσδιορίσετε τον πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το στοιχείο και το πλοίο για να απευθυνθείτε στην οποία θέλετε ο πωλητής να αποστείλει την αποστολή. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι σωστές αν η λίστα προμηθευτών σας είναι ενημερωμένη και έχετε χρησιμοποιήσει σωστά το αναπτυσσόμενο πλαίσιο Ship To (Πλαίσιο πλοήγησης) για να εντοπίσετε, αν είναι απαραίτητο, μια εναλλακτική διεύθυνση Ship to. Ωστόσο, επιβεβαιώστε ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα δύο μπλοκ διευθύνσεων είναι σωστές. Αν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, βεβαιωθείτε ότι το διορθώσετε. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις λανθασμένες πληροφορίες και στη συνέχεια επαναφέροντας οτιδήποτε πρέπει να εμφανίζεται.

8. Περιγράψτε κάθε στοιχείο που θέλετε να παραγγείλετε.

Χρησιμοποιείτε τις στήλες του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς για να περιγράψετε λεπτομερώς κάθε στοιχείο που θέλετε να παραγγείλετε ως μέρος της αγοράς. Κάθε αντικείμενο πηγαίνει στη δική του σειρά. Για να περιγράψετε ένα στοιχείο που θέλετε να αγοράσετε από τον προμηθευτή, παρέχετε τα ακόλουθα δυαδικά ψηφία πληροφοριών:

• Στοιχείο: Η στήλη Στοιχείο σάς επιτρέπει να καταγράψετε τον μοναδικό αριθμό στοιχείου για το στοιχείο που θέλετε αγορά. Θυμηθείτε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη Λίστα στοιχείων. Το κύριο πράγμα που πρέπει να ξέρετε σχετικά με τη Λίστα στοιχείων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο - ή, για αυτό το λόγο, σε μια εντολή αγοράς - πρέπει να περιγραφεί στο αρχείο στοιχείων.

• Περιγραφή: Η στήλη Περιγραφή εμφανίζει την περιγραφή του στοιχείου που επιλέγετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να έχει νόημα στους πελάτες ή τους πωλητές.

• Qty: Η στήλη "Ποσότητα" σας επιτρέπει να προσδιορίσετε την ποσότητα του αντικειμένου που θέλετε. Εισάγετε τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε σε αυτό το πεδίο, προφανώς.

• Rate: Η στήλη Rate σας επιτρέπει να εισάγετε την τιμή ανά μονάδα ή τιμή ανά μονάδα για το στοιχείο. Σημειώστε ότι το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη, ανάλογα με τον τύπο επιχείρησης που έχετε ορίσει.

• Πελάτης: Η στήλη Πελατών σας επιτρέπει να εντοπίσετε τον πελάτη για τον οποίο αγοράζεται το στοιχείο.

• Ποσό: Στη στήλη Ποσό εμφανίζεται το σύνολο που δαπανήσατε για το στοιχείο. Το QuickBooks θα υπολογίσει το ποσό για σας πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με το επιτόκιο (ή την τιμή). Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το ποσό της στήλης. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks ρυθμίζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε το ποσοστό των ποσοστών φορές να είναι πάντα ίσο με το ποσό.

Θα πρέπει να εισαγάγετε μια περιγραφή κάθε στοιχείου που πρέπει να συμπεριληφθεί στην παραγγελία αγοράς. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι στοιχεία από έναν προμηθευτή, η εντολή αγοράς σας πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

9. Εκτυπώστε την εντολή αγοράς.

Θα θέλετε να εκτυπώσετε την παραγγελία αγοράς. Ο σκοπός της καταγραφής μιας εντολής αγοράς στο QuickBooks είναι να δημιουργηθεί μια επίσημη εγγραφή μιας αγοράς. Σχεδόν πάντα θα θέλετε να μεταδώσετε αυτήν την εντολή αγοράς στον πωλητή.Η εντολή αγοράς δηλώνει στον πωλητή τι ακριβώς θέλετε να αγοράσετε και την τιμή που είστε διατεθειμένος να πληρώσετε. Για να εκτυπώσετε την παραγγελία, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε εντολές αγοράς αργότερα σε μια παρτίδα. για να το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε όλες τις παραγγελίες αγοράς που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Αρχείο -> Εκτύπωση φορμών -> Εντολές αγοράς.

10. Αποθηκεύστε την παραγγελία αγοράς.

Για να αποθηκεύσετε την παραγγελία σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει αυτή την εντολή αγοράς και αναδημοσιεύει μια άδεια έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη εντολή αγοράς.