Καθαρισμός Βασικά για το Αρχείο Εταιρειών QuickBooks - Ανδρείκελα

Όταν καταλαβαίνετε τι είναι η αρχειοθέτηση στο QuickBooks, η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Για να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Βοηθήματα → Στοιχεία συμπύκνωσης.

   Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

   

2. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

   Αυτή η επιλογή λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks και να αφαιρέσετε το αρχείο της εταιρείας εργασίας ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο. Το QuickBooks μειώνει το μέγεθος της λειτουργικής έκδοσης του αρχείου δεδομένων της εταιρείας, αφαιρώντας παλιές κλειστές συναλλαγές αν επιλέξετε στο Βήμα 3 την κατάργηση των συναλλαγών.

3. Καθορίστε την Κατάργηση των συναλλαγών πριν από την ημερομηνία.

   Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία πρέπει να καταργηθούν οι κλειστές συναλλαγές, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας. Αν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο αφαιρώντας τις συναλλαγές στις 31 Δεκεμβρίου 2016 ή πριν, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 1/1/2017 στο πλαίσιο ημερομηνίας. Δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικά για την αφαίρεση μιας δέσμης κλειστών συναλλαγών, ωστόσο. Μπορείτε να καταργήσετε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks που είναι 25MB, 50MB, ή ακόμα και 100MB (megabytes).

   Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Όλες οι συναλλαγές" για να δημιουργήσετε ένα σχεδόν κενό αρχείο που θα μπορούσατε να επαναχρησιμοποιήσετε (όπως για εκπαίδευση). Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο QuickBooks που περιέχει ένα καθορισμένο εύρος συναλλαγών, επιλέξτε τις Ενέργειες εκτός του κουμπιού εύρους ημερομηνιών και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις ημερομηνίες που απαριθμούν το εύρος στα πλαίσια Πριν και μετά.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό των συναλλαγών που θα πρέπει να καταργήσει το QuickBooks.

4. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

   Καθορίστε τον τρόπο ομαδοποίησης των συναλλαγών.

   

5. Εάν θέλετε να συνοψίσετε τις ιστορικές συναλλαγές, το QuickBooks χρησιμοποιεί ένα δεύτερο παράθυρο διαλόγου Δεδομένα συμπυκνώματος για να ρωτήσει πώς θα πρέπει να συνοψίζει τα ιστορικά δεδομένα: με μια ενιαία καταχώριση περιοδικού περιοδικού, με μηνιαίες καταχωρίσεις συνοπτικών ημερολογίων ή χωρίς σύνοψη. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην προσέγγιση περίληψης που θέλετε.(Συνήθως, χρησιμοποιείτε τη δεύτερη επιλογή που αναφέρεται - η έκδοση των QuickBooks δημιουργεί μηνιαίες καταχωρίσεις περιοδικών συνοπτικών περιλήψεων - έτσι ώστε να μπορείτε να παράγετε ακόμα συγκριτικές μηνιαίες αναφορές.)

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο τα QuickBooks πρέπει να συνοψίζουν τις συναλλαγές.

6. Το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

   Καθορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   

7. Αν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να καταργήσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου "Δεδομένα συμπυκνώματος", μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks για να το κάνετε αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Συνοπτικές συναλλαγές αποθέματος (συνιστώμενη). (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε τις παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Κράτηση αποθέματος λεπτομερειών συναλλαγών.)

   Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, συνεχίζετε στο τέταρτο παράθυρο διαλόγου Δεδομένα συμπυκνώματος, το οποίο σας ζητά να μάθετε ποιες συναλλαγές θα πρέπει να θεωρούνται κλειστές.

   Καθορίστε τις συναλλαγές που πρέπει να καταργηθούν και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Το QuickBooks ζητά λίγο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία κατάργησης πρέπει να καταργηθούν, ακόμη και αν δεν είναι εκκαθαρισμένες, επισημαίνονται ως Να εκτυπώνονται, επισημαίνονται ως Να αποστέλλονται κ.ο.κ.

   Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβαίνετε στο πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

   Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να εμφανιστεί και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   

9. Χρησιμοποιήστε το πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι εκτός από την αφαίρεση παλαιών κλειστών συναλλαγών, θα πρέπει να καθαρίσει μερικές από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου που αναφέρουν στο QuickBooks την κατάργηση των αχρησιμοποίητων λογαριασμών, των αχρησιμοποίητων πελατών, των αχρησιμοποίητων προμηθευτών κ.ο.κ. Με τον καθαρισμό της λίστας σας μέσω της κατάργησης των μη χρησιμοποιημένων στοιχείων λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους ανθρώπους να εργάζονται με τη λίστα.
   Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει το έκτο παράθυρο διαλόγου Condense Data. Το παράθυρο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι η διαδικασία αρχειοθέτησης ξεκινά με την πραγματοποίηση αντιγράφων του αρχείου δεδομένων από το QuickBooks και ότι η λειτουργία συμπύκνωσης μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά ή ακόμα και αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

   Επιλέξτε Begin Condense.

   

10. Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

    Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

11. Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας ζητάει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για το αρχείο της εταιρείας QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπυκνώματος λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks οποιαδήποτε στιγμή.
    Αφού δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου του αρχείου της εταιρείας και κατόπιν καθαρίζει την έκδοση εργασίας του αρχείου της εταιρείας χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώνεται στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία καθαρισμού μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να χρειαστούν αρκετές ώρες αν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.