Δημιουργώντας μια Εκτίμηση Εργασίας με το QuickBooks 2005 - dummies

Το QuickBooks Pro και το QuickBooks Premier έχουν ένα χαρακτηριστικό που είναι πολύ ενδιαφέρον για επιχειρήσεις που κάνουν δουλειές ή σχέδια για τους πελάτες τους: εργολάβοι, σύμβουλοι, μηχανικοί, αρχιτέκτονες κ.ο.κ. Το QuickBooks Pro και το QuickBooks Premier (σε αντίθεση με το κανονικό βασικό πρόγραμμα QuickBooks) έχουν την δυνατότητα να πραγματοποιούν απλό κόστος εργασίας ή έργου. Αυτή η δυνατότητα σημαίνει ότι η επιχείρησή σας μπορεί να δημιουργήσει εκτιμήσεις έργου ή εργασίας, να παρακολουθεί το κόστος ανά έργο ή εργασία και να χρεώνει τιμολόγια ανά έργο ή εργασία.

Στο QuickBooks Pro, το κόστος εργασίας αρχίζει με μια εκτίμηση. Μια εκτίμηση είναι απλώς μια λίστα με το εκτιμώμενο κόστος που θα υποστείτε για κάποια δουλειά που θα εκτελέσετε για κάποιο πελάτη.

Υποθέτοντας ότι έχετε ήδη δημιουργήσει μια εργασία και έχετε πει στο QuickBooks ότι χρησιμοποιείτε εκτιμήσεις, ακολουθείτε τα βήματα που ακολουθείτε για να δημιουργήσετε μια εκτίμηση:

1. Πάρτε τη φόρμα.

Επιλέξτε πελάτες -> Δημιουργία εκτιμήσεων. Το QuickBooks ανοίγει μια φόρμα Δημιουργίας Εκτιμήσεων, η οποία έχει μια ασυνήθιστη ομοιότητα με τη φόρμα Δημιουργία Τιμολογίων που έχετε δει εάν έχετε δουλέψει με τα QuickBooks καθόλου.

2. Αρχίστε να γεμίζετε τα κενά.

Επιλέξτε τον κατάλληλο Πελάτη: Εργασία από το αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή της φόρμας. Το QuickBooks Pro συμπληρώνει αυτόματα όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες - συνήθως τουλάχιστον το Όνομα / Διεύθυνση - στη φόρμα.

Αν ρυθμίσετε το QuickBooks Pro για να παρακολουθείτε τάξεις, εμφανίζεται το κατάλληλο αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή της φόρμας. Συνεχίστε και χρησιμοποιήστε το κουτί, εάν χρειάζεται.

Μην ξεχάσετε να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις - για παράδειγμα, την ημερομηνία και την εκτίμηση #.

3. Προσθέστε τα στοιχεία γραμμής - λεπτομέρειες, λεπτομέρειες, λεπτομέρειες.

Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες ενός παραθύρου Δημιουργία εκτιμήσεων με τον ίδιο τρόπο που συμπληρώνετε τις λεπτομέρειες ενός παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.

Κάθε στοιχείο γραμμής που θέλετε να συμπεριλάβετε στην εκτίμησή σας πρέπει να περιγραφεί στη λίστα στοιχείων. Λάβετε υπόψη ότι επειδή συχνά πωλείτε εργασία σε πελάτες και πελάτες χρησιμοποιώντας, εν μέρει, μια εκτίμηση, συνήθως θα θέλετε να συμπεριλάβετε πλήρεις περιγραφές των στοιχείων. (Ορισμένοι εργολάβοι, για παράδειγμα, συχνά χρησιμοποιούν αρκετές γραμμές περιγραφικού κειμένου για να εξηγήσουν πλήρως κάθε στοιχείο που εμφανίζεται στην εκτίμηση.)

4. Προσθέστε τυχόν προαιρετικές πληροφορίες.

Αν θέλετε, χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα άλλα πλαίσια που είναι διαθέσιμα στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε πρόσθετες πληροφορίες. Για παράδειγμα, ακριβώς όπως και στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας μηνυμάτων πελατών και να γράψετε ένα φιλικό μήνυμα ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Memo για να γράψετε μια σημείωση στον εαυτό σας σχετικά με την εργασία, αν θέλετε. Ή ίσως κάποιες σημειώσεις για το σενάριο που σκεφτήκατε για την τοποθέτηση στα στούντιο. Ο, τιδήποτε σας ταιριάζει.

Αν θέλετε να συμπεριλάβετε άλλα στοιχεία στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, μπορείτε να προσαρμόσετε το παράθυρο αυτό. Επιλέξτε Προσαρμογή από το αναπτυσσόμενο μενού Πρότυπο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Δημιουργία εκτιμήσεων. Το QuickBooks σάς παρέχει μια λίστα με τις φόρμες εκτίμησης. Επιλέξτε αυτό που θέλετε να επεξεργαστείτε. (Μπορείτε να έχετε μόνο μία φόρμα εκτίμησης στη λίστα, αν δεν έχετε δημιουργήσει ποτέ νέα.) Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο ή Επεξεργασία. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή εκτιμήσεων (Customize Estimate).

Προτού εκτυπώσετε αυτήν την εκτίμηση, θυμηθείτε ότι το παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων δεν είναι οι ίδιες πληροφορίες που εμφανίζονται στη γραπτή εκτίμηση. Για να δείτε πώς φαίνεται η εκτυπωμένη έκδοση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων και επιλέξτε Προεπισκόπηση από την αναπτυσσόμενη λίστα. Το αποτέλεσμα είναι μια εικόνα σε πλήρη σελίδα, συρρικνωμένη για να ταιριάζει στην οθόνη.

Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμα την εκτίμησή σας, προχωρήστε και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο ή Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Για να εξετάσετε πιο προσεκτικά την εκτίμηση (ή οποιαδήποτε φόρμα QuickBooks στην οθόνη), κάντε κλικ στο κουμπί Μεγέθυνση στο πάνω μέρος της οθόνης Προεπισκόπηση εκτύπωσης ή μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στην εικόνα. Όταν ο κέρσορας μοιάζει με μεγεθυντικό φακό με ένα σύμβολο συν σε αυτό, κάντε κλικ στο αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Επειδή μπορείτε να δείτε μόνο ένα μέρος της προεπισκόπησης κάθε φορά με αυτό τον τρόπο, χρησιμοποιήστε τις γραμμές κύλισης στο κάτω και το δεξί μέρος των παραθύρων για να μετακινηθείτε στις διάφορες περιοχές.

Σημειώστε ότι ο μεγεθυντικός φακός έχει τώρα ένα σύμβολο μείον και το κουμπί Zoom In μεταβαίνει στο Zoom Out. Εάν ολοκληρώσετε περισσότερες από μία εκτιμήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά "Προηγούμενη σελίδα" και "Επόμενη σελίδα" στην οθόνη "Προεπισκόπηση εκτύπωσης" για να δείτε άλλες εκτιμήσεις. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Όταν επιστρέψετε στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Το QuickBooks Pro εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Print One Estimate. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε την εκτίμηση χωρίς περαιτέρω παραμόρφωση.

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει τα αρχεία QuickBook για εκτύπωση προηγούμενων εκτιμήσεων, ίσως χρειαστεί πρώτα να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή σας για αυτή την εργασία. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο -> Ρύθμιση εκτυπωτή και επιλέξτε Εκτίμηση από το αναπτυσσόμενο μενού Μορφή. Στη συνέχεια, καθορίστε τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή που θέλετε να εκτυπώσετε. (Αυτή η διαδικασία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως και για την εκτύπωση άλλων μορφών, όπως τιμολόγια.) Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε. Το παράθυρο διαλόγου Εκτυπώστε μια εκτίμηση που εμφανίζεται στο QuickBooks αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων λειτουργεί επίσης με τον ίδιο τρόπο που κάνει το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση ενός τιμολογίου.