Στρατηγικές καθαρισμού και αρχειοθέτησης για το QuickBooks 2012 - ανδρείκελα

Η απόφαση για το πότε και πώς θέλετε να καθαρίσετε ή να αρχειοθετήσετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks 2012 είναι ως επί το πλείστον θέμα της κοινής λογικής. Η πρώτη σας σκέψη θα πρέπει να είναι αν πρέπει να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας καθόλου.

Αν το QuickBooks εξακολουθεί να τρέχει με λογική ταχύτητα, αν δεν βρεθείτε τρελός λόγω πολλών αχρησιμοποίητων αντικειμένων σε λίστες ή εάν το αρχείο δεδομένων δεν έχει αυξηθεί τεράστια (μέγεθος μεγαλύτερο από 100MB) ίσως να μην χρειάζεται να συμπυκνώσετε. Δεν επιτυγχάνετε κανένα όφελος, σε πολλές περιπτώσεις, με τον καθαρισμό. Και χωρίς να καθαρίσετε, εξακολουθείτε να έχετε πλήρη οικονομικά αρχεία στα χέρια σας.

Η εκτέλεση μιας διαδικασίας καθαρισμού δεν μειώνει αναγκαστικά το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Επομένως, αν πραγματικά πρέπει να να έχει ένα μικρότερο αρχείο δεδομένων, τι πρέπει να κάνετε είναι πρώτα να εκτελέσετε μια λειτουργία καθαρισμού και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε ένα φορητό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Το άλλο μέρος για τον καθαρισμό και την αρχειοθέτηση των αρχείων της εταιρείας QuickBooks είναι μια άλλη συνήθης έννοια: Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Στην πραγματικότητα, συνιστάται να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks στο τέλος του έτους, αφού εσείς ή η CPA σας έχετε κάνει τελικές προσαρμογές για το έτος.

Οι άνθρωποι μπορούν να αλλάξουν εκ προθέσεως ή ακούσια παλιές συναλλαγές. Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί, δυστυχώς, να αλλάξει τις συναλλαγές σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks σε ένα προηγούμενο έτος. Όταν παρουσιαστεί αυτή η αλλαγή, κάποιος που εξετάζει αργότερα το αρχείο δεδομένων του QuickBooks ενδέχεται να μην μπορεί να εξηγήσει έναν αριθμό σε μια φορολογική δήλωση ή σε μια οικονομική κατάσταση.

Ευτυχώς, έχοντας ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks - το αρχείο δεδομένων QuickBooks που παρείχε αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και τις οικονομικές καταστάσεις - μπορείτε πάντα να δείτε ποιες συναλλαγές του QuickBooks υποστηρίζουν έναν συγκεκριμένο αριθμό φορολογικής δήλωσης ή έναν αριθμό οικονομικού δελτίου.

Εάν εξακολουθείτε να έχετε σύγχυση σχετικά με αυτό το ζήτημα - και είναι λίγο δύσκολο - ρωτήστε τον φορολογικό σας σύμβουλο ή την CPA σας για το πρόβλημα.Μπορεί να σας εξηγήσει τον κίνδυνο αλλαγής των δεδομένων του QuickBooks που χρησιμοποιήθηκε για να ετοιμάσει μια επιστροφή ή μια οικονομική κατάσταση μετά την προετοιμασία της επιστροφής ή μετά τη δημοσίευση και τη διανομή αυτών των οικονομικών καταστάσεων.