Στρατηγικές εκκαθάρισης και αρχειοθέτησης για τα QuickBooks - ανδρείκελα <[SET:descriptionel]αποφασίζοντας πότε και πώς θέλετε να καθαρίσετε ή να αρχειοθετήσετε την εταιρεία QuickBooks

Η απόφαση για το πότε και πώς θέλετε να καθαρίσετε ή να αρχειοθετήσετε το αρχείο της εταιρίας QuickBooks είναι ως επί το πλείστον θέμα της κοινής λογικής. Η πρώτη σας σκέψη θα πρέπει να είναι αν πρέπει να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας καθόλου.

Αν το QuickBooks εξακολουθεί να τρέχει με λογική ταχύτητα, αν δεν βρίσκεστε τρελός λόγω πολλών αχρησιμοποίητων αντικειμένων σε λίστες ή εάν το αρχείο δεδομένων δεν έχει αυξηθεί τεράστια (μεγαλύτερο από 100MB περίπου), μπορείτε δεν χρειάζεται να συμπυκνώσει. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν επιτυγχάνετε κανένα όφελος από τον καθαρισμό. Και αν δεν καθαρίσετε, εξακολουθείτε να έχετε πλήρη, λεπτομερή οικονομικά αρχεία στα χέρια σας.

Η εκτέλεση μιας διαδικασίας καθαρισμού δεν μειώνει αναγκαστικά το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Επομένως, εάν πρέπει να έχετε ένα μικρότερο αρχείο δεδομένων, πρέπει πρώτα να εκτελέσετε μια διαδικασία καθαρισμού και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε ένα φορητό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Ακολουθεί μια άλλη συνήθης έννοια για τον καθαρισμό και την αρχειοθέτηση των αρχείων της εταιρείας QuickBooks: Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Στην πραγματικότητα, δημιουργήστε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks στο τέλος του έτους, αφού εσείς ή η CPA πραγματοποιήσετε τελικές προσαρμογές για το έτος.

Ένα από τα προβλήματα με τη χρήση του QuickBooks είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να αλλάξουν εκ προθέσεως ή ακούσια παλιές συναλλαγές. Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί, δυστυχώς, να αλλάξει τις συναλλαγές σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks σε ένα προηγούμενο έτος. Όταν συμβαίνει αυτή η αλλαγή, κάποιος που εξετάζει αργότερα το αρχείο δεδομένων του QuickBooks ενδέχεται να μην μπορεί να εξηγήσει έναν αριθμό σε μια φορολογική δήλωση ή σε μια οικονομική κατάσταση.

Ευτυχώς, έχοντας ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks - το αρχείο δεδομένων QuickBooks που παρείχε αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και τις οικονομικές καταστάσεις - μπορείτε πάντα να δείτε ποιες συναλλαγές του QuickBooks υποστηρίζουν έναν συγκεκριμένο αριθμό φορολογικής δήλωσης ή έναν αριθμό οικονομικού δελτίου.

Εάν εξακολουθείτε να έχετε σύγχυση σχετικά με αυτό το ζήτημα - και είναι λίγο δύσκολο - ρωτήστε τον φορολογικό σας σύμβουλο ή την CPA σας για το πρόβλημα.Μπορεί να σας εξηγήσει τον κίνδυνο να υπάρξει αλλαγή στα δεδομένα του QuickBooks που χρησιμοποιήθηκε για την προετοιμασία μιας επιστροφής ή μιας οικονομικής κατάστασης μετά την προετοιμασία της επιστροφής ή μετά τη δημοσίευση και τη διανομή αυτών των οικονομικών καταστάσεων.