Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του λογισμικού QuickBooks - dummies

Το QuickBooks 2012 διευκολύνει τους λογιστές να συνεργάζονται με τα αρχεία δεδομένων του πελάτη. Ο πελάτης σας δημιουργεί το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks με τη χρήση της έκδοσης QuickBooks και του πραγματικού αρχείου δεδομένων και στη συνέχεια είτε δημιουργεί ένα αρχείο που σας στέλνει ο πελάτης (όπως μέσω ταχυδρομείου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) είτε ότι το Intuit, ο κατασκευαστής των QuickBooks, σας στέλνει.

Ορίστε τι πρέπει να κάνει ο πελάτης σας εάν ο πελάτης θα φροντίσει να σας στείλει το αρχείο:

1. Επιλέξτε την επιλογή Αρχείο → Λογαριασμός αντιγραφής → Πελάτες → Αποθήκευση εντολής αρχείου.

   Το QuickBooks εμφανίζει πρώτα ένα μήνυμα που ζητά από τον πελάτη αν θέλει αντίγραφο

   • ενός λογιστή του αρχείου

   • φορητό ή του αρχείου Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφο ενός λογιστή επιλέγοντας Αρχείο → Δημιουργία αντιγραφής και στη συνέχεια επιλέγοντας το κουμπί Αντιγραφή του Λογιστή.

   A

   φορητό

   αρχείο είναι ένα πραγματικό, ζωντανό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks που είναι ήδη ελαφρώς scrunched σε μέγεθος ώστε να είναι πιο εύκολο να μετακινούνται (όπως με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο το αρχείο ως συνημμένο). Ένα αρχείο αντιγράφου είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks που δημιουργείτε (συνήθως) έτσι ώστε να έχετε ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks σε περίπτωση που κάτι κακό συμβαίνει με το αρχικό αρχείο δεδομένων QuickBooks. Επιλέξτε το Αντιγραφή του Λογαριασμού και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

   

2. Καθορίστε μια ημερομηνία διαίρεσης.

   Όταν ένας πελάτης κάνει κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσει τη δημιουργία αντιγράφου ενός λογιστή, το QuickBooks του ζητάει την ημερομηνία διαίρεσης. Οι συναλλαγές που προηγούνται αυτής της ημερομηνίας μπορούν να επεξεργαστούν

3. μόνο

   μέσα στο αντίγραφο του λογιστή. Οι συναλλαγές που πέφτουν μετά από αυτά τα δεδομένα μπορούν να επεξεργαστούν τόσο στο αντίγραφο του λογιστή όσο και στο αντίγραφο του πελάτη. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε. Εμφανίζεται ένα άλλο μήνυμα, λέγοντας στον πελάτη ότι το QuickBooks πρέπει να κλείσει όλα τα παράθυρα για να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του λογιστή. Το QuickBooks μπορεί επίσης να πει στον πελάτη να τοποθετήσει ένα δίσκο.

4. Κάντε κλικ στο OK και εισαγάγετε το δίσκο (αν είναι απαραίτητο).

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αντιγραφή αντιγράφου λογαριασμού.

5. Ονομάστε το αντίγραφο του λογιστή.

   Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Όνομα αρχείου" του παραθύρου διαλόγου "Αποθήκευση λογαριασμού" για να ονομάσετε το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks του λογιστή. Εάν είναι απαραίτητο, ο πελάτης μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε για να καθορίσει πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks του λογιστή.

   

6. Ο πελάτης πρέπει να θυμάται πού αποθηκεύεται το αντίγραφο του αρχείου του λογιστή. Αυτό το αρχείο δίνεται στον λογιστή - μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομείου σαλιγκαριού ή αποθηκευμένο σε δίσκο - για να μπορέσει ο λογιστής να το χρησιμοποιήσει.

   Δημιουργήστε το αρχείο.

   Αφού ο πελάτης ονομάσει το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του λογιστή και υποδεικνύει, αν είναι απαραίτητο, πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή, ο πελάτης κάνει κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Στη συνέχεια, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο του λογισμικού QuickBooks ενός λογιστή.

7. Αυτό το αρχείο δεδομένων μεταδίδεται στον λογιστή

   από τον πελάτη

   . Με άλλα λόγια, ο πελάτης πρέπει να στείλει ή να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο. Ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιορίσει το μέγεθος των συνημμένων (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων QuickBooks) που μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το μέγεθος το φάει, μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο QuickBooks στην ιστοσελίδα Intuit επιλέγοντας Αρχείο → Αντιγραφή Λογαριασμού → Δραστηριότητες Πελάτη → Αποστολή σε Λογιστή. Στη συνέχεια, ο Intuit στέλνει στον λογιστή σας ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ, τον οποίο μπορεί να χρησιμοποιήσει για να αρπάξει το αρχείο. Τα αντίγραφα του λογιστή χρησιμοποιούν τρεις τύπους αρχείων. Το αρχείο μεταφοράς λογαριασμού (με την επέκταση αρχείου.qbx) είναι αυτό που ο πελάτης δημιουργεί και δίνει στον λογιστή. Το πραγματικό αντίγραφο του Λογιστή (με την επέκταση αρχείου qba) είναι εκείνο με το οποίο ο λογιστής συνεργάζεται αφού ανοίγει το αρχείο μεταφοράς λογαριασμών. Και τέλος, υπάρχει το αρχείο εξαγωγής λογιστών (με την επέκταση αρχείου.qby).